Essentielle à la gestion des ressources humaines, la fiche de poste demeure pourtant facultative et n’est pas toujours actualisée. Or, sa mise en place donne de nombreuses informations et sécurise les recrutements. De plus, établir une description des missions du poste permet de fixer des objectifs clairs répondant aux besoins de l’entreprise. Comment l’utiliser ? À qui et à quoi sert-elle ? Comment la rédiger ? Nos recommandations.
Qu’est-ce qu’une fiche de poste ?
La fiche de poste est attachée à un poste spécifique dans l’entreprise. Elle contient, entre autres, la description des fonctions, ou des missions et activités à réaliser sur le poste de travail, ainsi que les compétences techniques requises et, éventuellement, le savoir-faire et le savoir-être utiles pour le poste. La description du poste tient compte également des liens hiérarchiques et opérationnels : le responsable du service, le N+1 peuvent y figurer, tout comme les relations avec les autres services.
De plus, le descriptif précise l’environnement de travail, ainsi que les conditions d’exercice sur le lieu de travail. La fiche de poste est évolutive. Sa mise à jour s’effectue généralement lors de l’entretien annuel d’évaluation.
Quels sont les objectifs de la fiche de poste ?
La fiche de poste est en général remise au collaborateur par le service ressources humaines en même temps que son contrat de travail, peu importe le type de contrat, CDD ou CDI, à temps- plein ou à temps partiel. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la fiche de poste se révèle un outil de communication et de GRH efficace et très répandu, quelle que soit la taille de l’entreprise. Ses objectifs sont multiples puisqu’elle concerne à la fois le salarié, le DRH, le manager et le candidat.
Faciliter les recrutements
Lors du processus de recrutement, la fiche de poste est considérée comme un outil de gestion où est défini précisément le profil de poste à pourvoir ou le profil du candidat attendu. Elle contient donc une base d’informations utiles pour la rédaction d’une offre d’emploi. Pour le recruteur, la fiche de poste simplifie également l’étape du sourcing et le tri des candidatures pour trouver le candidat idéal.
Lors de l’entretien d’embauche, elle sert également de support pour recruter, en complément des CV et lettre de motivation qui retracent le parcours professionnel. En outre, les exigences du poste à pourvoir y étant décrites, l’outil optimise également l’intégration d’une nouvelle recrue (onboarding), et facilite aussi l’appropriation du poste par un intérimaire ou un contractuel.
Favoriser la communication
En interne
En fonction de la stratégie RH de l’entreprise, la fiche de poste peut être considérée comme un véritable outil de communication interne pour valoriser l’expérience professionnelle et les compétences d’un collaborateur, à condition d’être accessible à tous. Ainsi, les fiches de postes peuvent être intégrées au SIRH, outil de gestion indispensable à la direction des ressources humaines.
À l’externe
La fiche de poste est également un outil de communication externe qui peut être transmis à un candidat pour l’aider à postuler et à se positionner dans l’entreprise, tout en permettant au responsable du recrutement de recevoir des profils qualifiés. Un atout pour la marque employeur !
Gérer les talents
Les fiches de postes sont également utiles à la direction des ressources humaines pour élaborer une cartographie des compétences. Dans le cadre d’une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), et d’une stratégie de mobilité interne, elles facilitent la gestion des talents et la construction du plan de développement des compétences (ex-plan de formation).
De plus, la fonction ressources humaines peut être amenée à revoir l’organisation du travail. Grâce aux fiches de postes, elle dispose d’une connaissance précise du contenu de chaque poste, qu’elle peut alors redéfinir, si nécessaire, pour optimiser certains processus.
Servir de référence
La fiche de poste est un document de référence :
- Pour les entretiens
Le descriptif du poste est une base de dialogue lors des entretiens entre le salarié et son supérieur hiérarchique, en particulier au cours de l’entretien annuel d’évaluation. Ce moment est l’occasion pour un équipier d’échanger avec son manager sur les moyens octroyés et les éventuelles difficultés rencontrées pour atteindre les objectifs.
La fiche de poste sert également de support lors de l’entretien professionnel, qui est consacré au projet du salarié et à ses besoins de formation.
- En cas de litiges
Créer une fiche de poste peut également être pratique en cas de litige. Au sein d’une équipe pluridisciplinaire, elle permet d’identifier le périmètre de chaque poste et de définir qui fait quoi ? Elle sert aussi de repère pour vérifier l’adéquation entre les missions demandées et les activités réalisées concrètement, contribuant donc à détecter les besoins en formation.
- Pour la prévention des risques
La fiche de poste peut aussi être utile aux services de santé et sécurité au travail, car elle spécifie les missions réalisées par le salarié et renseigne sur les risques professionnels inhérents au poste. Ceux-ci peuvent donc être intégrés dans une démarche de prévention des risques.
Comment rédiger une fiche de poste ?
S’il n’y a aucun caractère obligatoire, de grandes tendances apparaissent concernant la forme et le contenu de la fiche de poste, et, avec elles, un certain nombre de rubriques.
Les outils d’aide à la rédaction
- L’analyse du poste est un moyen efficace pour faire un descriptif détaillé des activités réalisées et affine la vision que l’on peut avoir du poste et de ses attentes. Cette analyse consiste en un entretien approfondi et/ou une observation des situations professionnelles sur le terrain et de l’environnement de travail.
- Pour vous aider dans la rédaction, il existe de nombreux référentiels compétences ou des fiches-métiers en lien avec le secteur d’activité concerné. De même, la convention collective dont vous dépendez contient des informations sur les postes de travail.
- Partir d’un exemple de fiche de poste sur internet simplifie aussi la rédaction. Dans le domaine de la fonction publique, le répertoire interministériel des métiers de l’État (RIME), l’équivalent du ROME de Pôle emploi, recense différents métiers par domaine fonctionnel, ou par compétences. Utiliser un modèle de fiche permet d’appréhender les différentes rubriques du document que vous souhaitez construire.
Qui rédige la fiche de poste ? Là non plus, il n’y a pas de règle. La fiche de poste est souvent rédigée par le service RH et/ou les managers, de préférence en concertation avec les collaborateurs. Ce travail collaboratif participe à la reconnaissance des salariés, un bon levier pour les fidéliser. Avant tout recrutement, il est fortement recommandé à la personne en charge du recrutement de vérifier auprès du supérieur hiérarchique direct la validité des informations contenues dans la fiche de poste.
Quel est son contenu ?
Le descriptif du poste
Commencez par donner un intitulé au poste, avant de rédiger une description des activités principales et secondaires du poste.
Les objectifs
Déterminer les objectifs et les résultats attendus sur le poste donne du sens au travail et prépare l’évaluation annuelle, le cas échéant.
Les pré-requis
Puis, spécifiez le statut et les pré-requis pour occuper le poste, à savoir les compétences nécessaires et les qualités requises, notamment les qualités relationnelles et les soft skills. Si vous le souhaitez, il est possible de mentionner les qualifications (permis, habilitations…), les diplômes ou niveaux requis pour le poste (Bac pro, BTS, Bac +3…), et, éventuellement, l’ensemble des connaissances à mobiliser.
Par exemple, pour occuper un poste de data manager ou de webmaster, la maîtrise de certains outils informatiques est indispensable. Il est possible également de mentionner une fourchette salariale, même si la rémunération figure en priorité sur le contrat de travail.
Les relations
Déterminer les relations hiérarchiques et fonctionnelles du titulaire du poste permet à ce dernier de se situer dans l’organigramme. Pour aller plus loin, il est intéressant de spécifier les relations internes et externes que le titulaire du poste est susceptible d’entretenir.
Les conditions de travail
De plus, un texte descriptif de l’environnement de travail est nécessaire. En effet, dans le cadre de la prévention des risques professionnels, les conditions de travail doivent être précisées pour les métiers spécifiques, manuels ou physiques, comme mécanicien, opérateur usinage, etc.
Bien qu’elle ne soit toujours pas obligatoire, la fiche de poste a le mérite d’exister et de clarifier les attentes de l’entreprise vis-à-vis de chacun de ses salariés. Outil évolutif, sujet de questionnements sur les responsabilités et les liens au sein des équipes, la fiche de poste permet aussi d’officialiser et de formaliser les missions réellement effectuées. En ce sens, elle représente un levier de reconnaissance et de motivation. À utiliser sans modération !
