L’entretien de recrutement, un échange guidé par l’intuition ? Sûrement pas. Tout recruteur le sait – il faut s’armer de bons outils pour mener un entretien d’embauche efficace et trouver la perle rare. En tête de liste : le guide d’entretien, qui fait office de “script” pour évaluer les candidats et s’assurer du bon déroulé de la discussion.
Vous ne savez pas par quoi commencer pour le rédiger ? On vous donne les clés pour bien le construire, avec un exemple à la clé. Suivez le guide !
Qu’est-ce qu’un guide d’entretien pour le recrutement ?
Le guide d’entretien est un document qui sert de cadre de référence lors d’un processus de recrutement. Il présente non seulement la structure de l’entretien, mais aussi tous les éléments qui vous aideront à évaluer les réponses des candidats pour bien les évaluer.
Il détaille toutes les questions que vous devez poser et vous permet de suivre un fil conducteur tout au long de l’échange, sans perdre de vue les éléments importants. En d’autres termes, c’est votre boussole de recrutement, pour harmoniser tous vos entretiens avec les candidats.
À quoi sert un guide d’entretien en recrutement ?
Un guide d’entretien n’est pas juste un document accessoire pour “faire bien”. C’est un réel outil pour fiabiliser les recrutements :
- Structurer l’entretien : Mener un entretien d’embauche, c’est souvent faire face à de l’imprévu. Or, avec un guide, vous vous assurez de rester sur la bonne voie sans perdre le contrôle des échanges.
- Éviter les biais cognitifs : En standardisant votre processus de recrutement, vous évitez les biais du recruteur en évaluant plus objectivement les candidats, et ce à conditions égales.
- Gagner du temps : Un entretien est limité dans le temps. 1 heure pour estimer si un candidat correspond au poste peut être un délai assez court. S’appuyer sur un guide d’entretien permet d’optimiser votre temps tout en étant efficace.
- Objectiver la prise de décision : un processus de recrutement plus structuré permet de réduire les erreurs de casting et de multiplier vos chances de recruter la bonne personne.
7 étapes pour bien rédiger son guide d’entretien
1. Définir le besoin avec précision
Avant toute chose, vous devez vous appuyer sur la fiche de poste et l’offre d’emploi pour réfléchir en profondeur à vos besoins. Elles doivent mentionner :
- Les compétences techniques requises (hard skills) : maîtrise d’un logiciel, formation ou diplôme, langues parlées…
- Les soft skills – ou compétences comportementales – attendues : esprit d’équipe, créativité, leadership…
- Les valeurs nécessaires pour l’inclusion dans l’équipe
Triez ce qui relève de critères indispensables, et ce qui apparaît plus secondaire sur ce poste.
2. Fixer les objectifs de l’entretien
Une fois les besoins identifiés, réfléchissez aux objectifs principaux de l’entretien d’embauche : s’agit-il d’évaluer les compétences techniques du candidat ? De vérifier l’adéquation culturelle avec l’entreprise ? De comprendre ses motivations et son projet professionnel ?
Cette étape vous permettra de déterminer le ton, le contenu et la structure de votre guide d’entretien.
3. Construire la trame de l’entretien
Une trame d’entretien efficace, c’est celle qui permet de s’adapter aux particularités de chaque candidat sans trop s’en écarter. Il est donc nécessaire de prévoir un déroulé clair et structuré, limité dans le temps, mais qui laisse du temps pour l’échange spontané. Voici les étapes principales à inclure.
1. Introduction
C’est le moment où vous accueillez le candidat et entamez les présentations. L’objectif est ici d’instaurer un climat de confiance, pour mettre à l’aise le talent en face de vous et s’assurer que votre échange se déroule au mieux. Présentez-vous, l’entreprise et le poste, détaillez le déroulé de l’entretien, puis laissez quelques minutes au candidat pour se présenter.
2. Parcours du candidat
C’est le moment de détailler le parcours du candidat : ses expériences professionnelles passées, sa formation, les compétences acquises, ses échecs.
Pensez à inclure dans le guide d’entretien des questions type sur le parcours des candidats et des formulations pour rebondir ou le relancer.
3. Évaluation ciblée
En fonction du poste, il est possible d’intégrer ou mise en situation, un test technique ou encore une étude de cas afin d’évaluer les compétences du candidat. Intégrez dans le guide d’entretien un test type, une grille de notation, ainsi qu’une note.
4. Motivations et projection
Ce moment permet de faire parler le candidat sur ses attentes – qu’elles soient d’ordre salariale ou liées à formation, à son évolution. Il s’agit de voir comment le candidat se projette concrètement au sein de l’entreprise.
5. Éléments pratiques
Si cela n’a pas été évoqué avant, cette étape permet de faire le point sur la disponibilité du candidat, sa mobilité (s’il doit prévoir un déménagement), ou toute autre question logistique.
6. Questions du candidat
En fin d’entretien, il est nécessaire de laisser un temps libre au candidat pour poser toutes ses questions. Une phase à ne pas négliger – même par manque de temps -, qui permet de déterminer son niveau de préparation pour l’entretien, son intérêt pour le poste et sa motivation.
7. Conclusion
Vient enfin le moment de clôturer l’entretien, en remerciant le candidat et en lui détaillant la suite du processus (quand et comment vous le contacterez). Vous pouvez également lui donner un feedback à chaud, afin de savoir ce qu’il doit améliorer ou, au contraire, ce qui a fonctionné.
4. Préparer les questions
C’est sans doute l’étape la plus stratégique dans la préparation de votre guide d’entretien. Les questions que vous choisissez vont orienter la qualité des échanges et la pertinence des informations recueillies.
Privilégiez des questions ouvertes, qui incitent le candidat à développer ses réponses, plutôt que de simples “oui” ou “non”. Elles vous permettront d’évaluer non seulement les compétences, mais aussi la capacité de réflexion, d’analyse et de communication du candidat.
Intégrez également des questions comportementales afin d’explorer la manière dont le candidat a agi dans des situations concrètes. Ces questions sont particulièrement efficaces pour évaluer les soft skills comme la gestion du stress, la prise d’initiative ou le travail en équipe.
Enfin, pensez à préparer quelques mises en situation ou questions de projection, qui testent la capacité du candidat à se confronter à des cas pratiques ou à se projeter dans le poste.
Exemple de questions :
- “Parlez-moi d’un projet dont vous êtes particulièrement fier. Quel a été votre rôle et quel en a été l’impact ?”
- “Pouvez-vous me décrire une situation où vous avez dû prendre une décision difficile rapidement ?”
- “Si vous rejoignez notre équipe, comment imaginez-vous contribuer à nos objectifs dès vos six premiers mois ?”
Un bon panel de questions doit donc combiner parcours, compétences, comportements et motivations, afin d’obtenir une vision globale du candidat et de son adéquation au poste.
5. Définir des critères d’évaluation
L’évaluation d’un candidat ne peut pas se limiter à une impression globale : il est essentiel de définir en amont des critères précis et mesurables. Pour cela, appuyez-vous sur une grille d’évaluation qui servira de référentiel commun à tous les recruteurs impliqués dans le processus.
Commencez par identifier les dimensions clés à observer : compétences techniques (maîtrise d’outils, expertise métier…), compétences comportementales (communication, gestion du stress, travail en équipe), ainsi que la motivation et l’adéquation culturelle avec l’entreprise. Associez à chaque critère une échelle de notation claire (par exemple : insuffisant / satisfaisant / excellent, ou une note de 1 à 5) pour rendre vos évaluations comparables.
L’objectif est simple : disposer d’un outil qui permette de prendre une décision objective, de réduire les biais liés à l’intuition et de hiérarchiser les candidats en fonction de données factuelles, plutôt que de perceptions subjectives.
6. Prévoir un espace de prise de notes
Une fois l’entretien terminé, vous aurez besoin d’un espace à la fin du guide de recrutement pour synthétiser l’échange et faire vos remarques. Si vous devez retranscrire vos impressions, tentez de rester factuel et d’éviter les jugements hâtifs.
Par exemple, vous pourriez prévoir un encart “points forts du candidat”, “points faibles du candidat” et “recommandations”.
7. Standardiser et ajuster
Ce guide d’entretien doit servir de référence pour tous les candidats d’un même poste. Il devra bien évidemment être adapté si vous lancez une nouvelle campagne de recrutement pour un autre poste – en particulier en fonction des compétences recherchées.
Pensez à le mettre à jour régulièrement en prenant en compte les retours d’expérience des recruteurs, mais aussi ceux des candidats, qui pourront vous fournir un feedback précieux. Le guide d’entretien est un outil vivant, que vous devez ajuster au fil du temps.
Exemple d’un guide d’entretien efficace
Informations générales
- Poste à pourvoir : Chargé(e) de communication digitale
- Date de l’entretien : …………………
- Nom du candidat : …………………
- Nom du recruteur : …………………
- Durée prévue : 60 minutes
Déroulé de l’entretien (60 min)
1. Introduction (5 min)
- Présentation du recruteur et de l’entreprise.
- Rappel du déroulé de l’entretien.
- Mise en confiance du candidat.
Exemple de phrase d’ouverture :
« Bonjour [Prénom], merci d’être parmi nous aujourd’hui. L’entretien durera environ une heure. Nous allons d’abord échanger sur votre parcours, puis nous approfondirons vos compétences et vos motivations. Enfin, je vous laisserai un temps pour poser vos questions. »
2. Parcours du candidat (10-15 min)
Objectif : comprendre son expérience, ses acquis et ses points forts.
Questions types :
- Pouvez-vous me présenter rapidement votre parcours et les principales étapes de votre carrière ?
- Quelles compétences clés avez-vous développées dans vos expériences précédentes ?
- Quelle a été votre plus grande réussite professionnelle à ce jour ?
- Avez-vous rencontré des échecs ou des difficultés ? Comment les avez-vous gérés ?
3. Évaluation ciblée – Compétences techniques et mises en situation (15-20 min)
Objectif : tester les hard skills, vérifier la maîtrise des outils et méthodes.
Questions techniques :
- Quels outils ou plateformes de communication digitale maîtrisez-vous le mieux ?
- Avez-vous déjà géré une campagne sur les réseaux sociaux de A à Z ? Résultats obtenus ?
- Comment mesurez-vous l’efficacité d’une stratégie digitale ?
Mise en situation / étude de cas :
- « Imaginez que notre entreprise souhaite lancer un produit auprès d’une cible jeune (18–25 ans). Quelles actions de communication digitale proposeriez-vous ? »
4. Motivations et projection (10 min)
Objectif : comprendre le projet professionnel du candidat.
Questions types :
- Pourquoi postulez-vous à ce poste en particulier ?
- Qu’est-ce qui vous motive le plus dans le domaine de la communication digitale ?
- Où vous voyez-vous dans 3 à 5 ans ?
- Qu’attendez-vous de votre futur manager et de l’entreprise pour progresser ?
5. Éléments pratiques (5 min)
- Disponibilité pour commencer : …………………
- Mobilité / télétravail : …………………
- Attentes salariales : …………………
6. Questions du candidat (5 min)
Laisser le candidat poser librement ses questions.
Exemple de relance si besoin :
« Souhaitez-vous que je vous apporte plus de détails sur le poste, l’équipe ou le fonctionnement interne ? »
7. Conclusion (2-3 min)
- Remercier le candidat.
- Expliquer la suite du processus de recrutement et les délais de réponse.
- Donner, si possible, un retour à chaud positif (sans trancher).
Grille d’évaluation (notation 1 à 5)
| Critère | 1 = Insuffisant | 3 = Correct | 5 = Excellent | Note |
|---|---|---|---|---|
| Compétences techniques | Aucune maîtrise | Maîtrise partielle | Maîtrise complète | … |
| Communication / clarté | Confus, peu structuré | Clair mais limité | Très clair, structuré | … |
| Motivation | Peu d’intérêt | Intérêt correct | Très motivé et engagé | … |
| Adéquation culturelle | Décalage fort | Adaptation possible | Très bonne adéquation | … |
| Soft skills (esprit d’équipe, créativité, autonomie) | Peu visibles | Corrects | Fortement démontrés | … |
Notes du recruteur
- Points forts : ……………………………………………………
- Points faibles : ……………………………………………………
- Recommandation : ☐ Oui ☐ Non ☐ À revoir
