Si les grands comptes possèdent leur propre service de recrutement, les PME n’ont parfois qu’une ou deux personnes dédiées à cette mission essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. Or, recruter est à la fois chronophage et énergivore. Faut-il de ce fait externaliser tous ses recrutements via un cabinet de recrutement?
À partir de quel moment est-il nécessaire de les confier à un cabinet de recrutement ? Voici les principales raisons de faire appel à un cabinet de recrutement, avec le témoignage de Gaëtan Querrec, directeur de ADEIS RH.
Faut-il externaliser ses recrutements ?
Externaliser ses recrutements, qu’est-ce ça signifie ?
Externaliser ses recrutements, c’est déléguer tout ou partie du processus de recrutement à un prestataire externe, généralement un cabinet de recrutement. Concrètement, cela signifie confier à des experts le soin de définir les besoins, rédiger et diffuser les annonces, sourcer les candidats, mener les premiers entretiens, évaluer les profils et présenter une short list de talents qualifiés à l’entreprise cliente.
Cette externalisation peut être ponctuelle – pour un recrutement spécifique, un pic d’activité ou un remplacement urgent – ou structurelle, dans le cadre d’une stratégie RH à long terme. Elle peut également être totale ou partielle, selon que l’entreprise souhaite déléguer l’ensemble du processus ou uniquement certaines étapes, comme le sourcing ou l’évaluation des candidats.
Les pratiques des entreprises
Le recours à l’externalisation comprend donc des motivations différentes d’une entreprise à l’autre, qui sont d’ordre structurel. Ainsi, start-up et TPE ont un intérêt certain à faire appel à un cabinet de recrutement pour trouver leurs futurs collaborateurs puisqu’elles disposent rarement des compétences – ou du temps – en interne.
Il en va de même pour toutes les entreprises qui connaissent des pics d’activité ou une saisonnalité. Il est recommandé de sous-traiter ce type de recrutements chronophages et qui nécessitent un suivi rigoureux en termes de contrat de travail et de temps de travail.
Externalisation totale ou partielle ?
Par ailleurs, confier la recherche de profils rares à des chasseurs de tête peut s’avérer judicieux s’ils disposent d’une expertise dans le secteur. En effet, l’approche directe prend aussi du temps et nécessite un savoir-faire. Cela permet aussi d’activer des réseaux différents de ceux de l’entreprise, en plus d’un vivier de candidats déjà existant.
Ainsi, il est possible d’externaliser son recrutement en partie ou en totalité. L’important étant qu’il s’inscrive dans une stratégie réfléchie en amont (type de profils, budget, ressources internes).
Les avantages de l’externalisation
Gagner du temps
L’un des avantages de sous-traiter ses recrutements est de faire gagner du temps à l’entreprise.
Avec des outils adaptés
Différentes étapes du recrutement s’avèrent particulièrement chronophages, notamment la phase de sourcing. Faire appel à un cabinet de recrutement qui possède déjà un vivier, un réseau et des accès à de nombreuses CVthèques permet de gagner du temps.
En outre, si certaines entreprises possèdent des logiciels de recrutement, toutes ne sont pas équipées pour mettre en œuvre leurs recrutements de manière optimale et assurer un suivi rigoureux des candidatures. De plus, les outils en question ne sont pas toujours adaptés aux recrutements volumiques et donc prennent du temps en interne.
Automatiser certaines tâches
« Généralement, un cabinet de recrutement utilise des outils professionnels adéquats permettant d’automatiser certaines tâches : réponses aux candidatures, tri de CV et matching, gestion des plannings et des convocations, multidiffusion des offres d’emploi sur les jobboards, agrégateurs et réseaux sociaux comme Linkedin… Toutes ces actions sont extrêmement chronophages », commente Gaëtan Querrec, directeur du cabinet ADEIS RH.
L’automatisation de ce genre de tâches, qui est possible grâce aux ATS (Applicant Tracking System), contribue également à réduire la durée du processus de recrutement et donc son coût.
Bénéficier de l’expertise d’un cabinet de recrutement
Le savoir-faire des cabinets de conseil permet d’éviter les erreurs de recrutement et les coûts engendrés par celles-ci (rupture prématurée de la période d’essai, profil en inadéquation, turnover…).
Un gage de qualité
« Il n’y a pas de recrutement réussi sans un sourcing de qualité. Avec des centaines de recrutements par an, les consultants ou chargés de recrutement maîtrisent parfaitement les techniques de sourcing : annonces attractives, mots-clés, recherches booléennes, outils d’optimisation et de duplication des recherches, scénarios optimisés pour l’approche directe, gestion efficace de l’ATS », explique Gaëtan Querrec.
De plus, les processus mis en place par les agences de recrutement offrent une garantie de sérieux et les candidatures proposées en short list sont vérifiées (compétences, diplômes, tests, prise de références).
Des cabinets généralistes et spécialisés
Les cabinets généralistes ont une vision globale du marché de l’emploi et peuvent pourvoir à vos besoins courants en compétences. Mais certains cabinets sont spécialisés dans un ou plusieurs secteurs d’activité. Vous pouvez ainsi bénéficier de leur expertise, de leur réseau et de leur vivier de candidats. Ils entretiennent notamment des liens avec certaines écoles et réseaux de diplômés.
Leur vision précise de leur(s) secteur(s) et du marché permet d’emblée de réaliser un sourcing ciblé. Leur confier le recrutement des profils pénuriques représente une réelle valeur ajoutée et vous fait gagner un temps précieux.
Des recrutements plus sécurisés
Les erreurs de recrutement ayant un coût non négligeable, les entreprises attendent d’un cabinet des recrutements qualitatifs et sécurisés.
Une stratégie de recrutement
Pour recruter les meilleurs talents, le cabinet de recrutement commence par une analyse précise des besoins de l’entreprise. Il s’agit ensuite de réaliser une description détaillée des missions du poste, des compétences requises et des soft skills. De plus :
« Nous tentons d’appréhender au mieux la culture de l’entreprise, l’ambiance et de mettre en avant les atouts du poste et de la marque employeur. Puis, en fonction du poste à pourvoir, nous décidons de la meilleure stratégie de recrutement à adopter : approche directe, CVthèques, réseaux sociaux, annonce…», détaille Gaëtan Querrec.
Un contrôle administratif
Une communication régulière entre le cabinet de recrutement et l’entreprise sur les différentes étapes du processus instaure une relation de confiance et une transparence indispensable jusqu’à la décision d’embauche. De plus, tous les contrôles effectués sur la partie administrative par le cabinet de recrutement renforcent la sécurisation du recrutement : vérification des diplômes, prise de références, identité, permis…
Une garantie de confidentialité
Les entreprises clientes ont parfois besoin de confidentialité lorsqu’elles lancent un recrutement. Recourir à une agence de recrutement leur permet d’amorcer le processus en toute discrétion.
« Il existe une multitude de raisons pour laquelle l’entreprise souhaite rendre son processus de recrutement anonyme : dans le cadre d’une stratégie comme le lancement d’une nouvelle division ou d’une nouvelle activité, dans le cadre d’un départ devant rester confidentiel le plus longtemps possible, dans un contexte de réorganisation d’un service, ou encore d’une future promotion, etc. Le cabinet de recrutement garantit cet anonymat », précise Gaëtan Querrec.
Si faire appel à un cabinet de conseil en recrutement a un coût, celui-ci est compensé par la présentation de profils vérifiés qui devraient rester durablement dans l’entreprise, après un onboarding efficace.
Recruter des profils pénuriques
Sur un marché de l’emploi tendu, certains profils sont particulièrement difficiles à identifier et à attirer. C’est notamment le cas dans les secteurs techniques, les métiers du numérique ou encore les fonctions managériales de haut niveau. Les cabinets de recrutement, et notamment les chasseurs de tête, disposent d’outils spécifiques, de méthodes éprouvées et d’un réseau ciblé leur permettant de toucher ces talents souvent passifs, qui ne sont pas en recherche active.
Externaliser la recherche de ces profils pénuriques permet ainsi à l’entreprise de maximiser ses chances de succès, tout en se concentrant sur son cœur de métier.
Faire des économies
Contrairement aux idées reçues, externaliser ses recrutements peut représenter une source d’économie, surtout lorsque l’on considère les coûts cachés d’un recrutement interne mal maîtrisé : perte de temps, erreurs de casting, prolongation du délai de recrutement, surcharge des équipes internes…
Le cabinet de recrutement agit comme un accélérateur de résultats en réduisant la durée du processus, en améliorant la qualité des candidatures et en limitant les risques d’échec. À terme, cela représente un investissement rentable pour l’entreprise.
Mieux recruter dans la durée
Externaliser ne signifie pas perdre la main sur ses recrutements. Bien au contraire, cela permet de professionnaliser la démarche, de bénéficier de conseils avisés et de mettre en place des pratiques efficaces et durables.
En s’appuyant sur un cabinet de recrutement, l’entreprise structure sa politique RH, développe sa marque employeur, renforce sa stratégie de sourcing et améliore l’expérience candidat. Elle gagne ainsi en attractivité et en fidélisation des talents.
Les limites de l’externalisation
Si l’externalisation du recrutement offre de nombreux avantages, elle n’est pas exempte de contraintes. Faire appel à un cabinet de recrutement, aussi expert soit-il, suppose d’accepter certaines limites inhérentes à cette démarche.
Une perte partielle de contrôle
Externaliser son recrutement, c’est déléguer tout ou partie du processus à un prestataire externe. Cela implique nécessairement un éloignement entre l’entreprise et les candidats lors des premières étapes (sourcing, présélection, entretiens initiaux). Or, ces moments sont cruciaux pour capter la personnalité et le potentiel d’un futur collaborateur. Certaines entreprises peuvent ressentir un manque de maîtrise sur le processus, notamment si la communication avec le cabinet n’est pas fluide ou régulière.
Un coût à considérer
Le recours à un cabinet de recrutement représente un investissement non négligeable, surtout pour les structures aux ressources limitées. Bien qu’il soit souvent rentabilisé par la qualité des profils et le gain de temps, le coût à court terme peut freiner certaines PME ou start-up. Il est donc essentiel de bien évaluer la pertinence de chaque mission externalisée en fonction de son urgence, de sa complexité et du retour attendu.
Une compréhension parfois limitée de la culture d’entreprise
Même les meilleurs cabinets de recrutement ne vivent pas l’entreprise au quotidien. Malgré les briefs initiaux, il peut subsister une distance entre la réalité interne (ambiance, valeurs, dynamiques d’équipe) et la manière dont le poste est présenté ou perçu. Cela peut conduire à des décalages dans la sélection des candidats, notamment sur le plan des soft skills ou de l’adéquation culturelle.
Une dépendance possible au prestataire
L’externalisation régulière ou systématique de certains recrutements peut engendrer une dépendance progressive au cabinet, en particulier si l’entreprise ne développe pas en interne les compétences nécessaires à une gestion autonome de ses recrutements. Cela peut freiner la montée en compétences des équipes RH et limiter la capacité de l’entreprise à gérer seule ses futurs besoins en talents.
Des résultats variables selon les cabinets
Enfin, tous les cabinets de recrutement ne se valent pas. La qualité des prestations peut varier fortement, en fonction de l’expérience des consultants, de leur spécialisation sectorielle, de leurs méthodes ou de leur réseau. Il est donc crucial de choisir avec soin son partenaire, de vérifier ses références et de bâtir une relation de confiance fondée sur la transparence et la réactivité.
En bref…Internalisation vs externalisation du recrutement : que choisir ?
| Critères | Internalisation du recrutement | Externalisation du recrutement |
|---|---|---|
| ✅ Avantages | ||
| Maîtrise du processus | Contrôle total du processus et des décisions | Expertise et méthode éprouvée des recruteurs externes |
| Connaissance de l’entreprise | Bonne compréhension de la culture d’entreprise | Regard extérieur objectif, analyse fine des besoins |
| Coût direct | Coût généralement inférieur pour les recrutements courants | Rentabilité sur profils pénuriques, recrutement rapide et sécurisé |
| Réactivité | Possibilité d’agir rapidement si les ressources sont disponibles | Gain de temps grâce à des outils professionnels et un vivier de candidats |
| Marque employeur | Communication directe, meilleure valorisation en interne | Valorisation de la marque employeur avec des messages ciblés |
| ❌ Inconvénients | ||
| Ressources limitées | Temps et personnel parfois insuffisants, surtout en PME/TPE | Coût apparent plus élevé sur le court terme |
| Expertise technique | Manque de spécialisation sur certains profils | Moins de connaissance fine de la culture interne de l’entreprise |
| Outils de recrutement | Moyens parfois limités (logiciels, bases de données, jobboards) | Dépendance au cabinet pour le sourcing et les contacts candidats |
| Risque de subjectivité | Risque de biais internes ou d’un manque d’objectivité | Moins d’implication émotionnelle dans la sélection |
| Confidentialité | Moins facile à gérer en interne pour les recrutements sensibles | Anonymat et discrétion garantis par les cabinets spécialisés |
Externaliser son recrutement n’est pas une solution universelle, mais un véritable levier stratégique lorsqu’elle est bien pensée. Gain de temps, accès à l’expertise, sécurisation des recrutements : les avantages sont nombreux, en particulier pour les PME et pour les profils pénuriques. Encore faut-il choisir le bon partenaire et garder une vision claire de ses objectifs RH. L’externalisation ne remplace pas l’implication de l’entreprise, elle la complète intelligemment.
