Tous les deux ans, c’est le rendez-vous obligatoire entre l’employeur et ses salariés. Au-delà d’un simple entretien pour faire le point sur les compétences du collaborateur, c’est un moment clé de gestion des ressources humaines, qui peut servir de levier de performance et de fidélisation pour l’entreprise. On vous explique comment le préparer au mieux.
Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
Inscrit dans le Code du Travail, l’entretien professionnel est un temps d’échange organisé entre le salarié et l’employeur tous les deux ans. Ses objectifs sont les suivants :
- Évaluer les compétences du salarié ;
- Identifier ses perspectives d’évolution ;
- Déterminer les besoins en formation qui en découlent et établir un plan de formation.
Quelle différence avec l’entretien annuel d’évaluation ?
Souvent confondu avec l’entretien annuel, qui permet de dresser le bilan de l’année écoulée et de faire le point sur la réalisation des objectifs, l’entretien professionnel se distingue par deux aspects : il a lieu tous les deux ans, et se concentre sur la formation du collaborateur et le développement de ses compétences.
L’entretien professionnel : une obligation légale ?
Autre différence avec l’entretien annuel d’évaluation ; l’entretien professionnel, lui, est obligatoire. C’est par ailleurs le seul à être inscrit dans le Code du Travail, contrairement aux autres, qui sont facultatifs.
Quelles sanctions pour non respect de l’obligation ?
Le non-respect de cette obligation peut coûter cher à l’employeur. En effet, si l’entreprise ne réalise pas les entretiens professionnels obligatoires ou ne propose pas suffisamment de formations à ses salariés, elle peut être sanctionnée. Pour les entreprises de plus de 50 salariés, cela se traduit par une abondance du compte personnel de formation (CPF) à hauteur de 3 000 € par salarié concerné, financée par l’employeur.
Cette sanction s’applique lorsque, sur une période de six ans, le salarié n’a pas bénéficié d’au moins deux entretiens professionnels et d’une formation non obligatoire. Il est donc essentiel de tenir à jour les preuves des entretiens réalisés et des actions de formation engagées.
Qui est concerné par l’entretien professionnel ?
Tous les salariés en CDI, CDD, temps partiel ou temps plein sont concernés par l’entretien professionnel, quel que soit leur poste ou leur ancienneté. Il doit être proposé systématiquement tous les deux ans à partir de la date d’entrée dans l’entreprise ou de la date du précédent entretien.
Un entretien doit également être proposé dans certains cas particuliers, notamment :
- Après un congé maternité, un congé parental, un congé sabbatique, ou un arrêt maladie de plus de six mois ;
- À l’issue d’un mandat syndical ;
- Après un congé d’adoption ou de proche aidant.
L’objectif reste le même : garantir l’employabilité de vos collaborateurs tout au long de leur parcours professionnel.
Quand a lieu l’entretien professionnel ?
Un entretien tous les deux ans
L’entretien professionnel doit obligatoirement être organisé tous les deux ans, à partir de la date d’embauche du salarié ou de la date du dernier entretien réalisé. Ce calendrier est valable pour tous les salariés, quel que soit leur contrat ou leur statut dans l’entreprise. Il est donc essentiel de tenir un suivi rigoureux pour ne pas manquer cette échéance légale.
Cette régularité permet d’assurer un suivi cohérent du parcours professionnel du collaborateur et d’adapter les plans de formation en fonction de ses aspirations, mais aussi des besoins évolutifs de l’entreprise.
Pensez aux absences de longue durée
Certaines situations nécessitent également la tenue d’un entretien professionnel hors cycle biennal habituel. Il doit être proposé au salarié à son retour dans l’entreprise, suite à :
- Un congé maternité ou parental ;
- Un congé sabbatique ;
- Un arrêt maladie de longue durée (plus de six mois) ;
- Un congé d’adoption ;
- Un congé de proche aidant ;
- Ou encore, à l’issue d’un mandat syndical.
Dans ces cas, l’entretien permet de réintégrer le salarié dans une dynamique professionnelle, de repérer les éventuels besoins de formation, et de faciliter sa reprise d’activité. C’est également un moyen de valoriser son parcours et de l’accompagner dans une nouvelle phase de sa carrière.
Comment préparer un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est un moment clé d’échange entre le salarié et l’employeur. Il permet de faire le point sur les aspirations du collaborateur, ses compétences, et les perspectives d’évolution. Pour qu’il soit réellement constructif et efficace, une bonne préparation est indispensable, des deux côtés. Voici les éléments à anticiper pour structurer au mieux cet échange.
La préparation pour l’employeur
Rassembler les informations nécessaires
Avant l’entretien, il est essentiel de bien connaître le parcours du salarié. Cela inclut :
- La fiche de poste actuelle
- Les bilans des entretiens précédents
- Les formations suivies
- Les éventuels changements de missions ou de responsabilités
- Les résultats obtenus sur la période écoulée
Cette étape permet d’avoir une vision globale de la trajectoire professionnelle du collaborateur et de poser un cadre factuel à la discussion.
Définir les objectifs de l’entretien
L’entretien professionnel ne doit pas être confondu avec l’entretien annuel d’évaluation. Il s’agit ici de se projeter sur le moyen et long terme, autour de :
- L’évolution des compétences du salarié
- Ses souhaits de formation
- Ses projets professionnels
- Les besoins de l’entreprise à venir
- Les passerelles possibles entre aspirations individuelles et stratégie d’entreprise
Clarifiez vos objectifs en tant qu’employeur : identifier les talents, anticiper les besoins en compétences, proposer des parcours d’évolution,…
Préparer une trame d’entretien
Une trame structurée permet de garantir que tous les sujets essentiels seront abordés. Elle doit inclure :
- Un temps d’écoute du salarié sur son ressenti, ses motivations, ses projets
- Un point sur les compétences acquises et à développer
- Une ouverture sur les opportunités de formation ou de mobilité
- La formulation d’un plan d’action clair avec des engagements mutuels
En ayant une trame souple mais précise, vous instaurez un cadre rassurant et professionnel, tout en laissant place à l’échange.
La préparation du salarié
Réfléchir à son parcours professionnel
Le salarié, de son côté, doit faire le point sur son parcours. Cela implique pour lui d’identifier les compétences acquises, les réussites, les éventuelles difficultés rencontrées, mais aussi l’évolution de ses missions. Cette prise de recul est essentielle pour mieux valoriser son expérience et orienter les échanges.
Identifier ses besoins et objectifs
L’entretien professionnel est l’occasion de formuler ses aspirations : souhaite-t-on évoluer vers de nouvelles fonctions ? Acquérir de nouvelles compétences ? Bénéficier d’une formation ? Le salarié doit ainsi clarifier ses objectifs à moyen et long terme et ses perspectives d’évolution professionnelle.
Préparer des questions
Pour un échange constructif, le salarié peut également préparer des questions à poser à son manager :
- Quelles sont les perspectives d’évolution dans l’entreprise ?
- Quelles compétences seront clés dans les années à venir ?
- Quelles formations peuvent être envisagées ?
- Existe-t-il des opportunités de mobilité interne ?
Poser ces questions permet d’adopter une posture active, de mieux comprendre les enjeux de l’organisation et d’exprimer son intérêt pour son développement professionnel.
Comment se déroule un entretien professionnel ?
Si l’entretien professionnel n’a pas de trame prédéfinie, il est souvent structuré de la même manière. L’objectif étant d’aborder tous les sujets importants liés au développement des compétences du salarié.
Les thèmes à aborder lors de l’entretien professionnel
Parmi les éléments indispensables à évoquer lors de l’entretien professionnel, on retrouve :
- L’évolution professionnelle du salarié depuis son arrivée ;
- Les compétences acquises et celles à développer pour répondre aux enjeux du poste ou à ses ambitions ;
- Les besoins et souhaits en matière de formation continue ;
- Les perspectives de mobilité interne ou de changement de fonction ;
- Les projets professionnels à moyen ou long terme ;
- La Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), pour faire reconnaître officiellement les compétences acquises sur le terrain et faciliter l’obtention de diplômes ou de certifications ;
- Les besoins futurs de l’entreprise et la manière dont le salarié peut y contribuer ;
- Les actions concrètes à engager pour soutenir cette évolution (plan de formation, accompagnement, mentorat…).
L’objectif est de construire un plan d’action partagé, aligné sur les aspirations du collaborateur et les priorités de l’entreprise, tout en valorisant l’expérience acquise.
Rôle de l’employeur et du salarié
L’entretien professionnel repose sur une dynamique bilatérale : l’employeur doit créer les conditions favorables à un échange ouvert, bienveillant et orienté vers l’avenir, tandis que le salarié est invité à s’impliquer activement dans la construction de son parcours.
L’un comme l’autre ont un rôle à jouer : l’employeur en tant que facilitateur et accompagnateur de l’évolution professionnelle, le salarié en tant qu’acteur de son développement. Cet équilibre favorise un dialogue constructif, fondé sur l’écoute, la projection et la co-construction d’un avenir professionnel partagé.
Rédaction du compte-rendu
À l’issue de l’entretien, un compte-rendu écrit doit être rédigé. Il permet de formaliser les échanges, de tracer les engagements pris de part et d’autre, et de suivre l’évolution des actions engagées (formations, mobilité, accompagnement…). Ce document doit être partagé avec le salarié et conservé dans son dossier. Il constitue une preuve du respect de l’obligation légale et un support précieux pour le prochain entretien. Une bonne traçabilité garantit une continuité dans le suivi professionnel et valorise les efforts de développement des compétences entrepris par chacun.
