Outils RH : comment optimiser sa gestion des ressources humaines ?

Découvrez une sélection des 11 meilleurs outils RH qui vous permettront d'optimiser la gestion des ressources humaines au sein de votre entreprise.

Partagez cet article

La fonction des ressources humaines (RH) au sein d’une entreprise est polyvalente. Dans un environnement en constante évolution, les outils RH deviennent de plus en plus sophistiqués et indispensables. Ils offrent aux professionnels des fonctionnalités avancées visant à optimiser le processus RH. Logiciels de gestion des candidatures ou de formation, évaluation des compétences, parcours des salariés, etc., découvrez 11 outils RH incontournables.

Les outils RH pour le recrutement et la prise de poste des salariés

Ces logiciels RH offrent des solutions pour structurer les étapes de recrutement et améliorer l’expérience des candidats tout au long de leur parcours.

1. Un logiciel de gestion des candidatures

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System), ou “système de suivi des candidats”, est essentiel au sein d’un département de ressources humaines. Il a pour objectif de simplifier le processus de recrutement en utilisant une base de données de candidats. Cette CVthèque peut être consultée en fonction des critères et profils recherchés.

Ce type de logiciel gère les interactions avec les candidats. Publication d’offres d’emploi, réception et tri des CV, entretiens, etc., ce logiciel est la solution pour un recrutement efficace. Son utilisation permet notamment de réduire les délais de recrutement en facilitant le sourcing.

2. Un plan d’intégration ou onboarding

L’accueil des entreprises et une intégration réussie jouent un rôle crucial dans l’engagement futur des nouveaux collaborateurs. Pour faciliter cette intégration, l’outil RH qu’est le parcours d’intégration, également appelé onboarding, doit définir plusieurs éléments. Il implique un calendrier pour organiser et coordonner les rendez-vous de la semaine, en particulier les rencontres avec les membres de l’équipe et les tâches à accomplir.

Ce livret d’accueil est un outil RH efficace de communication interne. Il contient toutes les informations pertinentes et importantes pour une bonne intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise en général.

3. La fiche de poste

La fiche de poste est un outil utilisé par les ressources humaines pour revoir et réorganiser le fonctionnement de l’organisation de l’activité du salarié. Son objectif principal est d’améliorer l’organisation du travail. Lors d’un recrutement, cette fiche de poste est élaborée conjointement par le salarié et son responsable hiérarchique. C’est un document qui peut être amené à évoluer en cas d’évolution du poste ou de l’organisation.

Cette fiche de poste présente la vision complète du poste de travail (rôle, missions et responsabilités), la situation hiérarchique du salarié et autres informations pertinentes à communiquer au personnel sur leurs fonctions.

Les outils RH de gestion de la paie en entreprise

Les outils RH qui ont un impact direct sur le calcul du bulletin de salaire se révèlent indispensables. La gestion des absences, le suivi des temps et le calcul de chaque fiche de paie demandent un temps certain pour le service des ressources humaines.

4. Un logiciel de gestion des congés et des absences

La gestion des congés et des absences peut devenir un défi complexe à gérer au sein d’une entreprise. L’utilisation d’outils RH, comme des logiciels spécialisés, peut simplifier l’expérience utilisateur des collaborateurs et faire gagner un temps précieux aux équipes RH.

Ces outils facilitent les demandes de congés en vérifiant le solde disponible et garantissent la fiabilité des informations communiquées pour établir le bulletin de salaire. Ces outils pratiques améliorent le processus RH de demande de congés, bénéficiant à la fois au salarié et à l’entreprise. Ils fournissent un planning de congés précis à télécharger, pour une organisation optimale de l’entreprise.

5. Un outil de suivi des temps de travail des salariés de l’entreprise

Optimiser la gestion des horaires de travail est une autre dimension de la digitalisation et l’automatisation des processus RH. En assurant un suivi précis des heures travaillées grâce à un logiciel dédié, il devient possible de piloter l’activité de l’entreprise de manière précise. Vous retracez le temps alloué à un projet, à une équipe ou à un client.

Cette visibilité, outre la gestion des absences et heures supplémentaires en paie, permet d’améliorer la performance et la rentabilité de l’entreprise. L’utilisation d’un outil RH pour gérer le temps de travail permet :

  • une meilleure maîtrise des dépenses en contrôlant les coûts liés à la main-d’œuvre ;
  • une évaluation du retour sur investissement (ROI) des différentes activités en évaluant l’efficacité et la rentabilité de ces dernières ;
  • l’assurance de la fiabilité de la paie en réduisant les risques d’erreurs dans le calcul des salaires.

6. Un logiciel de paie adapté aux transformations numériques de l’entreprise

Il est essentiel d’avoir un logiciel de paie efficace pour rendre les processus fluides et améliorer la productivité de l’équipe RH. Cet outil permet de gagner du temps sur certaines manipulations, d’automatiser les calculs, d’établir des bulletins de salaire conformes aux normes en vigueur et de simplifier les déclarations sociales.

Cet outil réduit considérablement les risques d’erreurs, en particulier s’il est utilisé en combinaison avec d’autres solutions de gestion des temps et des absences.

Les outils de gestion des performances des collaborateurs

Véritable levier de management, les outils de gestion des performances des collaborateurs ont pour objectif principal d’accroître l’efficacité de l’entreprise en agissant sur la motivation et l’engagement des équipes.

7. L’entretien annuel d’évaluation

L’entretien annuel est un rendez-vous incontournable entre un collaborateur et son manager direct. Non obligatoire, il a pour objectif d’évaluer les compétences du collaborateur en vue d’améliorer sa performance au sein de l’équipe et de l’organisation. Il se concentre sur l’évaluation de la réalisation des objectifs de l’année écoulée. Il fixe également les objectifs pour l’année à venir.

Pour faciliter ce processus, les outils de gestion des entretiens annuels centralisent les grilles d’entretien, l’historique des comptes-rendus et les évaluations antérieures. Ils automatisent les tâches de convocation et de validation pour gagner un temps précieux.

8. Des outils pour améliorer la qualité de vie au travail des salariés

Les entreprises sont aujourd’hui de plus en plus préoccupées par le sujet de la qualité de vie au travail (QVT). Les responsables RH ont la tâche importante de veiller au bien-être des salariés. Un environnement de travail agréable et la satisfaction des collaborateurs d’un côté encouragent la productivité et la performance des salariés.

Différents outils peuvent aider l’équipe RH à proposer une meilleure qualité de vie au travail. Des enquêtes de terrain peuvent être mises en place pour recueillir les besoins et les attentes des collaborateurs. Des programmes de coaching pour aider les managers à accompagner leurs équipes favorisent un environnement de travail positif. La mise en place d’un système de reconnaissance pour valoriser les salariés renforce leur motivation au sein de l’entreprise.

Les outils RH de gestion des talents en entreprise

Le développement des compétences des collaborateurs à travers la formation est un aspect crucial en matière de gestion des ressources humaines. À mesure que l’entreprise évolue, il devient de plus en plus essentiel d’établir une stratégie de gestion des talents bien définie.

9. La GPEC : gestion prévisionnelle des emplois et des compétences

La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) fait partie intégrante de la politique des ressources humaines. Cet outil RH est lié à la gestion du personnel et des carrières. Son objectif est d’anticiper le développement des ressources humaines de l’entreprise à court ou moyen terme en puisant dans ses propres ressources.

La GPEC vise précisément à ajuster les postes, les effectifs et les compétences en fonction des avancées technologiques sur les métiers et les exigences stratégiques de l’entreprise. Elle permet d’élaborer un plan d’action en synergie avec les dispositifs de formation professionnelle. Elle aborde l’organisation du travail, le recrutement, la formation, la mobilité et la gestion des talents.

10. L’entretien professionnel

L’entretien professionnel est une obligation légale. Il doit avoir lieu tous les deux ans, sauf si l’entreprise ou un accord collectif le fixe annuellement. Il va bien au-delà de la fixation des objectifs et de l’analyse des résultats. L’objet de cet entretien est l’identification des aspirations professionnelles. Il offre la possibilité de mettre en place des actions de formation ou de professionnalisation.

Pour faciliter ce processus, les outils de gestion fournissent des données exploitables pour établir un plan de formation et repérer les talents au sein des collaborateurs.

11. Le plan de développement des compétences

Autrefois appelé plan de formation, le plan de développement des compétences est un élément crucial de la GPEC. Son objectif est de répertorier toutes les initiatives de formation mises en œuvre par l’employeur pour ses employés. Il inclut les formations réalisées, programmées et envisagées.

Il tient compte des orientations stratégiques et des objectifs de l’entreprise, ainsi que des besoins individuels spécifiques des employés.

Ces outils RH rassemblent des tableaux, documents et logiciels pour répondre à l’ensemble des besoins du service des ressources humaines. Il existe également des logiciels RH tout-en-un connus sous le nom de SIRH (Système d’information des Ressources Humaines) qui centralisent tous ces besoins. La spécialité du SIRH est de créer un tableau de bord RH synthétisant diverses informations et indicateurs RH comme le taux d’absentéisme, le taux de démissions, etc. L’objectif est de centraliser des données fiables et pertinentes tout en contrôlant les différents taux utiles à la gestion des ressources humaines.

Ces articles pourraient également vous intéresser