Il avait tout du profil idéal : compétences, motivation, personnalité… La perle rare que vous cherchiez depuis des mois ! Contrat signé, célébration en interne, puis… plus rien. Grave erreur. Car pendant que vous retournez à vos urgences quotidiennes, le futur collaborateur, lui, flotte dans un néant d’informations. Résultat : au lieu de franchir la porte de l’entreprise le jour J, il préfère rester chez lui. Ce scénario, tristement courant, illustre les conséquences d’un oubli majeur : l’absence de pre-boarding. Ce moment clé entre la signature du contrat et l’arrivée effective, souvent négligé, est pourtant essentiel pour sécuriser l’engagement du nouveau talent.
En quoi consiste-t-il ? À quoi sert-il concrètement ? Et surtout, comment ce processus – souvent sous-estimé – peut-il éviter les désistements, renforcer l’engagement, et transformer une signature de contrat en véritable début d’aventure ? Zoom sur une stratégie gagnante à tous les coups.
Comment rater un onboarding avant même de le commencer
Qu’est-ce que le pre-boarding ?
Le pre-boarding est la toute première étape du processus d’onboarding. Il désigne le laps de temps entre le moment où le candidat signe la promesse d’embauche et le début de son contrat au sein de l’entreprise. Là où l’onboarding marque le réel commencement du processus d’intégration du nouveau collaborateur, le preboarding, lui, se concentre plutôt sur toutes les tâches administratives à réaliser avant son arrivée. C’est notamment l’occasion de préparer tous les documents nécessaires à sa venue, ainsi que les outils et accès dont il aura besoin.
Pourquoi c’est une étape essentiel de l’onboarding
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, le pre-boarding n’est pas un “bonus optionnel”. C’est une véritable stratégie pour lutter contre le turnover. Et pour cause, 28% des salariés avouent avoir accepté une offre d’emploi puis l’avoir décliné avant le premier jour de travail. Meilleure offre, manque de motivation, stress lié au nouvel emploi, désengagement : les raisons sont multiples. Le pre-boarding apparaît donc comme une stratégie essentielle pour s’assurer que les nouvelles recrues arrivent impliquées, informées et surtout engagées (encore plus pour les employés en remote).
Les effets secondaires d’un pre-boarding négligé
Négliger le pré-boarding, c’est laisser place à l’incertitude, au doute et parfois même à la démotivation. Cette période, censée renforcer la relation avec le futur collaborateur, peut devenir un point de rupture s’il ne se sent pas accompagné ou attendu. C’est aussi manquer l’occasion de garantir une bonne expérience collaborateur sur le long-terme. Voici les principaux effets d’un pré-boarding bâclé :
- Perte de confiance : l’absence de contact ou d’informations peut donner l’impression que l’organisation est désorganisée ou peu accueillante. « Si c’est comme ça maintenant, qu’est-ce que ce sera après ? »
- Chute de l’engagement : l’enthousiasme initial suscité par la signature du contrat s’effrite rapidement, laissant place à l’indifférence, voire à la remise en question.
- Impact négatif sur la marque employeur : un candidat déçu en parlera autour de lui, sur les réseaux sociaux ou encore sur des plateformes comme Glassdoor, ce qui peut freiner d’autres talents potentiels qui auraient pu vous rejoindre.
- Augmentation du risque de désistement : sans lien maintenu, le futur collaborateur peut être tenté par d’autres opportunités perçues comme plus engageantes ou rassurantes.
Un pré-boarding négligé, c’est une opportunité manquée de transformer un engagement fragile en motivation solide. C’est aussi prendre le risque de compromettre l’efficacité d’un processus RH souvent coûteux, alors qu’il existe des leviers simples pour optimiser le coût d’un recrutement.
Les (vraies) fausses excuses pour ne pas faire de pre-boarding
Malgré son importance, le pre-boarding est encore trop souvent relégué au second plan, au nom de “bonnes raisons” qui, à y regarder de plus près, ne tiennent pas vraiment la route. Voici quelques excuses fréquentes… et ce qu’elles cachent réellement :
- « On n’a pas le temps » → Traduction : ce n’est pas une priorité. Pourtant, quelques actions simples suffisent à créer un lien fort en amont, et à éviter des désistements coûteux.
- « On veut garder la surprise pour le premier jour » → Mauvaise idée, le collaborateur sera juste dans l’incertitude, qui n’a jamais été un levier d’engagement. Mieux vaut rassurer que mystifier.
- « On n’a pas de process » → C’est précisément le moment d’en créer un simple. Un e-mail personnalisé, un kit de bienvenue digital, une prise de contact RH : inutile de viser la perfection, l’essentiel est d’être présent.
Derrière chaque excuse se cache une opportunité manquée de mieux accueillir, mieux engager, et mieux retenir. Le pre-boarding n’est pas un luxe, c’est un levier stratégique.
Mode d’emploi d’un pre-boarding réussi pour les RH
Voici 7 stratégies concrètes à intégrer dans votre pre-boarding pour envoyer un bon signal à votre nouvelle recrue. Nul besoin d’investir des milles et des cents : le collaborateur attend simplement de vous de la clarté et de la considération.
1. Envoyer un mail de bienvenue personnalisé
Un simple mail, qui signifie pourtant beaucoup. Prendre le temps de rédiger un message à destination de votre nouveau collaborateur, c’est lui signifier que sa présence est attendue, qu’elle a de la valeur, et que vous vous engagez dans une relation professionnelle humaine et bienveillante.
Que doit contenir ce mail ? Un mot chaleureux et personnel témoignant de votre enthousiasme à l’idée de travailler avec lui, des informations concrètes (date de prise de poste, horaires, lieu de rendez-vous, éléments logistiques…), un aperçu de l’ambiance, et surtout un contact dédié.
2. Anticiper l’administratif
Pour un collaborateur, onboarding rime avec lourdeur administrative. Création de compte sur les différentes plateformes et outils, documentation sur l’entreprise, mutuelle, formulaires : offrez à votre nouveau collaborateur l’opportunité de prendre une longueur d’avance sur ces sujets. Le jour J, il pourra ainsi pleinement se concentrer sur la découverte de son nouvel environnement de travail et ses missions.
3. Anticiper les questions
Ne laissez pas votre nouvelle recrue avec des milliers de questions en tête ! Proposez-lui un temps d’échange afin de répondre à toutes ses interrogations :
- Quel matériel faut-il apporter ?
- Peut-on se garer ?
- Est-il nécessaire d’apporter son déjeuner ?
- Comment accéder aux bureaux ?
Cela permettra notamment au salarié de pouvoir se projeter, et d’arriver sans stress le jour de sa prise de poste.
4. L’inviter à un café virtuel avec l’équipe
Avant même son arrivée officielle, proposez à votre future recrue un moment informel avec les membres de l’équipe. Un café virtuel (ou en présentiel si c’est possible) permet de briser la glace, de poser un visage sur des noms, et de créer un premier lien humain, sans pression. C’est aussi l’occasion pour chacun de se présenter brièvement, de partager l’ambiance de l’équipe, et de rassurer le nouveau collaborateur sur l’accueil qu’il recevra. Ce moment, simple et chaleureux, peut faire toute la différence.
5. Envoyer un kit de bienvenue
Un kit de bienvenue, même modeste, contribue à renforcer le sentiment d’appartenance. Il peut contenir un mot de bienvenue manuscrit, un livret d’accueil, un goodie aux couleurs de l’entreprise (carnet, mug, tote bag…), et quelques documents utiles. L’envoi à domicile, avant l’arrivée, est un geste attentionné qui marque les esprits. Cela montre que l’entreprise a pensé à lui, qu’il est déjà intégré symboliquement dans l’organisation.
6. S’aider de l’IA
L’intelligence artificielle peut devenir une véritable alliée pour simplifier, personnaliser et fluidifier votre processus de pre-boarding. Loin d’un gadget, elle permet aux RH de gagner du temps tout en offrant une expérience engageante et adaptée à chaque nouvel arrivant.
L’IA au service de l’onboarding est un levier puissant pour moderniser votre approche et renforcer l’impact de vos actions.
Comment l’utiliser concrètement ?
- Création de contenus personnalisés : l’IA peut vous aider à rédiger des mails de bienvenue adaptés à chaque profil, générer des FAQ ciblées ou encore produire des livrets d’accueil interactifs.
- Automatisation des tâches répétitives : en s’appuyant sur des outils conversationnels ou des assistants virtuels, vous pouvez automatiser la gestion des documents administratifs, les rappels de signature ou les explications sur les premières démarches à effectuer.
- Préparation de l’arrivée : certaines solutions permettent de simuler des parcours d’intégration, de proposer des quiz de découverte de l’entreprise ou des vidéos personnalisées pour familiariser le collaborateur avec sa future équipe.
- Recueil des impressions : vous pouvez également utiliser l’IA pour sonder de manière fine et régulière les ressentis de votre recrue, et ainsi ajuster votre accompagnement en temps réel.
7. Être disponible
Le pre-boarding ne s’arrête pas à une série d’actions ponctuelles. Ce qui compte le plus, c’est la disponibilité. Montrez-vous accessible et à l’écoute : un message non lu, une question restée sans réponse, ou un doute ignoré peut créer une frustration inutile. Répondez rapidement, proposez spontanément un échange si besoin, et restez ouvert. L’objectif est que votre nouvelle recrue sente qu’elle peut compter sur vous – et ce, dès le départ.
En somme, le pre-boarding est en quelque sorte l’amuse-bouche d’un grand dîner : ce n’est pas encore le plat principal, mais il donne le ton, ouvre l’appétit et peut déjà marquer des points.
Il est grand temps de ne plus traiter cette phase comme une formalité administrative ou un simple tampon entre la signature et l’arrivée. Repenser le pre-boarding, c’est offrir une expérience humaine, engageante et rassurante dès les premiers instants. C’est une véritable opportunité RH de cultiver la confiance, de préparer le terrain relationnel et d’ancrer l’adhésion bien avant le premier café devant la machine. À vous de jouer : soignez l’accueil… avant même qu’il ne commence !
