La communication interne est le moteur des interactions au sein des entreprises. Elle permet aux collaborateurs de partager des informations, des idées et des objectifs communs. Que ce soit à travers des outils digitaux, l’intranet, les newsletters, ou encore des réunions ou des séminaires, il est essentiel de mettre en place des actions de communication adaptées aux besoins de vos équipes. Comment utiliser la communication interne pour mobiliser durablement les collaborateurs, augmenter leur bien-être et leur efficacité ? Tour d’horizon avec Ideuzo, votre agence de communication corporate.
Qu’est-ce que la communication interne ?
La communication interne regroupe l’ensemble des actions qu’une entreprise va mener pour transmettre des informations et ses messages clés aux collaborateurs.
L’objectif est de créer des relations fluides entre les employés d’un même service, mais aussi de manière plus transversale entre les autres salariés de l’entreprise, et ce, sans blocage hiérarchique.
Le service des Ressources humaines et les managers jouent un rôle pivot dans la gestion de la communication interne. À la fois porte-paroles des employés et relais de la direction, ils endossent la responsabilité de diffuser et d’expliquer les décisions. La communication RH s’avère déterminante pour rassurer et accompagner les collaborateurs aux changements tout en répondant aux préoccupations quotidiennes de chacun.
Quels sont les trois types de communication interne ?
La communication descendante
La communication descendante (on l’appelle aussi « top-down ») consiste à faire circuler les informations du « haut » vers le « bas » c’est-à-dire de la direction vers l’ensemble des salariés. Elle a pour but d’informer les employés sur les décisions stratégiques, les évolutions de l’entreprise ou les projets en cours.
La newsletter sera un de ses supports privilégiés. On peut y reporter les actualités importantes, valoriser les réussites, présenter les nouveaux collaborateurs, prévenir des changements et rappeler les évènements forts, etc. Elle n’est pas la seule : la réunion d’information ou le tableau d’affichage sont toujours appréciés. Quant aux séminaires, ils sont l’occasion pour la direction d’adopter une communication corporate pour échanger sur les valeurs et la culture de l’entreprise.
La communication ascendante
La communication ascendante (on parle cette fois-ci de « bottom-up ») va dans le sens inverse, du « bas » vers le « haut », autrement dit des salariés vers la direction. Au lieu de chercher à diffuser de l’information, les entreprises vont plutôt laisser les collaborateurs exprimer leur ressenti, leurs doléances et accueillir leurs suggestions.
Parmi les outils de communication ascendants, on retrouve les boîtes à idées, les sondages et enquêtes internes ou encore les groupes de discussion. Les salariés vont y partager leurs expériences sur des sujets variés. En donnant la parole aux employés, la direction reconnaît leur valeur tout en adaptant ses décisions aux réalités du terrain.
La communication transversale
Ce dernier type de communication favorise les échanges plus directs et spontanés où chacun (salariés, managers et dirigeants) va s’exprimer sur ses pratiques et transmettre son savoir-faire autour d’un intérêt commun : l’entreprise.
Les outils numériques (messagerie instantanée et outils collaboratifs) sont particulièrement bien adaptés à la communication transversale, car ils permettent les discussions en temps réel entre les collaborateurs. Ils facilitent les relations dans les petites comme dans les grandes structures, notamment pour les adeptes du télétravail.
Pourquoi utiliser la communication interne en entreprise ?
Une stratégie de communication interne bien pensée va procurer de nombreux avantages à l’entreprise.
Améliorer l’engagement et la motivation des collaborateurs
Informer les salariés sur les projets de l’entreprise et les associer aux objectifs renforce le sentiment d’appartenance. Le simple fait d’être informé des projets en cours et de pouvoir échanger avec les collègues sur ces sujets crée plus d’engagement. Certains employés pourront alors exprimer la volonté d’y participer plus activement. Cela évite aussi l’impression d’être mis à l’écart.
Plus encore, partager la stratégie, les missions et les enjeux permet aux équipes de mieux comprendre la vision et la direction dans laquelle l’entreprise veut aller.
La communication interne favorise donc un climat de travail positif, stimulant et productif avec des équipes plus soudées, plus engagées et plus motivées.
Créer une cohésion d’équipe
Une bonne cohésion d’équipe passe avant tout par une bonne communication interne, fluide, et adaptée… Elle permet de prévenir les conflits potentiels en facilitant des échanges ouverts et transparents entre les collaborateurs alors que le manque de clarté va créer au contraire des malentendus et des rumeurs.
Développer le sentiment d’appartenance
Avec la communication interne, l’entreprise construit son histoire avec ses salariés. Ce sont les discussions entre les différents services et niveaux hiérarchiques qui la nourrissent et favorisent le sentiment d’appartenance. C’est ce dernier qui développe l’engagement des employés et qui peut insuffler une véritable dynamique. Pour cela, les entreprises doivent valoriser les temps de rencontres formels (groupes de travail) ou plus informels (afterworks) qui vont enrichir les liens entre les collaborateurs.
C’est grâce à ces moments de partage collectifs que va se créer un esprit de communauté au sein de l’entreprise.
Améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail
Le rôle de la communication interne ne se limite pas à diffuser de l’information. Il passe aussi par l’écoute, une écoute attentive des salariés. Un rôle souvent réparti entre les managers, le service communication et le service des ressources humaines qui contribuent ainsi à améliorer la qualité de vie et le bien-être au travail, des éléments essentiels pour optimiser l’expérience collaborateur.
Optimiser la gestion du changement
L’entreprise va subir une réorganisation interne ou une transformation plus profonde ? Elles peuvent générer de l’anxiété chez les collaborateurs, les démotiver ou susciter des réticences.
Les actions de communication interne vont faciliter la gestion de ce changement. Le service des Ressources humaines y participera grandement en expliquant chaque étape et en répondant aux inquiétudes des collaborateurs.
Enrichir la culture d’entreprise
Comment s’approprier les valeurs et la culture de son entreprise si elle ne communique pas ? Les salariés ont besoin de comprendre la vision stratégique de la direction et les enjeux derrière leur mission.
Une communication interne régulière leur permettra de se sentir plus impliqués. Plus les collaborateurs sont associés aux projets de l’entreprise, plus ils peuvent y contribuer et nourrir par ailleurs la marque employeur créant un vrai lien entre la communication interne et la communication externe.
Encourager l’innovation et la créativité
Les employés se sentiront plus légitimes à proposer de nouvelles idées et à faire preuve d’initiatives si les échanges sont fluides et libres. En permettant aux salariés de s’exprimer librement, la communication interne devient alors un outil stratégique pour stimuler l’innovation et trouver des axes d’amélioration. Les meilleures pratiques émergent de l’expérience des collaborateurs.
Quels sont les outils de communication interne ?
Communiquer en interne, c’est essentiel, mais avec quels outils ? Il en existe une multitude et chaque entreprise devra choisir ceux qui conviennent à sa culture et à son mode de fonctionnement.
Parmi les outils de communication les plus efficaces, on retrouve :
- Le livret d’accueil. Il présente l’entreprise de façon complète (activités, projets, résultats, etc.) tout en mettant en lumière ses valeurs et sa culture. C’est un outil indispensable dans le processus d’onboarding.
- La newsletter interne. Pratiquée à intervalles réguliers, elle tient les salariés informés de tous les évènements liés à l’entreprise.
- Le journal interne. Assez proche de la newsletter, il offre un format plus détaillé et une communication plus structurée.
- Les entretiens individuels. Toujours d’actualité, ils restent pertinents, car ils suscitent des interactions constructives sur la performance, mais aussi sur le bien-être du collaborateur, ses attentes, ses perspectives d’évolution, etc.
- Les réunions thématiques. Qu’elles aient lieu en présentiel ou en visio, elles complètent les échanges en différé pour fixer les priorités et évaluer les tâches déjà réalisées.
- L’intranet et les plateformes collaboratives internes. Ils permettent aux équipes de travailler sur des projets collectifs avec flexibilité (mobilité géographique, télétravail).
- Les évènements internes. Les séminaires, les teams building constituent des occasions précieuses pour renforcer le sentiment d’appartenance des collaborateurs et fédérer les équipes autour d’objectifs communs. Ils pourront ensuite être relayés par le réseau social de l’entreprise.
Les outils de la communication interne possèdent un point commun essentiel : ils contribuent à accroître la cohésion et la culture d’entreprise, tout en assurant une meilleure diffusion des informations au sein des équipes.
Qu’est-ce qu’une communication interne efficace ?
Pour optimiser leur communication interne, les entreprises doivent s’attacher à leurs besoins spécifiques et à ceux de leurs collaborateurs. Pour cela, elles peuvent prévoir un bilan pour analyser leur façon de communiquer. Elles pourront ensuite hiérarchiser les informations qui doivent être partagées et les moduler selon leur degré d’importance et leur catégorie. Bien communiquer, ce n’est pas surcharger les équipes d’informations inutiles, mais leur donner accès à tout ce dont ils ont besoin, ni plus ni moins.
Il faut avant tout capter l’attention des salariés en élaborant un plan de communication et en sélectionnant les outils adaptés à leur mode de fonctionnement. N’hésitez pas à tester différents outils, mais aussi des formats et des messages variés. Avec des enquêtes de satisfaction, l’entreprise pourra ensuite mesurer l’efficacité de ses actions et apporter les corrections nécessaires.
Un point de vigilance ? Attention à aligner la communication interne et la communication externe. Si la marque employeur prône certaines valeurs, il faut veiller à y rester fidèle en interne et cohérent avec les objectifs globaux de l’entreprise.
