Vous avez recruté un salarié qui n’arrivera que dans quelques mois ? La promesse d’embauche s’impose comme un garde-fou pour sécuriser les recrutements côté employeur, en attendant de faire signer un contrat de travail au nouveau candidat. Voici toutes les clés pour bien rédiger ce document stratégique dans la processus de recrutement.
À savoir sur la promesse d’embauche
Quand utilise-t-on une promesse d’embauche ?
Si elle n’est pas obligatoire, la promesse d’embauche est généralement formalisée dans le cadre du processus du recrutement pour sécuriser une embauche. C’est un document qui certifie que l’employeur s’engage à recruter un candidat – que ce soit dans le cadre d’un CDI, d’un CDD ou d’un contrat en alternance. Il s’agit en quelque sorte d’une offre d’emploi définitive adressée à un candidat en particulier pour un poste.
Elle n’est obligatoire, mais apporte plusieurs bénéfices pour les deux parties prenantes :
- Au candidat, en lui donnant la garantie qu’il est recruté. C’est une sécurité, en particulier si celui-ci quitte son poste pour vous rejoindre.
- À l’entreprise, en permettant de multiplier les chances de finaliser le recrutement. Un levier stratégique si le poste est à pourvoir rapidement ou si le profil du candidat est rare sur le marché.
Quelle est la valeur juridique d’une promesse d’embauche ?
La promesse d’embauche ne se limite pas à un engagement moral : elle possède une véritable portée juridique. Depuis un arrêt de la Cour de cassation du 21 septembre 2017, il faut distinguer deux situations :
- L’offre de contrat de travail, qui reste rétractable tant qu’elle n’a pas été acceptée.
- La promesse unilatérale de contrat de travail, qui, dès son acceptation par le candidat, équivaut à un contrat de travail à part entière.
Cela signifie que :
- Côté candidat : si l’employeur se rétracte après l’acceptation, il peut demander l’exécution de la promesse ou réclamer des dommages et intérêts pour licenciement abusif.
- Côté employeur : si le candidat renonce après avoir accepté, il peut être tenu responsable du préjudice subi par l’entreprise.
En résumé, la promesse d’embauche engage les deux parties de façon ferme et définitive, à condition qu’elle mentionne les éléments essentiels (poste, rémunération, date d’entrée). Sa rédaction doit donc être précise et refléter une volonté réelle d’embaucher.
Construire sa promesse d’embauche
Les éléments indispensables d’une promesse d’embauche
La proposition d’embauche doit comporter les éléments suivants :
- Nom et coordonnées de l’employeur ;
- Nom et coordonnées du candidat ;
- Intitulé de la fonction et définition du poste ;
- Date d’embauche ;
- Rémunération prévue (salaire et primes éventuelles) ;
- Lieu de travail ;
- Durée de travail ;
- Type de contrat et durée de contrat si CDD ;
- Durée de la période d’essai ;
- Délai de préavis en cas de rupture du contrat.
Le format
La promesse d’embauche doit être rédigée par écrit pour avoir une valeur juridique certaine.
Même si elle peut être transmise par courrier postal, par email ou remise en main propre, la forme écrite est indispensable pour éviter toute contestation ultérieure.
Quelques conseils pratiques :
- Utiliser un en-tête officiel de l’entreprise (logo, coordonnées).
- Numéroter et dater le document.
- Prévoir un espace pour la signature de l’employeur et du candidat.
- Conserver un exemplaire signé par les deux parties.
La promesse d’embauche peut prendre la forme d’une lettre simple ou d’un document plus formalisé, proche du contrat de travail. Dans tous les cas, elle doit rester claire et compréhensible.
Les mentions obligatoires
Pour être considérée comme valide et engager juridiquement les deux parties, la promesse d’embauche doit obligatoirement préciser :
- L’emploi proposé : intitulé exact du poste et missions principales.
- La rémunération : salaire brut mensuel ou annuel, et avantages éventuels (primes, tickets restaurant, mutuelle…).
- La date d’entrée en fonction : jour, mois, année à laquelle le salarié prendra son poste.
Ces trois mentions constituent le socle légal minimal. Sans elles, la promesse pourrait être requalifiée en simple offre d’embauche, rétractable tant qu’elle n’est pas acceptée.
Pour renforcer la sécurité juridique, il est recommandé d’y ajouter les autres éléments listés précédemment (lieu de travail, durée du contrat, période d’essai, préavis, etc.).
Comment savoir si sa promesse d’embauche est valable ?
Pour qu’une promesse d’embauche ait une valeur juridique contraignante, elle doit respecter certains critères précis. Voici les points de vérification essentiels :
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Mentions obligatoires présentes
La promesse doit au minimum contenir :
- L’intitulé du poste proposé et ses principales missions ;
- La rémunération prévue (salaire fixe et éventuels avantages) ;
- La date exacte de prise de fonction.
Sans ces trois mentions, il ne s’agit pas d’une promesse valable mais d’une simple offre d’embauche, qui reste rétractable.
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Un document écrit
La promesse doit être matérialisée par écrit (courrier, email ou remise en main propre) et signée par l’employeur. Un simple échange verbal n’offre pas la même protection en cas de litige.
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Engagement clair et non équivoque
Le texte ne doit laisser aucune place au doute : l’entreprise doit exprimer une volonté ferme et définitived’embaucher le candidat, et non une simple intention.
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Absence de condition suspensive floue
La promesse peut être assortie d’une condition (ex. : obtention d’un diplôme, validation d’une autorisation de travail), mais celles-ci doivent être précises et légitimes. Une condition trop vague peut fragiliser la validité du document.
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Signature et conservation
Pour éviter toute contestation, le document doit être signé par l’employeur et retourné signé par le candidat. Chaque partie doit conserver un exemplaire.
Si ces conditions sont remplies, la promesse d’embauche engage juridiquement les deux parties comme un véritable contrat de travail. Dans le cas contraire, elle risque d’être considérée comme nulle ou requalifiée en simple offre d’emploi.
Comment transmettre une promesse d’embauche ?
Une fois rédigxée, la promesse d’embauche doit être transmise au futur salarié par un moyen fiable et traçable. L’objectif est de s’assurer que le document parvienne bien au candidat et qu’il puisse en accuser réception, afin d’éviter toute contestation ultérieure.
Parmi les modes de transmission possibles :
- Par courrier postal recommandé avec accusé de réception : c’est la solution la plus sécurisée juridiquement, car elle permet de dater précisément l’envoi et la réception.
- Par email : largement utilisé aujourd’hui, il est valable à condition que le document soit joint sous format PDF et signé électroniquement ou manuellement (scan).
- Remise en main propre : possible lors d’un entretien ou d’une rencontre. Dans ce cas, il est recommandé de faire signer un reçu par le candidat pour attester qu’il a bien reçu le document.
Pour faire les choses dans les règles, pensez à appliquer ces bonnes pratiques :
- Toujours conserver une copie du document signé (papier ou numérique) dans le dossier du salarié.
- Prévoir un délai de réponse raisonnable dans la lettre (par exemple 5 à 10 jours), afin que le candidat puisse confirmer son engagement.
- Utiliser une signature électronique certifiée si l’envoi se fait par email, pour renforcer la valeur probante du document.
- Vérifier que le candidat retourne la promesse datée et signée pour matérialiser son acceptation et sécuriser définitivement l’accord.
Modèle de promesse d’embauche
[Nom de l’entreprise]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]
À [Ville], le [Date]
À l’attention de :
[Nom et prénom du candidat]
[Adresse du candidat]
Objet : Promesse d’embauche
Madame / Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous confirmer notre engagement à vous recruter au sein de [Nom de l’entreprise], en qualité de [Intitulé exact du poste].
Les conditions principales de votre embauche sont les suivantes :
- Poste : [Intitulé et description synthétique des missions]
- Type de contrat : [CDI / CDD de X mois / Contrat en alternance]
- Date de prise de fonction : [Jour / Mois / Année]
- Lieu de travail : [Adresse du lieu de travail]
- Rémunération : [Montant du salaire brut mensuel ou annuel + primes ou avantages éventuels]
- Durée du travail : [Ex. 35 heures hebdomadaires]
- Période d’essai : [Durée prévue, ex. 2 mois renouvelable une fois]
- Préavis en cas de rupture : [Durée du préavis]
Nous vous remercions de bien vouloir nous retourner la présente promesse d’embauche datée et signée, accompagnée de la mention manuscrite « lu et approuvé ».
Dans l’attente de votre confirmation, nous vous prions d’agréer, Madame / Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Signature de l’employeur
[Nom, prénom et fonction]
Signature du candidat précédée de la mention « lu et approuvé »
[Nom, prénom]
FAQ
Est-il possible de rompre une promesse d’embauche ?
En principe, non. La promesse d’embauche engage juridiquement les deux parties, au même titre qu’un contrat de travail dès lors qu’elle contient les mentions essentielles (poste, rémunération, date d’entrée en fonction).
- Si l’employeur se rétracte après acceptation du candidat, celui-ci peut saisir les prud’hommes et demander soit l’exécution de la promesse, soit des dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse.
- Si le candidat renonce après avoir accepté, l’employeur peut engager sa responsabilité et réclamer une indemnisation en cas de préjudice (par exemple, si le poste resté vacant entraîne des pertes pour l’entreprise).
La rupture unilatérale n’est donc pas sans conséquences. En cas de besoin, il est préférable de rechercher une solution amiable entre les deux parties.
Le candidat doit-il retourner la promesse d’embauche signée ?
Oui, c’est fortement recommandé. La promesse doit être :
- Signée par l’employeur au moment de l’envoi, pour exprimer sa volonté ferme d’embaucher.
- Datée et signée par le candidat pour matérialiser son acceptation.
Sans retour signé, l’employeur reste engagé (si les mentions essentielles figurent dans le document), mais il peut être difficile de prouver que le candidat a accepté l’offre.
Pour sécuriser les deux parties, il est donc indispensable que le candidat renvoie la promesse d’embauche signée, idéalement dans le délai de réponse fixé par l’entreprise.
