Sur un marché de l’emploi en tension, la plupart des entreprises sont confrontées à des difficultés de recrutement. Pour tenter d’y remédier, elles sont nombreuses à vouloir développer leur notoriété et à renforcer l’attractivité de la marque employeur. Cependant, si cette stratégie a fait ses preuves, elle n’est rien sans une politique de recrutement efficace qui permet de retenir les candidats.
Ainsi, pour mieux recruter, il peut être utile de revoir son processus de recrutement. De plus, optimiser les étapes clés du processus de recrutement permet d’en réduire les coûts inhérents et de développer, à terme, la performance de l’entreprise. Quels sont les bons réflexes à adopter lors de ces différentes étapes ? Nos préconisations.
Les principales étapes du processus de recrutement
Le processus de recrutement ainsi que le nombre d’étapes varient d’une entreprise à l’autre. En voici les principales, avec les actions à privilégier.
La définition du profil de poste
La première étape du processus de recrutement, incontournable, est celle de l’analyse approfondie de votre besoin de recrutement. S’agit-il d’un besoin permanent ou ponctuel ? Est-ce que l’entreprise dispose déjà des compétences en interne ou faut-il lancer un recrutement en externe ? Le poste nécessite-t-il de recruter un collaborateur expérimenté ou est-il ouvert aux jeunes diplômés ?
À cette étape, le rôle des ressources humaines est de définir le profilde poste recherché, et ce, en concertation avec le supérieur hiérarchique de la future recrue. En effet, c’est la personne la plus adaptée pour déterminer les compétences requises et les qualités attendues sur le poste. En l’associant à la démarche, vous sécurisez déjà une partie du recrutement.
La rédaction de l’offre d’emploi
Pour rédiger une offre d’emploi efficace, il est également conseillé de s’appuyer sur la fiche de poste afin de décrire les principales missions qui seront à effectuer. Pour une visibilité optimale, l’intitulé du poste à pourvoir doit correspondre, dans la mesure du possible, aux requêtes des candidats, avec des mots-clés pertinents.Parmi les informations à afficher, précisez le type de contrat (CDD, CDI), la quotité de travail (temps plein, temps partiel).
Indiquez éventuellement une fourchette de rémunération, si vous êtes prêt à négocier. Si celle-ci est trop basse, vous risquez d’éloigner certaines candidatures. Pour attirer de nouveaux talents, décrivez l’environnement de travail afin que les candidats potentiels puissent se projeter sur le poste proposé dans l’entreprise.
De même, valorisez si possible la culture d’entreprise et orientez les visiteurs sur votre site carrière, afin de leur donner envie de postuler.
C’est aussi le meilleur moyen de trouver le candidat le plus en phase avec vos valeurs et de le retenir.
La diffusion de l’offre d’emploi
La multidiffusion
En cas de recrutement externe, un logiciel de recrutement comme un ATS permet de multidiffuser vos offres d’emploi en un clic sur Pôle emploi, l’APEC, les principaux jobboards, les réseaux sociaux, et les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin. Pour un recrutement interne, l’offre d’emploi peut être diffusée sur l’intranet de l’entreprise et un appel à candidatures lancé, dans le cadre de la mobilité interne.
Le site carrière
Votre site carrière joue également un rôle prépondérant dans vos recrutements. Vitrine de la marque employeur et de la culture d’entreprise, il doit donner envie aux postulants. De même, il est essentiel qu’y figurent clairement les étapes du processus de recrutement et la durée du processus de recrutement. De plus, à chaque étape du processus, donner aux candidats des éléments sur l’état d’avancement de leur candidature permet de les retenir.
Le parcours candidat doit être le plus fluide possible, avec un espace candidat bien identifiable, qui permet aux candidats de déposer facilement une lettre de motivation et un CV, ou encore de s’abonner aux offres d’emploi qui les intéressent. Pensez également à l’accessibilité de la rubrique candidatures spontanées, qui manque parfois de visibilité.
La recherche et la sélection des candidats
C’est sans doute l’étape la plus chronophage du processus de recrutement : la recherche de candidats, le tri des candidatures en fonction des CV et lettres de motivation et la sélection.
Un ATS pour le sourcing
Pour gagner du temps, la plupart des recruteurs utilisent un ATS, pour leur sourcing, un outil très efficace pour un recrutement important. Grâce à un algorithme de matching, il permet d’effectuer un tri automatique des CV, d’évaluer les candidatures grâce à un système de scoring, et de recruter rapidement.Il permet d’adresser de manière automatique et personnalisée des mails aux candidats, avec des offres susceptibles de les intéresser en fonction de leur profil.
De plus, il offre la possibilité de se constituer un vivier dans lequel puiser, à condition de l’actualiser régulièrement. Pour votre sourcing, organiser un job dating est un autre moyen efficace de trouver de candidats, qui permet de gagner du temps et d’élargir vos critères de sélection.
La préqualification
Utiliser un logiciel de recrutement comme un ATS permet d’automatiser les tâches les plus chronophages pour traiter les candidatures reçues et donc de gagner du temps.
Si la présélection des candidats est facilitée, elle peut être complétée avec un premier entretien téléphonique, mené par un chargé de recrutement, notamment pour vérifier la disponibilité du candidat et la durée du préavis ou encore les prétentions salariales, qui figurent rarement dans les candidatures.
La préqualification doit vérifier uniquement les critères indispensables : l’intérêt du candidat pour le poste, l’expérience professionnelle, les compétences techniques et éventuellement la formation suivie. Si le profil matche avec vos besoins, invitez-le à un premier entretien physique.
Les outils de recrutement, révélateurs de soft skills
En complément des entretiens, différentes techniques de recrutement sont utilisées, dont des tests de personnalité, des mises en situation, jeux de rôles, serious game / escape game.L’utilisation de ces outils RH diffère selon les entreprises : soit en amont du premier entretien pour disposer d’une base d’échange, soit après le premier ou le second entretien pour conforter la prise de décision ou départager des candidats.
Le test de personnalité est l’outil de recrutement le plus fréquemment employé. Il facilite l’identification des motivations des candidats et permet de recruter en s’appuyant sur les soft skills.
De plus, cela favorise la constitution d’une équipe homogène, prenant en compte les compétences comportementales des futurs collaborateurs et leur complémentarité vis-à-vis des salariés déjà en poste. L’autre intérêt de ces outils est d’élargir le recrutement, en offrant aux candidats la possibilité de se démarquer, là où leur CV n’a pas convaincu, par exemple.
Les entretiens d’embauche
La manière de recruter varie selon la taille et l’organisation de l’entreprise, le type de profil à recruter (cadre, métier pénurique…), la stratégie de recrutement mise en place (interne, externe, cabinet de recrutement, intérim…). De même, l’organisation du processus interne peut s’effectuer avec différents interlocuteurs : chargée de recrutement puis DRH et managers, ou opérationnels.
Si rien n’est vraiment figé, la règle de deux entretiens minimum est souvent appliquée pour évaluer les candidats au plus juste et sécuriser ainsi le recrutement.
• Le premier entretienpermet aurecruteur de vérifier que le profil du candidat correspond bien au profil recherché. Pour ce faire, il l’interroge sur son parcours professionnel, les compétences techniques développées, notamment à travers des exemples de situations.Faire parler le candidat permet également de faire plus ample connaissance avec lui et de tester sa motivation.
C’est aussi un moyen d’identifier le savoir-être ou les fameuses soft skills, qui sont de plus en plus privilégiées, telles que l’adaptabilité, l’autonomie, de bonnes capacités relationnelles, etc.
• Un second entretien est souvent nécessaire pour prendre la décision de recruter ou non, et conforter sa première impression. Cela peut être aussi l’occasion pour le recruteur d’échanger sur le résultat des tests avec le candidat. À compétences techniques égales, ce sont souvent les soft skills qui l’emportent, et l’envie de travailler avec le candidat choisi.
La décision de recruter
Quelle que soit l’issue et la décision finale qui est prise, apportez une réponse à chaque candidat, en portant une attention particulière à ceux que vous avez reçus en entretien de recrutement.
Si une candidature n’a pas été retenue pour le poste à pourvoir, ce sera peut-être le cas lors d’un recrutement ultérieur. C’est pourquoi, le service RH doit continuer à maintenir des liens avec les candidats intéressants, en leur envoyant régulièrement des informations sur l’entreprise, et des opportunités d’offres d’emploi qui matchent avec leur profil.
L’onboarding
C’est la dernière étape du processus de recrutement. L’intégration d’un nouveau salarié commence par une série de démarches administratives : déclaration préalable à l’embauche, rédaction et signature du contrat de travail, remise du livret d’accueil… Mais surtout, il s’agit d’accompagner votre nouveau collaborateur pour qu’il s’intègre dans l’équipe, s’adapte à son poste, s’approprie la culture d’entreprise…
Pendant la période d’essai, voire au-delà, l’onboarding est essentiel pour réussir votre recrutement.Vous augmentez ainsi vos chances de fidéliser votre nouvelle recrue et, grâce au bouche à oreille, de valoriser votre marque employeur sur les réseaux sociaux.
Les clés d’un processus de recrutement performant
Voici les leviers sur lesquels l’entreprise peut agir :
• La durée de votre processus de recrutement :
En moyenne, le processus de recrutement d’un collaborateur s’étend sur environ cinq semaines. Mais le responsable des ressources humaines peut intervenir pour en réduire la durée, afin d’éviter le ghosting et augmenter le taux de rétention des candidats.
• La simplification :
Pour les mêmes raisons précitées, et si ce n’est déjà fait, supprimez les formulaires à rallonge et passez à l’automatisation avec un ATS. Grâce à un algorithme de parsing, les formulaires sont simplifiés et personnalisés, avec des champs pré-remplis, à partir des informations figurant sur le CV que le candidat dépose.
Simplifier l’acte de candidature, c’est aussi le rendre responsive depuis un smartphone, et, selon les postes à pourvoir, accepter les candidatures sans CV.
• La flexibilité :
Un processus de recrutement rigoureux et bien rodé peut aussi être assoupli en certaines circonstances. Ainsi, en période de tension, trouver lecandidat idéal « illico » risque d’être mission impossible. Diversifiez vos méthodes de recrutement pour élargir vos chances de recruter : job dating, recrutement par simulation, entretien vidéo en différé, formation individualisée, alternance.
• La transparence :
À chaque étape du processus de recrutement, tenir informé le candidat sur le traitement de sa candidature et l’avancement du processus préserve sa motivation.
• Une expérience candidat qualitative :
Pour réussir votre recrutement, il vous faut répondre aux attentes du candidat et à ses questions, communiquer régulièrement avec lui, par mail ou par chatbot. Entretenir une relation de qualité avec le candidat, c’est parfois tout simplement lui montrer qu’il est attendu dans l’entreprise. Pourquoi ne pas lui envoyer, par exemple, une photo de son futur poste de travail et de ses collègues ?
D’une manière générale, plus votre processus de recrutement est optimisé, plus l’expérience candidat est positive. L’entreprise ne peut y trouver que des bénéfices : diminution des coûts de recrutement, réduction du turn-over, et, à plus long terme, fidélisation des salariés avec un développement de la compétitivité.
