Outil de pilotage de la politique sociale de l’entreprise, le plan de formation, remanié désormais en plan de développement des compétences, a été initié pour une gestion dynamique, plutôt que prévisionnelle, des emplois et des parcours professionnels, soit la GEPP (ex-GPEC).
Désormais, l’action de formation est considérée comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel, selon des modalités plus agiles qu’auparavant. Quelles sont les principales évolutions pour les professionnels des ressources humaines ? Comment élaborer de manière optimale un plan de développement des compétences ? Voici quelques rappels et recommandations.
Les changements introduits par la réforme de la formation
La loi sur l’avenir professionnel, entrée en vigueur le 1er janvier 2019, introduit une nouvelle réforme de la formation professionnelle avec :
- La monétisation du compte personnel de formation (CPF),
- La transformation des OPCA en OPCO, qui deviennent des opérateurs de compétences,
- La création de France compétences, un organisme national unique pour gérer les fonds de la formation professionnelle.
- La création de la fonction de conseiller en évolution professionnelle : des organismes comme Pôle Emploi, Cap Emploi, l’Apec, entre autres, peuvent jouer ce rôle.
- La possibilité de suivre une action de formation en situation de travail (FEST), complète l’offre de formation en présentiel, et, en tout ou partie à distance.
Rappel du cadre et des obligations légales
Le Code du travail stipule que l’employeur doit veiller à l’employabilité des salariés et remplir son obligation de formation pour permettre l’exécution normale du contrat de travail de chaque salarié. Ainsi, parmi les obligations de formation de l’employeur figurent les formations à la sécurité et les actions nécessaires à l’adaptation des salariés à leur poste de travail et au maintien dans l’emploi.
Comme pour le plan de formation, si le salarié suit une formation au titre du plan de développement des compétences, le départ en formation constitue du temps de travail effectif, avec le maintien de la rémunération.
Enfin, mettre en œuvre le plan de développement des compétences implique de consulter au préalable les représentants du personnel, ainsi que d’inscrire dans la BDESE les orientations de la formation professionnelle.
L’élaboration du plan de développement des compétences
Avant toute chose, le DRH ou la personne en charge de la formation doit commencer par une analyse des besoins pour les faire coïncider avec les objectifs de performance de l’entreprise.
La définition des besoins globaux
Le plan de développement des compétences (plan de formation) doit prévoir pour l’année et, si possible sur plusieurs années, l’évolution de l’entreprise et, avec elle, les besoins en compétences supplémentaires. Il s’agit de besoins collectifs liés au développement technologique, avec, par exemple, l’arrivée de nouveaux outils ou encore la création d’un nouveau département à l’international, etc.
Laformation aura pour objectif de permettre le bon fonctionnement et la compétitivité de l’entreprise.
Le recueil des besoins individuels
De leur côté, les salariés peuvent émettre leurs souhaits de formation sans pour autant qu’ils répondent aux besoins de l’entreprise.
En général, les besoins de formation sont détectés au cours de l’entretien professionnel, soit par le manager, soit par le collaborateur qui en formule la demande. Ces besoins sont ensuite transmis au DRH qui les intègre ou non dans le plan de développement des compétences.
La mise en place du plan de développement des compétences
La construction d’un plan de développement des compétences (plan de formation) implique donc de faire certains choix et de mesurer les écarts entre les souhaits des collaborateurs et les besoins globaux, afin de décider quelles actions seront mises en œuvre. Pour être efficace et cohérent, le plan doit présenter ses grandes orientations stratégiques en lien avec la politique RH de l’entreprise.
Le contenu du plan de formation
Les types d’actions
Le plan de développement des compétences (plan de formation) regroupe l’ensemble des actions à mettre en place pour l’adaptation au poste de travail des salariés, ainsi que pour le développement des compétences.
Il comporte plusieurs types d’actions, à l’initiative de l’employeur : d’une part, les formations obligatoires et indispensables au maintien dans l’emploi (CACES, habilitations…), d’autre part, les actions dites « facultatives » décidées par l’entreprise, qui répondent en général à des objectifs stratégiques.
Pour chaque action inscrite dans le plan, il est essentiel de rappeler les objectifs de la formation, la durée de la formation, ainsi que de prévoir son financement, la période, les organismes de formation qui la dispensent pour réunir les budgets nécessaires à l’action.
Les formations transversales
Vous pouvez également intégrer dans votre plan de développement des compétences (plan de formation) des actions de formation transversales, déclinant la politique de formation avec, par exemple, des actions de lutte contre l’illettrisme, d’actualisation des compétences informatiques, ou plus rares, des actions de reconversion.
Si la demande de formation relève des pouvoirs de décision de l’employeur, il existe néanmoins des possibilités de refus du salarié, ce qui ne constitue pas un motif de licenciement.
Ne peuvent lui être imposés la réalisation d’un bilan de compétences, la validation des acquis de l’expérience (VAE), le suivi d’une formation en dehors du temps de travail ou encore le suivi d’une longue formation.
Le déploiement de la formation implique également une gestion administrative relativement chronophage et rigoureuse (envoi de convocation au salarié pour lui préciser où la formation se déroulera, programme de formation, évaluation…). Mais il est toujours possible d’optimiser la mise en œuvre du plan en appliquant certaines bonnes pratiques.
Optimiser le plan de développement des compétences
Qu’il s’agisse d’actions de développement ou d’acquisition de nouvelles compétences, il est important de tirer vers le haut vos collaborateurs en leur permettant d’acquérir des compétences qui seront utiles dans leur vie professionnelle. Former vos salariés, c’est aussi entretenir le capital humain de l’entreprise.
Quelques bonnes pratiques
Un outil de pilotage complémentaire
Le plan de développement des compétences participe à une gestion des carrières efficaces, en complément d’autres outils, comme la cartographie des compétences et la pyramide des âges. Ainsi, lorsqu’un nouveau poste est à pourvoir, il est nécessaire de se poser la question de la mobilité interne, de la nécessité d’une formation, ou de l’opportunité d’un recrutement externe.
Visez la certification
Les actions de formation prévues par le plan de développement des compétences (plan de formation) offrent la possibilité d’acquérir un bloc de compétences ou une certification professionnelle, inscrite au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).
Pensez à la formation interne
Créer votre catalogue de formations en interne permet de diminuer les coûts de formation. Pensez, par exemple, à exploiter les compétences récemment acquises par un collaborateur de retour de formation. Sur la base du volontariat, vous pouvez l’inciter à transmettre ce qu’il a appris à d’autres salariés. C’est également un excellent moyen d’agir sur la reconnaissance et la motivation de vos collaborateurs.
Communiquez sur votre plan
Selon les entreprises, la question du temps dont on dispose et de l’envie de partir en formation se pose régulièrement. C’est pourquoi, il est important de souligner les bénéfices de nouveaux apprentissages et de valoriser leur apport dans le quotidien professionnel. Communiquer sur votre plan et donner du sens à la formation renforcent d’autant plus la motivation des collaborateurs.
Utilisez le CPF
La mise en place du compte personnel de formation (plan de formation) permet au salarié de réaliser une formation à son initiative en dehors du temps de travail, donc sans l’accord de l’employeur.
Cependant, il est dans l’intérêt de chacun, employeur comme salarié, de trouver un accord pour utiliser le CPF afin de financer une formation, qui figure dans la liste des actions de formation éligibles.
En effet, l’entreprise a la possibilité d’abonder le CPF, permettant ainsi une prise en charge financière plus importante. Le salarié monte en compétences et peut le cas échéant, suivre une formation plus longue, tandis que l’entreprise gagne en expertise tout en réduisant les coûts.
Budgétisez malin
Faites jouer la concurrence : N’hésitez pas à demander un devis à plusieurs organismes de formation et à négocier les tarifs en fonction du taux de remplissage des formations.
Afin d’optimiser les coûts de formation, étudiez les différentes possibilités de financementde la formation (région, CPF…) et de co-financement par l’Europe (le FSE), et consultez votre OPCO.
Par ailleurs, il est fortement recommandé de prévoir une enveloppe optionnelle dans le budget formation, pour pouvoir répondre à d’éventuelles autres demandes non prévues.
L’évaluation des formations
À court terme, le suivi des formations permet d’évaluer la satisfaction des collaborateurs et, à plus long terme, de mesurer les résultats sur leur performance, et, le cas échéant, d’effectuer des ajustements sur le plan de développement des compétences de l’année suivante.
Le suivi régulier et l’évaluation du plan de développement des compétences (plan de formation) permet de contrôler son avancement et son efficacité, ainsi que d’y apporter des ajustements en temps réel. La proactivité et l’agilité sont désormais de mise pour s’adapter à l’évolution des emplois et à leur adéquation avec les besoins de l’entreprise.
