Dans un contexte sanitaire rythmé par les sursauts de la pandémie de COVID-19, le télétravail s’est imposé comme la nouvelle normalité pour les entreprises. Or, qui dit travail à distance dit aussi recrutement à distance. Face à cet enjeu inédit pour la plupart des organisations, il est important de s’organiser et d’accélérer sa transformation digitale. S’il est possible de travailler à distance, il est aussi possible de gérer tout le processus de recrutement digital, du sourcing de candidats à la contractualisation et l’onboarding.
Conseil nº1 : investissez sur l’expérience candidat
Quand vous achetez un produit ou un service en tant que client, vous vous attendez certainement à avoir la meilleure expérience possible. Pourquoi n’en serait-il pas de même en matière de recrutement ?
Ce qu’on appelle « l’expérience candidat » a pour but de proposer un parcours fluide et sans friction. Pour cela, privilégiez des jobboards ou des outils permettant de candidater en un clic avec toutes les informations personnelles et professionnelles préremplies (one click apply). C’est un précieux gain de temps qui ne doit d’ailleurs pas faire oublier le contact humain.
65% des candidats affirment n’avoir rarement ou jamais obtenu de réponse suite à leur demande. Certains n’ont parfois même plus de nouvelles après avoir passé un entretien d’embauche. Pour garder le contact, un ATS (applicant tracking system) permet de rendre ces tâches chronophages automatiques. Avec des e-mails personnalisés, vous pouvez faire toute la différence : tenir le candidat informé du processus en cours et partager des informations utiles sur les étapes à venir. Chaque point de contact doit être l’occasion d’appréhender le savoir-être (les soft skills) du candidat. Une vidéoconférence, un échange administratif pour constituer son dossier personnel, l’analyse d’un document… il faut poser les bonnes questions et prendre le temps d’échanger avec vos candidats pour s’intéresser à eux, à leurs valeurs, à leurs attentes et à leur vision.
Une fois le candidat recruté, votre communication doit être normalisée et chaleureuse. Normalisée signifie structurer chaque étape pour ne rien oublier. Il faut envoyer les bonnes informations au bon moment pour chaque étape du parcours candidat. Conseils, instructions, planning, adresse et accessibilité des lieux, renseignement personnel, règlement intérieur, charte de bonne conduite… chaque échange permet de mieux suivre son intégration dans la société
Chaleureuse signifie profondément humaine afin que les valeurs de l’entreprise ressortent le plus tôt possible dans toutes les communications. On ne garde pas le contact avec une communication froide et descendante. Pour recruter les meilleurs talents, vous avez besoin de bienveillance, de réassurance et d’un contact qui soit le plus humain possible.
Conseil nº2 : misez sur une approche participative
Oubliez la communication verticale en mode top-down. Un entretien est un exercice participatif dans lequel il faut donner au candidat la possibilité de s’exprimer, de s’impliquer et de partager son feedback. Dans un environnement où la COVID-19 dicte ses lois et impose la distanciation physique, la vidéo est indispensable pour aller au-delà du CV et cerner les traits de personnalité des candidats. Et cela offre aussi de nouvelles possibilités : quiz ou test en direct, rencontre avec des personnes qui ne sont pas sur site… on optimise le temps et les efforts de chacun.
Saviez-vous que du recrutement à la fin de sa mission, 70 documents sont échangés en moyenne entre l’entreprise et le salarié ? Pour s’y retrouver et ne pas perdre le fil, un espace en ligne où le candidat peut gérer ses informations et ses documents facilite l’expérience pour devenir acteur de son recrutement.
Conseil nº3 : disposez des bons outils
Ne comptez pas sur Excel pour gérer vos recrutements en télétravail ! Avec la distance, il est plus que jamais nécessaire d’être équipé pour réunir tous ses canaux de recrutement, trier et sélectionner des profils, mais aussi de réunir les acteurs de l’entreprise pour collaborer sur les recrutements.
L’ATS constitue l’outil clé pour accélérer et optimiser le recrutement. Pour bien le choisir, il est essentiel de comparer ses fonctionnalités qui peuvent faire la différence. C’est notamment le cas de l’entretien vidéo différé où vous invitez les candidats à répondre en vidéo à quelques questions que vous aurez définies au préalable. On peut également citer la multidiffusion d’annonce, qui vous permet de ne saisir votre annonce d’emploi qu’une seule fois sur un outil, avec la possibilité de la publier sur une multitude de sites d’annonces d’emplois déjà présélectionnés.
Enfin, privilégiez un outil collaboratif pour fluidifier les échanges entre les collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement (direction métier, RH, managers…). De quoi bénéficier d’une traçabilité claire et documentée sur les recrutements pour respecter vos processus internes, accéder à des indicateurs de performance et analyser votre efficacité.
Conseil nº4 : soyez responsable et irréprochable
Dans un monde où la publicité ciblée fait débat, où l’utilisation des données personnelles suscite craintes et doutes, et où les fuites, piratages et vols de données sont réguliers, la gestion des données de vos candidats doit être sans faille. C’est la raison pour laquelle il faut rappeler l’importance du RGPD, de la protection des données personnelles et de la sécurisation des informations confidentielles.
À distance, les services RH et administratifs doivent poursuivre leur activité et être conforme aux obligations réglementaires. Notamment l’obligation de signer, approuver et valider de nombreux documents. Pour éviter l’utilisation d’outils non adaptés ou mal sécurisés, la signature électronique permet aux documents, promesses d’embauche et contrats de travail d’être signés tout à fait légalement. C’est une manière de simplifier votre flux de travail de manière 100% numérique, et ce, sans échange de papier. Vous pouvez aussi savoir si un document a bien été signé, par qui et à quel moment.
Conseil nº5 : cultivez votre vivier de candidat
La crise sanitaire rend la situation économique incertaine. Les entreprises ont besoin d’agilité et de flexibilité, ce qui conduit à des missions plus courtes, renouvelées plus souvent et des recrutements plus réguliers. Pour répondre à ces besoins, c’est la qualité du vivier de candidats qui fait toute la différence. Une entreprise qui sollicitera directement un candidat déjà enregistré dans son pool sera plus efficace et plus réactive que celle qui doit recommencer tout le processus depuis le départ. Une proposition d’offre d’emploi direct vaut mieux que la diffusion d’une nouvelle annonce. Il faut connaître ses candidats et cultiver la confiance dans le lien relationnel qui vous unit. Vous pouvez agir en incitant les candidats à déclarer leurs disponibilités dans un outil centralisé et mettre à jour leur profil avec des compétences ou des formations supplémentaires.
Recruter à distance est un changement de paradigme qui s’inscrit dans l’ère du temps. À la croisée des chemins entre obligations sanitaires et transformation digitale, le recrutement à distance exploite le potentiel de la technologie pour faciliter et accélérer le traitement des offres d’emploi afin qu’entreprises et candidats gagnent du temps et de l’énergie dans une tâche encore trop fastidieuse.
Article écrit par notre partenaire PIXID, solution de recrutement et de gestion de l’intérim.
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