La plupart des services ressources humaines sont aujourd’hui dotés d’un logiciel de recrutement. Les grandes entreprises disposent d’un SIRH, et, a minima, d’un ATS, afin d’optimiser leur gestion du recrutement. Les PME ont également tout intérêt à acquérir cet outil de gestion des candidatures, pour mieux recruter et, surtout, gagner du temps.
Quelles sont les fonctionnalités de ce type de logiciel d’e-recrutement ? Quelles sont les questions à se poser pour bien choisir votre ATS ? Réponses.
⇒ La check-liste des questions à se poser avant de choisir son ATS
Qu’est-ce qu’un ATS ?
Sur le marché des logiciels de recrutement, l’ATS ou applicant tracking system, outil de gestion de candidatures, se positionne comme un outil RH essentiel. Il permet en effet de mener un recrutement important et de traiter de gros volumes de candidatures. Il couvre toutes les phases de recrutement, du sourcing à l’entretien d’embauche, en passant par la diffusion d’offres d’emploi.
Parmi les nombreux ATS présents sur le marché, on peut citer notamment : Werecruit,Talentview, SmartRecruiters, Flatchr…
Pour quelles entreprises ?
En 2017, 68 % des entreprises de plus de 5000 salariés utilisaient un ATS1 contre 13 % des entreprises de 50 à 100 salariés, ce qui représente, en 2019, près d’un recruteur sur deux2. Si l’acquisition d’un ATS est souvent liée à la taille de l’entreprise, ce sont surtout les volumes de recrutement qui doivent être pris en considération.
TPE et startup se tournent davantage vers les cabinets de recrutement, équipés de ces outils de gestion de candidatures, mais des solutions de recrutement adaptées à leur taille existent également. Selon les secteurs d’activité, la saisonnalité ou encore le type de poste, diffuser une offre d’emploi peut générer un fort volume de candidatures, plus facilement gérables avec un ATS.
En l’absence d’une équipe de recruteurs dédiée, ou d’une direction des ressources humaines officielle, l’ATS est un outil d’aide au recrutement qui peut également être intégré dans un CRM (Customer Relationship Management), la gestion d’un pipeline de clients et/ou de candidats étant semblable.
Les fonctionnalités utiles pour un recrutement efficace
Choisir un ATS implique de connaître ses principales fonctionnalités afin de vérifier qu’elles correspondent à vos besoins. Les fonctionnalités indispensables sont :
- La multidiffusion des offres d’emploi
La multidiffusion évite de créer manuellement chaque annonce sur les différents canaux de recrutement choisis. Associée à une publicité programmatique, elle permet de cibler les candidats là où ils se trouvent, sur les sites d’emploi tels que l’APEC, les nombreux jobboards, ou encore les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin.
- La centralisation des candidatures
Vous recevez sur une seule plateforme l’ensemble des candidatures provenant de multiples canaux, selon un processus unifié, ce qui évite de saturer votre boîte mails. De plus, avec la création de fiches ou de dossiers candidats dans l’ATS, les données des postulants sont centralisées (parcours professionnel, compétences, coordonnées…).
Vous conservez également l’historique des échanges, pour un meilleur suivi du candidat, et intégrez son CV et sa lettre de motivation dans une cvthèque. De plus, en constituant un vivier, vous gagnez du temps sur les recrutements à venir.
- L’automatisation
Dans le cadre d’une campagne de recrutement, l’envoi en nombre d’emails peut être automatisé (accusés de réception, réponses négatives, convocations aux entretiens d’embauche…). Par ailleurs, l’ATS permet de gérer les candidatures spontanées et d’intégrer les bons candidats à votre vivier de talents.
- Le suivi du recrutement
Le collaborateur ou l’équipe qui s’occupe du recrutement peut effectuer précisément le suivi des candidatures à toutes les étapes du recrutement, ainsi que l’avancée de l’ensemble des recrutements, en temps réel. L’intérêt est de pouvoir répondre aux candidats, d’effectuer des relances le cas échéant, de vérifier le nombre et la qualité des candidatures pour booster votre annonce, si besoin.
Enfin, à l’issue d’un recrutement, il est possible d’analyser l’efficacité de la campagne, grâce à l’édition un rapport qui reprend les KPI que vous avez définis.
- Le recrutement collaboratif
L’ATS donne la possibilité aux responsables du recrutement et aux managers de comparer les différentes candidatures et de disposer de tous les éléments nécessaires à une prise de décision collégiale.
D’autres fonctionnalités peuvent être proposées par les éditeurs d’ATS, intégrées ou optionnelles : QCM de pré-qualification, chatbot, planification des entretiens, tests, évaluations, entretien vidéo en différé (via le site carrière)…
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Quels bénéfices pour les recruteurs ?
Avoir une vision globale des avantages apportés par l’ATS aide à effectuer son choix. Parmi ces bénéfices figurent :
- La sécurisation du recrutement
Le fait de centraliser les données sécurise et fiabilise les informations, qui sont partagées en temps réel entre chaque collaborateur du service RH. De plus, les datas récoltées sont en adéquation avec vos propres processus RH, ce qui optimise l’expérience utilisateur de votre chargé de recrutement. En outre, les ATS respectent le RGPD.
- Un recrutement collaboratif
L’ATS se présente comme une plateforme unique, accessible à différents utilisateurs de l’entreprise (DRH, managers, gestionnaires RH…). Elle favorise le travail participatif comme l’analyse des besoins, l’élaboration du profil de poste et de l’offre d’emploi, rédigée conjointement entre opérationnels et professionnels du recrutement.
Le fait d’impliquer la direction des ressources humaines et les managers de proximité dans le recrutement d’un collaborateur renforce l’objectivité et l’efficacité. La prise de décision collaborative contribue à recruter les meilleurs profils, ceux qui possèdent les aptitudes attendues sur le(s) poste(s) à pourvoir.
- Le gain de temps
La multidiffusion donne la possibilité de publier des offres d’emploi de manière simultanée sur les principaux jobboards. Vous gagnez ainsi un temps considérable ! De plus, l’ATS permet d’automatiser l’envoi de mails pour informer chaque candidat de l’avancement de sa candidature, ce qui limite également les relances.
Autres avantages de l’ATS : il optimise l’organisation et l’efficience de la gestion des candidatures. En effet, il permet de fluidifier et d’accélérer le tri des candidatures et leur traitement, ainsi que de simplifier la gestion administrative, grâce à la centralisation des informations.
- Un sourcing facilite
Un ATS lié au site carriere permet de personnaliser votre propre processus de recrutement et de recueillir uniquement les informations nécessaires, grâce à un paramétrage adapté.L’automatisation de la récolte de données réduit le temps consacre à sourcer les talents et aide à sélectionner les candidatures interessantes, grâce entre autres aux algorithmes de parsing et de matching.
De plus, cette solution de recrutement apporte une homogénéité à votre processus, qui n’est pas possible avec les différents jobboards.
L’ATS facilite également votre stratégie d’acquisition de talents, à court terme et à moyen terme. En effet, vous pouvez vous constituer un vivier de candidats pour vous permettre de recruter plus rapidement sur des postes à pourvoir ultérieurement.
- Des recrutements plus efficaces
L’intelligence artificielle, avec le parsing et le matching, analyse les mots-clés dans les CV, les lettres de motivation, et extrait automatiquement les données afin d’identifier les candidats qui correspondent le mieux au poste à pourvoir. Grâce au matching, il est possible d’évaluer les candidatures avec plus d’objectivité, à partir de critères définis en amont.
Cette méthode de recrutement permet donc de réduire les biais cognitifs, tout en gagnant en rapidité et en efficience.
Enfin, selon les modules de votre ATS, vous pouvez analyser l’efficacité de vos campagnes de recrutement, grâce aux KPI que vous avez choisis, aux statistiques et aux rapports produits à l’issue de chaque campagne.
- Une expérience candidat optimisée
Un processus de recrutement unifié et simplifié grâce à l’ATS permet de fluidifier le dépôtde candidatures. En autorisant les candidats à postuler en quelques clics, notamment à partir de leur profil Linkedin, au lieu de formulaires fastidieux, vous optimisez l’expérience candidat, et, par voie de conséquence, cela valorise votre marque employeur.
- Une marque employeur attractive avec le duo « site carrière et ATS »
Parmi les nombreux ATS du marché, certains comportent un site carrière intégré dans la solution logicielle. Cependant, si vous souhaitez une personnalisation importante avec des fonctionnalités complexes, disposer d’un site carrière indépendant est préférable. Dans tous les cas, ces deux outils de recrutement sont connectés entre eux et permettent de renforcer positivement votre image employeur.
Enfin, en étant relié au site carrière, l’ATS répond aussi, idéalement, aux besoins de recrutement interne. Selon les fonctionnalités choisies, il permet le dépôt de candidatures des salariés, via la mobilité interne, ou encore la cooptation de nouvelles recrues.
Les critères pour choisir son ATS
Avant d’acquérir un outil de recrutement comme un ATS et d’être certain de faire le bon choix, différents critères sont à étudier.
- L’analyse de vos besoins
Quelle est votre stratégie de recrutement ? Souhaitez-vous attirer des profils spécialisés en adéquation avec vos besoins ? Ou bien, le nombre de candidatures reçues est conséquent mais celles-ci ne sont pas toujours pertinentes, et vous avez besoin de temps pour trier et trouver des candidatures intéressantes ?
Le logiciel de gestion des candidatures doit répondre à vos enjeux de recrutement, avec un tableau de bord configuré selon vos besoins. En fonction de votre budget, il est préférable d’opter pour un ATS personnalisable et modulaire en termes de fonctionnalités.
Dans tous les cas, il doit s’adapter à votre process de recrutement. Il est également essentiel d’identifier les personnes qui seront amenées à gérer le recrutement, ainsi que d’estimer le nombre d’utilisateurs et le volume de recrutements par an.
- En mode saas ou sur site avec licence ?
Une autre question à se poser, en parallèle de celle du budget, est celle du mode d’acquisition du logiciel : saas ou on-premise ? Dans le dernier cas, demandez-vous si vous disposez de l’infrastructure nécessaire (serveur, sauvegarde, collaborateur dédié…).
Avec une solution saas, l’entreprise paie un abonnement mensuel ou annuel, souvent en fonction du nombre d’utilisateurs, à un éditeur de logiciels. Cet éditeur héberge l’ATS sur ses serveurs et en donne l’accès à ses clients, ce qui limite les coûts (matériel, maintenance, licence…). L’un des autres avantages du mode saas est que les collaborateurs en télétravail peuvent se connecter à distance.
- L’évolution de l’outil
L’outil choisi doit être évolutif pour répondre aux besoins rh en développement constant, ainsi qu’aux changements dans la législation. L’intérêt du mode saas réside ici dans les mises à jour automatiques et l’actualisation des données.
- Le service clients ou SAV
La réactivité et la disponibilité du service clients fait partie des critères essentiels. Au cours de votre prospection, pensez à consulter les avis clients sur internet. De plus, la formation des utilisateurs, et l’accompagnement lors de la mise en place (assistance au paramétrage, prise en main du logiciel) sont absolument indispensables.
- L’accessibilité
L’interface et l’ergonomie de l’ATS doivent être suffisamment simples et intuitives pour que tous les collaborateurs amenes à gerer le recrutement s’en servent de manière optimale.L’accessibilité, la simplicité d’utilisation, le fonctionnement intuitif seront d’autant plus évidents si le logiciel est calé sur votre processus d’embauche. N’hésitez pas à l’essayer avant de signer…
- Le budget
Votre budget entre évidemment en ligne de compte, mais si le coût d’un logiciel rh comme l’ATS peut sembler élevé (environ 5000 € par an pour un service de 5 personnes, en mode saas), il représente une vraie valeur ajoutée pour la gestion des ressources humaines et les recruteurs.
En leur faisant gagner du temps et en leur permettant de recruter efficacement, cette solution RH réduit les risques d’un mauvais casting et les coûts engendrés.
Les ATS sont aussi accessibles aux petites entreprises, qui ont la possibilité d’opter pour une solution gratuite ou une solution basique à partir d’une dizaine d’euros par mois.
Ainsi, cette solution de gestion des candidatures permet de recruter les meilleurs talents, c’est-à-dire ceux qui correspondent le plus au poste à pourvoir et à la culture d’entreprise. De plus, avec l’automatisation des tâches les plus chronophages, le temps de recrutement est optimisé. L’ATS peut donc être rentabilisé sur la durée et les candidatures reçues sont plus « qualifiées ».
En outre, il permet au recruteur et/ou au DRH de se concentrer sur des activités plus analytiques et stratégiques pour l’entreprise et son capital humain.
⇒ La check-liste des questions à se poser avant de choisir son ATS
1 https://corporate.apec.fr/home/nos-etudes/toutes-nos-etudes/les-progiciels-de-recrutement–q.html
2 https://www.hellowork.com/fr-fr/medias/enquete-recrutement-et-recherche-demploi-2019.html
