Définition preboarding
Le preboarding désigne la période qui s’étend entre la signature du contrat de travail et le premier jour en entreprise. C’est la première phase du parcours d’intégration d’un salarié, essentielle pour maintenir l’engagement, rassurer le nouveau collaborateur et préparer son arrivée dans les meilleures conditions.
Un preboarding réussi permet d’éviter les no-shows (candidats qui ne se présentent pas) et de renforcer le lien entre l’entreprise et le salarié avant même le début officiel du contrat.
Pourquoi le preboarding est-il important ?
La période entre l’embauche et l’arrivée peut parfois durer plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Durant ce laps de temps, le salarié :
- Peut se désengager s’il ne reçoit aucune nouvelle
- Peut être sollicité par d’autres entreprises
- Peut commencer à douter de son choix
Le preboarding permet de :
- Maintenir le lien et la motivation
- Renforcer la relation de confiance
- Préparer l’arrivée sur le plan administratif, technique et humain
- Donner une bonne première impression de l’organisation
C’est une étape stratégique dans l’expérience collaborateur.
Quand commence le preboarding ?
Le preboarding débute immédiatement après la signature du contrat de travail et prend fin le jour de l’arrivée officielle dans l’entreprise. C’est une zone de flou souvent ignorée, alors qu’elle peut fortement impacter la suite de l’intégration.
Quelles sont les actions clés du preboarding ?
1. Préparer les aspects administratifs
- Envoyer les documents à signer (RIB, pièces justificatives, règlement intérieur…)
- Partager les informations pratiques : horaires, tenue, plan d’accès, contacts
2. Communiquer régulièrement
- Envoyer un message de bienvenue personnalisé
- Partager des actualités de l’entreprise, des contenus RH ou culturels
- Présenter l’équipe ou le manager via une courte vidéo ou un message
3. Impliquer le salarié dans son arrivée
- Proposer un kit d’accueil digital
- Inviter à un événement interne à venir (afterwork, réunion d’équipe…)
- Donner accès, si possible, à certains outils (Intranet, espace onboarding)
4. Préparer l’environnement de travail
- S’assurer que le matériel est prêt (ordinateur, téléphone, logiciels)
- Préparer le bureau ou organiser l’envoi des équipements en télétravail
- Anticiper les accès (badges, comptes mails, outils collaboratifs…)
Un preboarding bien conçu est personnalisé, fluide et humain.
Quels sont les bénéfices du preboarding ?
- Réduction du taux de désistement avant l’arrivée
- Engagement renforcé dès le départ
- Meilleure expérience collaborateur
- Intégration facilitée le jour J
- Gain de temps sur les formalités administratives
- Image plus professionnelle et cohérente de l’entreprise
Le preboarding est un levier puissant de fidélisation, en particulier pour les jeunes talents et les profils rares.
Preboarding et digitalisation : quelles solutions ?
De nombreuses entreprises utilisent des outils numériques pour fluidifier le preboarding :
- Plateformes SIRH avec espace collaborateur
- Emailings ou SMS automatisés
- Vidéos de présentation de l’entreprise
- Livrets d’accueil ou FAQ interactives
- Checklists collaboratives entre RH, managers et IT
Digital ou non, l’essentiel reste d’instaurer du lien et de la clarté.
Quelle est la différence entre preboarding et onboarding ?
- Le preboarding se déroule avant l’entrée officielle dans l’entreprise. Il prépare le terrain.
- L’onboarding commence le jour de l’arrivée et se poursuit pendant les premières semaines ou mois.
Ces deux phases sont complémentaires. Ensemble, elles forment un parcours d’intégration complet, cohérent et engageant.
À différencier de :
- Onboarding : processus d’intégration après l’arrivée
- Intégration : phase globale, de la pré-embauche à l’autonomie complète
- Accueil RH : moment spécifique de présentation de l’entreprise, souvent le jour J
