Avec près d’un tiers des CDI rompus avant la première année, la pérennisation des recrutements représente un enjeu majeur pour l’entreprise. Les conséquences du turnover sont considérables sur le plan financier, ainsi que sur la productivité et l’image de marque. Trop souvent négligée ou limitée à un accueil ponctuel, l’importance de l’intégration est sous- estimée.
Or, le bon déroulement de la période d’essai des nouveaux salariés est essentiel pour les inciter à s’engager dans l’entreprise. Ainsi, mettre en place un processus d’intégration des nouveaux collaborateurs, ou onboarding RH, constitue désormais une étape cruciale pour réussir vos recrutements. Explications.
Les objectifs de l’onboarding pour le salarié
Le processus d’onboarding possède de nombreux avantages pour le futur collaborateur qui découvre son lieu de travail. Il permet de :
• S’immerger dans la culture de l’entreprise et tester son nouvel employeur. N’oublions pas que la période d’essai sert aussi à cela.
• Faire connaissance avec les équipes et se familiariser avec l’environnement de travail.
• S’approprier les missions du poste.
• Se former en interne aux spécificités du poste et monter en compétences. Pour une intégration réussie, les premiers jours, voire les premières semaines, sont décisifs.
Quelles actions pour réussir son onboarding ?
Différentes mesures peuvent être mises en œuvre pour accompagner l’intégration d’un nouveau collaborateur.
Préparer la logistique en amont
Il est conseillé d’anticiper l’arrivée du nouveau collaborateur en mettant à sa disposition, sur son poste de travail, le matériel nécessaire et les moyens de travailler dans les meilleures conditions possibles ; cela paraît une évidence, mais combien de nouveaux embauchés ont dû attendre avant d’avoir un login, une adresse mail et un badge ?
Interagir via une plateforme
Certaines entreprises déploient un processus d’intégration très en amont de la prise de fonctions des entrants. Un programme d’onboarding ou de pré-boarding peut être mis en place en interne via une plateforme ou un logiciel RH avec un portail dédié.
Celle-ci peut intégrer, par exemple, le contrat de travail, le règlement intérieur et tous les documents administratifs et formulaires à remplir par le salarié, ainsi que la fiche de poste, ou encore le livret d’accueil, qui reflète les valeurs de l’entreprise et donne des informations utiles pour préparer l’arrivée.
Certaines entreprises vont plus loin en proposant des modules e-learning pour que les collaborateurs puissent se former depuis chez eux.
Soigner l’accueil du nouveau collaborateur
Votre nouveau collègue se souviendra toujours du jour de sa prise de poste ; c’est une étape importante dans sa vie professionnelle. D’où la nécessité de veiller à son bon déroulement, avec la traditionnelle visite des locaux, des différents services et surtout la présentation aux membres de l’équipe.
Passer du temps avec le nouvel employé dès le premier jour est primordial pour répondre à ses questions. Pourquoi ne pas l’inviter à un petit-déjeuner pour le mettre à l’aise ?
Accompagner avec un tutorat
Attribuer un mentor au nouvel arrivant lui permettra de s’approprier plus facilement la culture d’entreprise. Il est recommandé de choisir une personne de confiance dans la même équipe pour guider le nouveau venu dans la découverte de son environnement de travail, un tuteur référent à qui il peut se fier, sans craindre de le déranger à la moindre question puisque son rôle est officiel.
Il peut ainsi réserver à son supérieur hiérarchique les points importants à aborder avec lui lors d’un prochain entretien de suivi.
Mettre en place un suivi avec le N+1
Dans la mesure du possible, il est conseillé de formaliser ce suivi, avec la mise en place d’un planning.En effet, le manager doit réaliser des points réguliers avec le collaborateur pour vérifier qu’il peut remplir ses missions, pour contrôler le bon déroulement de l’intégration et évaluer la nécessité ou non d’actions de formation afin d’assurer la montée en compétences du nouvel embauché.
Plusieurs entretiens sont à prévoir durant la période d’essai.Dans l’idéal, un premier entretien aura lieu à la fin de la première semaine, au bout du premier mois, puis après trois mois, jusqu’à la pérennisation du contrat.
Demander un rapport d’étonnement
Le DRH ou le supérieur hiérarchique peut réclamer au nouveau salarié la rédaction d’un rapport d’étonnement, qui sera à remettre quelque temps avant la fin de la période d’essai, ou après plusieurs semaines sur le poste.
Outre l’avantage d’obtenir un regard neuf sur l’entreprise, ce document est très utile pour évaluer la bonne intégration du nouveau collaborateur. C’est aussi l’occasion pour lui de rendre du recul, et de se sentir impliqué en effectuant des suggestions d’amélioration, le cas échéant, et donc de trouver sa place.
Toutes ces actions impactent positivement l’expérience collaborateur et favorisent l’engagement de ce dernier sur le long terme.
Les résultats pour l’entreprise
Si le salarié trouve différents avantages dans un onboarding rondement mené, les bénéfices pour l’entreprise sont également nombreux :• Un onboarding réussi augmente l’attractivité de la marque employeur : il peut parfois passer inaperçu, tandis qu’une mauvaise intégration se fait savoir rapidement sur les réseaux sociaux ! Si vous chouchoutez vraiment chaque nouvelle recrue, votre marque employeur en sera valorisée.
• Un onboarding positif développe aussi le sentiment d’appartenance du nouvel entrant dans l’entreprise.
• Il améliore donc également le taux de rétention des nouveaux employés.
• Un onboarding bien conduit développer aussi la motivation et le bien-être au travail. Par voie de conséquence, cela augmente également la productivité !
• Un bon processus optimise donc les coûts de recrutement, d’autant plus si le salarié reste longtemps dans l’entreprise.
• La démarche d’intégration contribue, à terme, à fidéliser vos collaborateurs.
Les conditions de réussite
Aujourd’hui, le CDI ne représente plus le Graal absolu et les collaborateurs, plus volatiles, ont des exigences et des valeurs différentes, avec une priorité accordée au bien-être, au relationnel et au sens donné au travail. Une partie des départs prématurés s’explique par le décalage qui existe parfois entre le discours marketing, les valeurs affichées par l’entreprise et la réalité du terrain.
Pour éviter ce hiatus, l’entreprise doit communiquer de manière totalement transparente et sincère sur le site carrière et les réseaux sociaux, et ne pas se survendre. Pour ce faire, il est essentiel d’avoir travaillé en amont sa marque employeur.
Ainsi, investir dans un programme d’onboarding digne de ce nom est devenu une nécessité pour retenir les nouveaux talents sur le long terme. Il vous en coûtera toujours moins cher qu’une erreur de recrutement. De plus, en tenant les promesses qu’elle affiche sur les différents canaux, l’entreprise augmente ses chances de fidéliser ses salariés.
