Les missions d’un service RH se sont considérablement diversifiées ces dernières années. Acteur majeur de la performance de l’entreprise, il aide à fidéliser les meilleurs talents et contribue à développer la culture d’entreprise. Aujourd’hui, il englobe des missions aussi variées que le recrutement, la gestion de la paie, la valorisation de la marque employeur et l’accompagnement des collaborateurs. Pourtant, sans une organisation claire, les efforts RH peuvent se disperser et perdre en efficacité. Comment organiser son service RH pour allier rigueur, agilité et vision stratégique ? Découvrez-le dans cet article.
L’importance d’un service RH bien structuré
Les enjeux de l’organisation RH pour une entreprise
Le service RH, c’est la colonne vertébrale de l’entreprise. Il a un impact direct sur sa compétitivité et sa pérennité, un impact qui se mesure au quotidien auprès des collaborateurs.
Sans un cadre RH organisé, les process deviennent flous. Les responsabilités n’étant pas clairement établies, certaines missions peuvent être négligées. Une organisation RH performante permet plus d’anticipation pour planifier les recrutements, ajuster les politiques de formation et s’assurer que l’entreprise dispose des compétences nécessaires pour atteindre ses objectifs.
Sans cette vision stratégique, difficile d’accompagner la croissance et de fidéliser les talents !
Savoir si son service RH est bien organisé
Quelles sont les forces de votre organisation RH ? Quels aspects méritent d’être améliorés ? Pour savoir si votre service RH est bien organisé, faites le point sur :
- Vos processus. Sont-ils clairs et bien définis ? Un service RH performant établit une série de processus RH. Il faut dire que les missions RH requièrent rigueur et précision. Chacune nécessite une analyse pointue des besoins de l’entreprise, des étapes à respecter et un suivi avec des indicateurs RH pertinents.
- Votre organigramme. Est-il structuré avec une vraie répartition des responsabilités ? Si les collaborateurs ne savent pas réellement à qui s’adresser dans telle ou telle situation, si le flou total règne dans la gestion des missions ou si une seule pilote les Ressources humaines, repensez votre organigramme.
- La digitalisation RH dans votre entreprise. L’utilisation d’un SIRH et d’outils RH automatisés réduit le temps passé sur des opérations répétitives et sécurise la gestion des données.
- Vos indicateurs RH. Sont-ils adaptés à votre activité ? Les suivez-vous avec attention ? Pour organiser les Ressources humaines, il faut s’appuyer sur des données fiables. Mieux vous connaîtrez ceux qui vous sont utiles, plus vos actions se révéleront efficaces.
- La relation entre la direction et votre service RH. Le rôle du service RH sera d’anticiper les évolutions du marché du travail pour attirer les talents à fort potentiel et fidéliser les meilleurs collaborateurs. Pour ce faire, il doit être partie prenante dans la stratégie RH de l’entreprise.
Qui sont les membres d’un service RH ?
Dans les très petites structures, une seule et même personne peut assumer les missions RH. Elle aura principalement en charge la gestion du personnel, le recrutement et le respect du droit du travail.
Dès que l’entreprise grandit, le service RH se développe autour de ces 5 fonctions RH :
- Le Directeur des Ressources Humaines (DRH). Garant de la stratégie RH, il veille à l’application de la politique sociale et à la conformité RH. Il joue aussi un rôle central dans les décisions les plus importantes et il assure le lien avec la direction générale.
- Le Responsable des Ressources Humaines (RRH). Il supervise l’ensemble du service RH et la coordination des différents pôles (recrutement, formation, administration du personnel, relations sociales, etc.).
- Le gestionnaire de la paie. Indispensable au-delà d’un certain nombre de salariés, il gère les bulletins de paie, les déclarations sociales, le suivi des cotisations, etc.
- Le responsable du recrutement. Il gère les processus de recrutement et d’intégration des nouveaux collaborateurs (trouver les talents, rédiger les offres d’emploi, analyser les candidatures, rencontrer les candidats).
- L’assistant RH. Il est le soutien opérationnel, notamment pour les tâches administratives et le suivi des dossiers des employés.
Mais d’autres rôles peuvent être intégrés en fonction de la taille de l’entreprise : une personne chargée de la formation et du développement des compétences, un responsable du respect des réglementations (droit social, santé et sécurité des salariés), parfois le responsable RSE, etc.
Structurer un service RH
Définir les missions à répartir
Pour créer une politique RH adaptée aux objectifs de votre entreprise, vous devez avoir une bonne visibilité sur vos missions.
La gestion administrative RH englobe le traitement des salaires et la gestion des avantages sociaux et les obligations légales qui s’y rattachent. Elle concerne également le suivi des congés payés et des absences.
La gestion des relations avec les représentants du personnel et les syndicats permet de maintenir un climat social serein et d’anticiper d’éventuels conflits. La prévention des risques professionnels peut aussi faire partie des priorités, avec des actions dédiées à la sécurité, à la santé et à l’amélioration des conditions de travail.
Définir les besoins en compétences, avec les recrutements qui seront à envisager, rédiger et diffuser des offres d’emploi attractives, sélectionner les bons profils, organiser les entretiens, toute cette partie est évidemment dévolue aux Ressources humaines. Et une fois le talent en poste, le service RH accompagne les collaborateurs dans leur parcours professionnel (onboarding, évaluation des performances, plans de carrière, etc.).
La marque employeur concerne toute l’entreprise. Le service RH y contribue en soignant l’expérience candidat et l’expérience collaborateur.
Fixer des objectifs pour le pôle
Pour mettre en place un service RH, il est important de fixer des objectifs alignés avec la stratégie de l’entreprise. Pour cela, pensez à définir :
- Vos besoins business. Qui sont les concurrents ? Comment tenir compte des innovations technologiques dans votre secteur ? Quelle est la vision de l’entreprise et quels talents sont nécessaires pour la concrétiser ?
- Les attentes de vos collaborateurs. Qu’espèrent-ils en termes d’évolution, de bien-être, de reconnaissance ? Comment renforcer leur engagement et leur performance ?
Une fois cette analyse en main, vous posséderez une feuille de route qui vous aidera à structurer votre service RH.
Structurer l’organisation avec un organigramme
L’organigramme est idéal pour que chaque membre de l’équipe sache ce qu’il doit faire et avec qui. Une vision claire évite les doublons sur certaines missions et permet à chaque expertise de mieux se compléter.
L’organigramme évolue avec l’entreprise. Quand l’entreprise grandit, les besoins se complexifient. Si un ou deux postes suffisent à la création du service RH, l’étoffer en ajoutant de nouvelles fonctions plus expertes peut vite devenir nécessaire.
Au traditionnel organigramme hiérarchique où chaque employé voit son supérieur direct, vous pouvez privilégier une structure plus fonctionnelle ou par business unit.
Choisir les outils adaptés
Les outils RH se montrent de plus en plus performants. Leur capacité est décuplée depuis l’arrivée de l’IA qui permet d’automatiser les processus RH et d’analyser des données en un temps record.
Au cœur de cette transformation, le tableau de bord RH. Il centralise des indicateurs clés et offre une lecture quasi instantanée des éléments essentiels de l’entreprise. Autre pilier de la gestion RH : les outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) que l’on peut considérer comme la « tour de contrôle ». Ils regroupent toutes les informations en un seul espace. Côté recrutement, ce sont les ATS qui sont devenus indispensables pour accélérer le traitement des candidatures lors des recrutements.
La gestion de la paie requiert également ses outils. Ces derniers peuvent proposer des options qui intègrent le calcul automatique des salaires, l’édition des fiches de paie et le respect des obligations légales.
Les meilleurs outils RH sont ceux qui sont adaptés à votre structure et à vos enjeux. Chaque logiciel RH offre des spécificités. En les comparant, vous pourrez choisir celui qui contribuera à améliorer votre performance RH.
Définir des process RH efficaces
Définir des process RH, c’est important pour l’entreprise. Prenons le recrutement : en standardisant chaque étape (de la définition des besoins à l’intégration des nouveaux talents), les entreprises optimisent leurs embauches et s’assurent d’un parcours candidat fluide.
Ils permettent de piloter les RH efficacement, de déléguer plus aisément et de faire preuve de réactivité (car on a pu envisager les imprévus !). Cela limite les zones d’ombre et facilite la coordination des équipes. Et puis, généralement, ils vont de pair avec l’automatisation de certaines tâches et contribuent ainsi à optimiser la gestion RH.
Développer la culture d’entreprise
La façon dont on mène le recrutement, la politique d’onboarding, les mesures pour le bien-être des collaborateurs, la manière dont les informations sont transmises : chaque décision en ressources humaines se prend en fonction de la culture d’entreprise. Le service RH organise également des évènements pour célébrer les réussites, des séminaires de cohésion d’équipe ou des journées de l’innovation si le secteur s’y prête. Tous ces rituels nourrissent la culture d’entreprise.
Les erreurs fréquentes
Voici une liste non exhaustive des erreurs les plus fréquentes, qui peuvent freiner l’efficacité de votre service RH :
- Une répartition des responsabilités déséquilibrée. Vous pourriez constater une baisse de productivité et une perte de motivation au sein des équipes. La solution ? Dès que l’effectif de l’entreprise dépasse un seuil, structurez le service RH en pôles plus spécialisés pour retrouver une meilleure répartition des rôles.
- L’absence d’outils RH adaptés. Des outils existent pour les structures de toutes tailles.
- Un manque de suivi des indicateurs RH. Pensez à suivre régulièrement vos KPIs pour anticiper les problèmes et ajuster vos stratégies RH. Régler les tensions avant qu’elles ne s’installent s’avère toujours plus facile.
- Un défaut de communication sur les changements RH. Une structuration RH, aussi pertinente soit-elle, ne peut pas fonctionner si sans une communication fluide et transparente.
Aller plus loin dans son organisation avec l’automatisation
Finies les journées passées à jongler entre les tâches administratives et les urgences du quotidien. L’automatisation RH simplifie la gestion des Ressources humaines et libère du temps pour se concentrer sur l’essentiel : l’humain.
Et vous pouvez améliorer vos process grâce à l’IA. Elle s’intègre dans les SIRH, ce qui permet une centralisation plus claire de vos données tout en sécurisant l’accès de vos dossiers. Pour les recrutements, les ATS « nouvelle génération » peuvent identifier les meilleurs profils selon des prérequis que vous communiquez à leur IA. Pour les questions pratiques, les chabots RH peuvent répondre aux interrogations les plus courantes et évitent ainsi aux équipes RH de recevoir trop de demandes répétitives.
