Dans le domaine des ressources humaines, les ATS (Applicant Tracking System) deviennent des outils indispensables pour gérer efficacement les candidatures et optimiser l’expérience candidat. Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, choisir le bon ATS peut transformer votre manière de recruter, en vous faisant gagner du temps et en améliorant la qualité de vos embauches. Découvrez comment un ATS peut vous aider à mieux recruter.
L’ATS, un outil d’aide au recrutement
L’ATS ou applicant tracking system est un logiciel de recrutement digital permettant de gérer l’intégralité du processus de recrutement, depuis le sourcing jusqu’à l’embauche, en passant par la diffusion des offres d’emploi. Cette solution collaborative représente une aide précieuse dans la récolte et le tri de CV, dans l’organisation des entretiens et le suivi de l’avancement des candidatures par l’ensemble de l’équipe en charge du recrutement.
Selon une étude Apec de 2017, 68% des entreprises de plus de 5 000 salariés utiliseraient un logiciel de gestion des candidatures dans leur processus de recrutement. Un chiffre en évolution puisque cet outil de gestion a fait ses preuves auprès des recruteurs, notamment en leur faisant gagner énormément de temps.
Les principaux utilisateurs des ATS sont bien sûr les grandes entreprises qui doivent gérer un fort volume de recrutements et donc des centaines de candidatures chaque mois. La transformation digitale touche aussi les petites entreprises et PME qui ont de plus en plus recours à un ATS, en particulier lorsqu’elles ne disposent pas de service RH.
En effet, l’outil leur fait gagner du temps et de l’argent, en facilitant leur processus de recrutement, tout en leur évitant de commettre des erreurs.
En bref, l’ATS aide les recruteurs dans le recueil et le tri de CV, la formalisation et le suivi des candidatures, ainsi que dans la diffusion ciblée d’offres d’emploi. Il permet aussi de se constituer un vivier de candidats.
Les fonctionnalités avantageuses de l’ATS
Les ATS offrent des possibilités de plus en plus étendues, à la fois pour faciliter le travail des recruteurs et pour fluidifier l’expérience candidat.
Une expérience utilisateur fluide
Du point de vue RH : les possibilités sont multiples et couvrent toutes les étapes du processus de recrutement, contribuant à une vision d’ensemble. Le sourcing est largement facilité au niveau de la collecte, du tri, et de l’évaluation des candidatures qui peut être automatisée grâce à un système de scoring.
De nombreuses actions peuvent être à la fois personnalisées (mails, envoi d’offres d’emploi…) et automatisées (publication d’offres d’emploi, réponses aux candidats, tests de pré-sélection avec scoring…).
Du point de vue du candidat, la solution ATS présente également plus de transparence et de réactivité qu’un recrutement classique.
Un parcours candidat simplifié
La plupart des ATS offrent la possibilité de créer des formulaires simplifiés et personnalisables en fonction des offres d’emploi, avec des champs pré-remplis grâce au CV que le candidat dépose.
Derrière, se cachent des algorithmes de parsing qui facilitent l’acte de candidature et simplifient le parcours du candidat. Finalement, le taux de conversion est plus élevé et le tri des candidatures est facilité pour les recruteurs, grâce au matching.
Une marque employeur valorisée
En matière de stratégie de recrutement, les techniques de marketing RH permettent de booster la visibilité et la notoriété de votre image, en attirant les visiteurs sur votre site carrière. Avec un site carrière inclus dans l’ATS ou un ATS pointant vers celui-ci, vous faites d’une pierre deux coups en favorisant le dépôt de candidatures.
En effet, c’est là que la culture de l’entreprise, les atouts de la marque employeur sont abordés, permettant au candidat potentiel de se projeter dans son futur poste.Un gain de temps et une sécurité accrue
Un gain de temps et une sécurité accrue
D’une manière générale, l’ATS assure la sécurisation des données qui transitent par le logiciel. Non seulement il évite la perte d’informations ou les doublons de candidatures, mais encore, il assure le respect des normes RGPD.
Un véritable atout quand on traite un fort volume de CV. De plus, l’automatisation des process et la multidiffusion des offres d’emploi permettent d’optimiser le temps consacré au recrutement, et donc de réduire le budget.
Un outil collaboratif
L’ATS, en tant qu’outil de suivi de candidatures, simplifie la tâche des équipes RH en leur offrant une meilleure traçabilité. Il permet également la coopération entre les différents acteurs du recrutement en donnant à chaque collaborateur une vision simultanée de l’avancée des processus. Un véritable atout en temps de confinement et de télétravail.
En outre, l’ATS fournit des données et des rapports qui peuvent être utilisés pour améliorer le recrutement et faire évoluer les pratiques des recruteurs, offrant l’opportunité de travailler en équipe.
Pourquoi utiliser un ATS pour recruter ?
Gagner du temps avec la multidiffusion
Pour embaucher de nouveaux collaborateurs, les recruteurs doivent publier leurs offres d’emploi sur des plateformes différentes. Cela exige de reproduire les mêmes actions tout en s’adaptant aux fonctionnalités de chaque site ou réseau social. Et il s’ensuit un long travail de centralisation des candidatures pour les chargés de recrutement.
Ce travail chronophage et répétitif est évité avec un ATS puisqu’il gère la multidiffusion en publiant l’annonce sur plusieurs sites emploi et réseaux sociaux professionnels en même temps. Les CV sont également stockés sur une seule interface, même s’ils proviennent de sources différentes.
Obtenir plus de candidatures
L’Applicant Tracking System ou ATS permet de toucher une audience plus large tout en obtenant un sourcing plus ciblé.
Si dans votre stratégie de recrutement, vous le combinez à un site carrière, vous gagnerez encore en efficacité. Le site carrière met en valeur la culture d’entreprise et les avantages du poste et l’ATS améliore l’expérience candidat (UX) grâce à des formulaires pertinents et une interface fluide.
À la clé, vous obtenez un meilleur taux de conversion des visiteurs en candidats.
Filtrer les candidatures avec un ATS
Le logiciel de recrutement ATS aide à filtrer et à gérer les candidatures. Il trie les CV selon des critères définis en amont par les chargés de recrutement, ce qui allège une partie de leur travail (surtout pour les secteurs qui attirent un grand nombre de candidatures).
À court terme, la campagne de recrutement devient plus pertinente, car l’ATS écarte les profils qui ne correspondent pas aux attentes de l’entreprise. À moyen et à long terme, elle renforce l’employabilité des collaborateurs grâce à une meilleure adéquation entre ce qu’ils recherchaient et la réalité de l’entreprise.
Opter pour un outil collaboratif qui simplifie le recrutement
Avec les logiciels ATS, tout le processus s’effectue sur une plateforme unique. L’Applicant Tracking System centralise les informations et les rend facilement accessibles à toutes les personnes impliquées dans le recrutement.
Les membres de l’équipe peuvent interagir en temps réel et à distance. L’ATS permet d’instaurer un recrutement collaboratif, autonome et rapide avec des échanges facilités. Il offre dans ce cas la possibilité d’émettre des avis et des commentaires ou d’assigner des tâches.
Disposer d’un outil de suivi
Un ATS propose des outils d’analyse statistique pertinents qui optimisent le processus de recrutement. Les professionnels RH bénéficient d’indicateurs clés comme l’origine de la candidature (site carrière, sites emploi, réseaux sociaux), le nombre de postulants par offre et le taux de conversion des candidats.
Ces data sont très utiles aux recruteurs pour mesurer l’efficacité de leur stratégie. Avec ces informations chiffrées, ils peuvent adapter la campagne de recrutement aux comportements des candidats cible et ainsi mieux les attirer et les convaincre.
Respecter les normes légales
Le processus de recrutement donne accès à une multitude de données personnelles. Les ATS sécurisent cette accessibilité et garantissent la confidentialité conformément au RGPD. Ils veillent à obtenir le consentement des candidats et permettent également de programmer l’effacement des données à intervalles réguliers. Une procédure obligatoire et nécessaire, mais qui se révèle chronophage et sans valeur ajoutée !
Des changements qui se poursuivent
Sur le plan technologique
Les ATS utilisent déjà l’intelligence artificielle avec des algorithmes de parsing et de matching pour sélectionner les CV correspondant aux critères présélectionnés par les recruteurs. La vidéo est aussi largement répandue, favorisant l’interactivité de l’acte de candidature.
La visite virtuelle à 360° ainsi que les vidéos métiers aident le candidat à se projeter dans l’entreprise, et le pitch vidéo ou l’entretien en différé permettent à l’entreprise de découvrir le candidat.
Autre avancée très pratique : la capacité des ATS à retracer le parcours du candidat ! Le principal avantage est de publier vos offres d’emploi là où se trouve le candidat potentiel.
Une solution (ATS) intégrée aux autres outils
Au lieu de multiplier les solutions informatiques, les concepteurs d’ATS ont déjà commencé à faire évoluer leur logiciel en s’orientant vers l’interconnexion des différents outils RH. Si le SIRH répond aux attentes en matière de gestion des ressources humaines, il demeure un outil généraliste, même avec une brique dédiée au recrutement.
L’ATS se présente comme l’expert de toutes les étapes du recrutement, mais peut être intégré au SIRH. Autre cas de figure, les deux logiciels peuvent passer par le sas d’une API (Interface Applicative de Programmation), c’est-à-dire une interface de programmation, pour couvrir l’intégralité des besoins de la fonction RH.
Parmi les avancées technologiques, certains ATS sont aujourd’hui reliés directement aux sites emploi, via une API.
De fait, les recruteurs reçoivent davantage de CV de la part des jobboards et le taux de conversion est meilleur, mais cela tend à reléguer au second plan le site carrière de l’entreprise.
Sur le plan opérationnel
Avec les nouveaux modes de travail hybrides et une généralisation du télétravail, l’agilité des processus est de mise. Les méthodes de travail et de recrutement ont, elles aussi, évolué. Le recours à la visio, la mise en place des entretiens vidéo en différé sont de plus en plus fréquents.
En parallèle, les modalités relationnelles changent et les échanges avec les candidats, via messagerie instantanée, chatbot ou webinar, sont aussi facilités et largement répandus. De fait, l’ATS permet de pourvoir à ces besoins, facilite les échanges à distance et le partage des informations entre les collaborateurs.
Bien que l’évolution des ATS vers l’interconnexion comporte des avantages, elle engendre également des inconvénients pour le site carrière, et donc la marque employeur, avec une diminution du trafic.
L’entreprise doit travailler son attractivité en renforçant sa présence sur les réseaux sociaux, notamment, et en favorisant le branding et l’inbound recruiting, pour attirer les talents.
Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?
Adapté à la taille et au secteur de son entreprise
Le choix de l’ATS dépend en partie de la taille de l’entreprise, car les besoins diffèrent entre une PME et une multinationale. Pourtant, le plus important est d’évaluer le volume de candidatures que l’entreprise espère obtenir, le dynamisme dont bénéficie le secteur et enfin ses spécificités comme la pénibilité du poste ou la pénurie de talents dans le domaine visé.
Le choix varie selon la nature des profils recherchés et l’objectif des recrutements à court et moyen terme. En fonction du type de poste, les contraintes peuvent même être opposées : profils en tension ou candidatures trop nombreuses qui exigent alors une sélection rigoureuse. Et pour finir, une entreprise amenée à recruter tout au long de l’année optera pour un outil différent de celle qui a des besoins saisonniers.
Pertinent pour les équipes RH
Les processus de recrutement sont très variés d’une entreprise à l’autre. Un outil collaboratif est indispensable quand le recrutement implique les membres de la direction, les managers et le service des ressources humaines. À l’inverse, si les recrutements sont gérés par une ou deux personnes, un système simplifié sera plus utile.
Si les interactions sont nombreuses, choisir un ATS avec une interface conviviale et intuitive fluidifie les échanges entre les différents services de l’entreprise. Dans ce cas, certaines fonctionnalités facilitent la coordination entre les intervenants sans alourdir les processus de recrutement (gestion des rôles, reporting, etc.). Les outils SaaS sont les plus adaptés à cet usage. Accessibles depuis le cloud, ils permettent à chacun de se connecter à distance.
Optimisé pour l’expérience candidat
L’expérience candidat est primordiale, surtout dans des secteurs et métiers où les talents se font rares. Donner une bonne image de l’entreprise devient indispensable pour attirer les candidats. Pour cela, les RH peuvent compter sur les fonctionnalités de certains Applicant Tracking System.
Pour y parvenir, les logiciels de recrutement peuvent intégrer un site carrière. D’autres misent sur un portail candidat plus intuitif et convivial, notamment en version mobile. Un bon ATS doit également permettre l’envoi de réponses automatisées (même en cas de refus) et individualisées. Cela valorise l’image de l’entreprise.
Enfin, la sécurité des données personnelles exige toute l’attention des équipes RH pour garantir la conformité avec les réglementations en vigueur (et la confiance des candidats !).
Vous hésitez encore sur le choix du logiciel de recrutement ?
Nous accompagnons les entreprises de tous secteurs dans leur stratégie de recrutement et le choix des outils ATS.
