Workflow : définition
Un workflow (ou flux de travail) désigne l’enchaînement structuré des tâches, des actions et des validations nécessaires à la réalisation d’un processus. Il modélise la façon dont les informations, les responsabilités et les documents circulent au sein d’une organisation.
À quoi sert un workflow ?
Un workflow sert principalement à :
- Standardiser les processus internes (ex. : validation de congés, publication d’une offre, traitement d’une facture)
- Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun à chaque étape
- Gagner du temps en automatisant certaines actions répétitives
- Réduire les erreurs liées à des oublis ou des ruptures de communication
- Suivre l’avancement des tâches en temps réel
C’est un outil clé dans la digitalisation des processus métiers.
Quels types de workflows existe-t-il ?
On distingue généralement trois grandes catégories :
- Workflow séquentiel : les étapes s’enchaînent de manière linéaire, avec des validations successives
- Workflow conditionnel : les étapes varient en fonction de critères ou de décisions (par exemple : un seuil budgétaire)
- Workflow collaboratif : plusieurs acteurs peuvent intervenir simultanément sur une même étape ou document
Les outils de gestion de workflows permettent souvent de modéliser visuellement ces flux via des interfaces no-code ou low-code.
Exemples de workflows en entreprise
Quelques cas concrets :
- En RH : validation d’une demande de recrutement, d’un onboarding ou d’une formation
- En finance : circuit de validation d’un bon de commande ou d’une note de frais
- En communication : processus de création et validation d’un contenu avant diffusion
- En IT : gestion des tickets de support ou des demandes d’accès
Dans tous les cas, l’objectif est de rendre les processus plus fluides, traçables et efficaces.
À différencier de :
- Le process, qui est plus global et moins détaillé dans son exécution
- Le BPM (Business Process Management), qui désigne la gestion stratégique des processus métier
- Le pipeline, utilisé surtout en contexte commercial ou de développement pour désigner une suite d’étapes linéaires
- L’automatisation, qui peut s’appuyer sur des workflows, mais ne les remplace pas
