Tout savoir pour optimiser le coût d’un recrutement

Pour déterminer le coût d’un recrutement, il suffit d’ajouter l’ensemble des dépenses que l’entreprise doit engager pour identifier, sélectionner et accueillir un nouveau collaborateur. Pour obtenir une estimation aussi précise que possible, intégrez dans votre calcul, chaque dépense, que ce soit un coût direct, indirect ou un coût caché. En France en 2025, on considère que le coût moyen d’un recrutement peut varier entre 3 000 et 10 000 euros par poste. Découvrez comment connaître le coût de revient de votre prochain recrutement et, surtout, comment l’optimiser.

Les éléments pour calculer le coût d’un recrutement

Les frais visibles

Les coûts directs

Les coûts directs correspondent aux dépenses directement liées au processus de recrutement. Ce sont les plus facilement identifiables et quantifiables. Elles sont dues à :

• La diffusion des annonces. Elle constitue une part importante du coût total d’un recrutement. Les entreprises doivent choisir judicieusement les canaux de diffusion pour toucher les bons candidats tout en respectant leur budget. Il faut donc évaluer les dépenses allouées aux plateformes d’offres d’emploi, aux réseaux sociaux professionnels, tels que LinkedIn, ainsi qu’au site carrière de l’entreprise. Le coût fluctue en fonction de la plateforme, du temps pendant lequel l’annonce apparaît, de sa mise en avant ou du volume publié.

• Le sourcing des candidats. Le sourcing implique la recherche proactive de candidats qualifiés, souvent grâce à des plateformes de CVthèques. L’utilisation de ces outils nécessite un abonnement, dont le coût varie selon les fonctionnalités proposées et le nombre de recherches effectuées. À ces sommes, vous devez potentiellement ajouter un logiciel ATS pour faciliter le tri des CV et le suivi des candidatures et des tests de sélection pour affiner votre choix.
• La participation à des événements et à des salons de recrutement. Les entreprises contribuent souvent à des forums de l’emploi ou organisent des job dating pour repérer de nouveaux talents. Ces événements impliquent des frais logistiques (location d’un stand, déplacements, supports de communication) qui doivent être intégrés au budget recrutement.

• Le recours à un intervenant externe. Le coût d’un cabinet externe, que ce soit une agence RH, un cabinet de recrutement ou un chasseur de têtes, varie en fonction de l’intervenant et de la complexité du recrutement.

Les coûts indirects

Les coûts indirects du recrutement, bien qu’ils soient plus difficiles à quantifier, peuvent représenter une partie importante du coût total. Il s’agit essentiellement du temps consacré par les équipes RH et les managers au processus de recrutement. Il faut dire que l’investissement humain peut être conséquent dans un recrutement.

• La rédaction de l’annonce et la recherche des candidats. La première étape du recrutement est la rédaction de l’offre d’emploi, une tâche qui mobilise généralement à la fois les équipes RH et les managers.

• Le tri et la sélection des CV. Après la diffusion des annonces arrivent le tri des candidatures et la sélection des candidats. Une phase primordiale, mais chronophage. Elle représente donc un coût indirect non négligeable. L’utilisation d’un ATS simplifiera votre travail et vous libèrera du temps, mais au prix de quelques centaines ou milliers d’euros supplémentaires.

• Les entretiens et les évaluations. Chaque entretien nécessite un temps de préparation. S’il implique plusieurs collaborateurs, cette étape peut durer 2 à 3 heures pour chaque candidat sans compter la délibération et le choix final. On peut donc considérer que chaque candidat prendra en moyenne entre 3 et 5 heures de travail minimum à vos équipes.

Les coûts cachés

Ces dépenses peuvent être négligées dans les calculs initiaux. Elles grèvent pourtant potentiellement le budget global.

• Les frais liés au poste vacant. Lorsqu’un poste reste vacant pendant une longue période, il peut entraîner une surcharge de travail pour les équipes en place. Cette surcharge génère du stress et peut nuire à la productivité. Une absence prolongée peut, par exemple, causer des retards dans les projets et, dans certains cas, affecter directement le chiffre d’affaires. L’externalisation provisoire devient alors la seule solution, bien qu’elle représente une dépense qui s’ajoutera au coût global du recrutement.

• La baisse temporaire de productivité. Même une fois le recrutement finalisé, un salarié ne devient pas immédiatement opérationnel. Il faut du temps avant qu’il ne se révèle réellement efficace. Ce décalage entre ce qui est attendu et le potentiel du salarié les premiers mois constitue un coût caché parfois sous-estimé.
• Les coûts de l’onboarding. L’intégration d’un nouveau collaborateur sous-entend des coûts logistiques et administratifs. En plus de l’impact financier direct, l’onboarding nécessite l’implication de plusieurs équipes (service RH, informatique, managers, collaborateurs).

• Les frais de structure. Le recrutement entraîne également des dépenses pour l’aménagement et la logistique (nouveau bureau, ordinateur, voiture de fonction). On voit que les sommes à allouer varieront considérablement selon le poste à pourvoir.

Le coût humain et financier d’un mauvais recrutement

Les frais additionnels

Un recrutement mal ciblé peut coûter bien plus cher qu’on ne le pense, avec des répercussions sur le moral de l’équipe et la productivité de l’entreprise. Le coût d’un recrutement raté peut représenter jusqu’à trois fois celui initialement prévu. Tout dépend du type de poste concerné et du temps pendant lequel le salarié est resté dans l’entreprise.

À quoi correspond ce montant ?

• Le salaire versé et ses charges sociales. Si le collaborateur ne convient pas, l’entreprise enregistre une perte financière nette, puisque sans contrepartie : elle ne tire pas les bénéfices attendus du nouveau salarié.
• Le coût de l’inefficacité. Un employé qui ne répond pas aux exigences du poste ralentit l’avancement des projets. Et pourtant, il requiert plus d’accompagnement !

• Les frais administratifs et juridiques. Si l’entreprise décide de mettre fin au contrat de l’employé, elle devra absorber les coûts liés à la rupture du contrat.
• Le lancement d’une nouvelle campagne de recrutement. Le salarié ne convient pas, mais l’entreprise a toujours un besoin. Une nouvelle campagne de recrutement doit donc se faire avec tous les frais qui s’y rattachent.

L’impact sur les équipes et l’entreprise

Les répercussions d’un recrutement loupé s’étendent bien au-delà du simple coût financier. Elles peuvent toucher à plusieurs aspects de l’entreprise en créant :

• Un effet sur la compétitivité. Dans un secteur où l’innovation prime, par exemple, une entreprise qui peine à recruter peut perdre des contrats. Elle n’offre plus les compétences nécessaires pour répondre aux exigences du marché, ce qui peut, à long terme, laisser l’avantage aux concurrents et limiter les opportunités de croissance.
• Une démotivation des équipes. Si un salarié ne remplit pas ses missions, ce sera bien souvent aux collègues de compenser, même indirectement. Cela peut générer un sentiment d’injustice et de lassitude, notamment si la direction ne reconnaît pas leurs efforts. Et dans le cas où le poste resterait vacant, ce sont là encore les salariés en place qui absorbent la charge supplémentaire de travail. Plus le délai se prolonge, plus la fatigue et la frustration gagnent du terrain.

• Une fragilisation de la marque employeur. L’instabilité des effectifs dans une entreprise, particulièrement lorsqu’un recrutement échoue, peut se répercuter sur la marque employeur. Elle envoie un message négatif aux candidats potentiels, aux collaborateurs et aux parties prenantes externes.

Les bonnes pratiques pour diminuer le prix d’un recrutement

Optimiser le processus de recrutement

Optimiser le processus de recrutement et les coûts associés peut être réalisé à chaque étape du parcours, de la définition des besoins à la gestion des candidatures. Une fois les coûts directs, indirects et cachés identifiés, vous pouvez procéder à une optimisation détaillée, poste par poste, pour réduire les dépenses sans nuire à la qualité du recrutement.

• La rédaction de l’offre d’emploi. Une offre d’emploi bien rédigée, c’est une opportunité de cibler plus vite les bons profils. Pour cela, exposez clairement vos attentes. En limitant le nombre de candidatures fantaisistes, vous optimisez le temps de recrutement et, par conséquent, son coût. Ainsi, une annonce qui définit précisément les compétences et les responsabilités, tout en mettant en avant les valeurs de l’entreprise, attirera de bien meilleurs candidats.
• Le choix des canaux de communication. Publier une offre sur une multitude de plateformes peut sembler une bonne idée pour obtenir plus de candidatures, mais cela génère des frais supplémentaires et vous apporte surtout des CV sans intérêt. Au contraire, un sourcing plus ciblé, sur des canaux adaptés aux profils que vous recherchez, offre des candidatures de qualité et diminue considérablement le temps et les coûts de recrutement.
• L’automatisation des tâches chronophages. L’utilisation d’outils RH appropriés réduit les coûts tout en améliorant l’efficacité du recrutement. Un ATS permet de centraliser les candidatures et de les trier automatiquement. Une IA qui emploie l’analyse prédictive peut, quant à elle, aider à identifier des candidats plus pertinents.

Utiliser des méthodes éprouvées pour la sélection des candidats

Certaines méthodes minimisent les risques d’erreurs de recrutement et donc les coûts superflus. Pensez à les exploiter, ensemble ou séparément !

• Profiter du vivier de candidats. Vous avez à portée de mains une base de données qui contient des candidats qualifiés et qui portent un intérêt à votre entreprise ? Si vous mettez régulièrement à jour votre vivier, vous gagnerez du temps (et de l’argent) dans la sélection de vos candidats.
• Opter pour des tests de sélection. Ils peuvent s’avérer très utiles pour filtrer efficacement les candidats. Ils permettent de mieux repérer certaines compétences spécifiques, hard ou soft skills. Cependant, vous devez les définir clairement en fonction de vos objectifs et de votre budget. Un test psychométrique ou une mise en situation réelle peuvent coûter entre 20 et 150 euros par candidat.
• Vérifier l’adéquation avec les valeurs de votre entreprise. Un collaborateur dont les valeurs et la vision ne correspondent pas à celles de l’entreprise risque d’éprouver des difficultés d’intégration, ce qui peut nuire à la cohésion des équipes et entraîner un départ prématuré.
• Privilégier les recommandations. La cooptation, ou le recours à des salariés ambassadeurs, est une méthode de recrutement qui permet d’atteindre des candidats passifs. Or, selon LinkedIn, ils constituent près de 70 % du marché de l’emploi. L’utilisation du réseau interne ou externe est particulièrement efficace pour attirer des profils pénuriques à plus faible coût.

Miser sur la marque employeur

La marque employeur est un véritable atout stratégique sur lequel miser pour séduire les meilleurs talents. Ce sont les candidats qui s’identifient à vos valeurs, à votre vision et à votre culture d’entreprise qui seront les plus enclins à rejoindre vos équipes. Au-delà de son effet attractif, elle agit également sur la fidélisation de vos collaborateurs. Et qui dit moins de recrutements, dit moins de frais engagés pour recruter !

L’entreprise a tout intérêt à travailler sa communication et à soigner le parcours candidat pour établir une connexion authentique et pérenne. Plus la marque employeur est forte, plus le sourcing RH devient efficace. Lorsque votre image est bien gérée, les candidatures de qualité viennent naturellement jusqu’à vous. À terme, cela peut vous éviter les solutions coûteuses, comme le recours à un cabinet de recrutement.

Comment faire ? Pour rendre votre marque employeur authentique, rien ne vaut les témoignages de vos collaborateurs. Ils apportent une dimension humaine à vos valeurs et témoignent de l’ambiance réelle au sein de l’entreprise. Un salarié qui parle de son évolution professionnelle ou de la qualité de l’ambiance de travail aura toujours plus d’impact qu’une simple promesse d’engagement sur une page de recrutement.

Bien choisir entre recrutement interne et recrutement externe

Votre entreprise a besoin de nouvelles compétences ? Avant de vous précipiter, il peut être judicieux d’envisager un recrutement interne (il peut coûter 25 à 50 % moins cher qu’un recrutement externe). Certains salariés pourraient acquérir rapidement les compétences nécessaires avec une simple formation.

Le mode de recrutement interne offre de nombreux avantages. Le collaborateur en poste connaît la culture de l’entreprise, ses process, ses attentes… et il y adhère déjà. Un nouveau venu devra comprendre les dynamiques internes et assimiler de nouvelles pratiques. Un recrutement interne représente également moins de risques, car l’employé ainsi promu a fait les preuves de son efficacité. Sans compter que les salariés qui ont la possibilité d’évoluer au sein de l’entreprise sont généralement plus motivés et plus engagés.

Mais l’ouverture à des talents extérieurs présente aussi ses avantages… Vous avez besoin d’un regard neuf, de bénéficier d’autres expériences ? Si votre entreprise cherche à se moderniser, un collaborateur externe pourra plus facilement apporter de nouvelles idées, de nouvelles perspectives.

Bien sûr, l’idéal sera de cumuler recrutement interne et recrutement externe. En favorisant des collaborateurs sur des postes évolutifs et en recrutant en externe pour des profils plus rares ou stratégiques, l’entreprise peut à la fois limiter ses coûts et veiller à une gestion RH efficace. Et pour y voir plus clair, offrez-vous un investissement sûr : les conseils d’une agence de communication spécialisée en Ressources humaines qui possède l’expérience et les compétences pour vous aider à effectuer le bon choix !