Accueillir un nouveau salarié, ce n’est pas seulement lui souhaiter la bienvenue : c’est poser les bases d’une collaboration réussie. Entre les documents administratifs à fournir, les obligations légales à respecter et les bonnes pratiques RH à adopter, l’onboarding est une étape clé du parcours collaborateur. Alors, quels sont les documents indispensables pour un onboarding conforme et efficace ? On fait le point.
L’onboarding de salarié, c’est quoi ?
Accueillir un nouveau salarié, ce n’est pas seulement lui remettre un badge et un ordinateur : c’est le début d’une aventure humaine et professionnelle.
L’onboarding, ou intégration, regroupe toutes les actions mises en place pour faciliter l’arrivée d’un collaborateur, de la signature du contrat jusqu’à sa pleine autonomie.
Bien préparé, il permet de renforcer la motivation, la fidélité et la performance du salarié. Un onboarding réussi, c’est un salarié bien informé, bien accueilli et bien accompagné.
La différence entre onboarding et intégration
On parle souvent du processus d’onboarding comme d’une simple “intégration”. En réalité, ces deux notions se complètent :
- L’onboarding englobe tout le parcours d’accueil du salarié, avant et après son arrivée : démarches administratives, accompagnement RH, formation, communication interne…
- L’intégration, elle, désigne la phase d’adaptation du collaborateur à son poste, à son équipe et à la culture de l’entreprise.
Préparer l’arrivée du salarié, les documents obligatoires
Avant même que le salarié ne franchisse les portes de l’entreprise, plusieurs documents doivent être établis et archivés pour respecter les obligations légales françaises. Mais aussi pour envoyer un bon signal au collaborateur dès le début – celui d’une organisation rigoureuse, transparente et attentive à son expérience.
Les documents internes
Ces documents sont indispensables pour sécuriser l’embauche et être en conformité avec la loi :
- La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : elle doit être effectuée auprès de l’URSSAF dans les huit jours précédant l’embauche).
- Le registre unique du personnel, où chaque salarié doit être inscrit dès son arrivée.
- Le dossier du salarié, comprenant les copies du contrat, de la pièce d’identité, de la carte Vitale, et des justificatifs nécessaires.
- Les documents de suivi administratif : attestation de mutuelle, affiliations aux organismes sociaux, bulletins de paie,…
💡Astuce RH : préparez un “kit d’embauche” standardisé pour chaque nouveau salarié afin d’éviter les oublis.
Les documents pour le salarié
De son côté, le salarié doit recevoir plusieurs documents essentiels avant ou au moment de la signature :
- Le contrat de travail : obligatoire pour un CDD et fortement recommandé pour un CDI. Il précise les conditions d’emploi, la rémunération, la période d’essai et la convention collective applicable.
- La notice d’information sur la mutuelle d’entreprise.
- Le règlement intérieur (si l’entreprise compte au moins 50 salariés).
- La convention collective applicable, à communiquer ou à rendre accessible au salarié.
- Les consignes de sécurité et le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).
💡 Bon réflexe : inclure ces documents dans un mail de pré-onboarding pour que le salarié puisse les lire tranquillement avant son premier jour.
Les documents à fournir le jour de l’arrivée du salarié
Le premier jour donne le ton de la collaboration. Outre la présentation des équipes, c’est aussi le moment de remettre les documents et outils nécessaires pour bien démarrer.
Les documents obligatoires
- Une copie du règlement intérieur et de la convention collective.
- Les chartes internes (informatique, télétravail, confidentialité, RGPD).
- La fiche de poste ou la description des missions.
- Les informations sur la mutuelle, la prévoyance et les avantages sociaux.
- Les coordonnées du référent handicap ou sécurité, si applicable.
- Les documents relatifs à la période d’essai, à signer ou à valider.
Ces éléments garantissent la transparence, la conformité légale et la sécurité du salarié dès son arrivée.
Les documents facultatifs
Parce qu’un bon onboarding ne s’arrête pas à l’administratif, certaines attentions peuvent faire toute la différence :
- Le welcome pack : livret d’accueil, goodies, carnet de notes, t-shirt ou mug aux couleurs de l’entreprise.
- Un livret d’intégration RH, présentant la culture, les valeurs, les procédures internes et les contacts clés.
- Un organigramme simplifié ou une carte des locaux.
- Un planning des premières semaines, incluant les rendez-vous clés et les formations.
💡 Le petit plus : un mot de bienvenue personnalisé du manager ou du dirigeant crée un vrai lien dès le départ.
Faciliter l’intégration du salarié suite à son onboarding
L’onboarding ne s’arrête pas à la remise des documents. Il s’étend sur les premières semaines, voire les trois premiers mois du salarié.
Pour limiter le turnover pendant la période d’essai et renforcer son engagement, voici quelques bonnes pratiques RH :
- Organiser un parcours d’intégration clair (présentations, formations, rencontres).
- Nommer un tuteur ou mentor pour accompagner la recrue.
- Planifier des points de suivi réguliers avec le manager et les RH.
- Solliciter un retour d’expérience après un mois pour ajuster le parcours (par exemple, sous forme de rapport d’étonnement).
- Mettre à disposition des ressources internes : intranet, FAQ, procédures…
📝En résumé
Les documents essentiels à l’onboarding sont les suivants :
- Avant l’arrivée : DPAE, registre du personnel, contrat de travail, mutuelle, convention collective.
- Le jour J : règlement intérieur, fiches de poste, consignes de sécurité, chartes internes.
- Après l’arrivée : suivi, formations, accompagnement personnalisé.
L’onboarding est autant une question de conformité qu’un acte de management. Bien orchestré, il montre à chaque recrue qu’elle compte vraiment pour l’entreprise.
