Soucieuses de trouver le candidat idéal qui répondra au mieux à leurs besoins, les entreprises oublient parfois que l’acceptation de l’offre d’emploi ne constitue que le point de départ de leur nouvelle relation. Pour la faire perdurer et garantir une collaboration pérenne, réussir l’onboarding reste essentiel. Découvrez comment mettre en place un processus d’onboarding efficace.
Qu’est-ce que le processus d’onboarding ?
L’onboarding est un terme anglais qui signifie littéralement « l’embarquement ». Appliqué au domaine des Ressources humaines, on le traduit plus volontiers par « l’intégration ». Il correspond à toutes les actions qu’une entreprise met en place pour intégrer un nouvel employé et faciliter ses débuts. À son arrivée, il doit se familiariser avec son environnement de travail, comprendre les procédures, la culture et les attentes de l’entreprise tout en se montrant compétent dans son poste.
L’onboarding profite à la fois à l’expérience candidat (quand il s’applique avant l’arrivée du salarié) et à l’expérience collaborateur (lorsque le candidat commence ses premiers pas dans l’entreprise). La période d’intégration peut durer plusieurs mois, parfois même une année, le temps pour le salarié de maîtriser son poste.
Ainsi, l’onboarding complète la stratégie de recrutement. Il valorise la marque employeur et montre au talent qu’il a fait le bon choix. En effet, sans un onboarding efficace, les promesses affichées par l’entreprise pendant le processus de recrutement pourraient sonner faux et inciter l’employé à se défaire trop tôt de son nouvel engagement.
Pourquoi l’onboarding est-il primordial ?
Intégrer le candidat à la culture de l’entreprise
Toutes les entreprises souhaitent que le salarié fraîchement recruté devienne rapidement performant dans son travail. Elles y parviendront avec un onboarding bien mené qui développe le sentiment d’appartenance. En profitant de l’enthousiasme des premiers mois, la motivation et l’implication peuvent être décuplées.
C’est en lui expliquant ses codes, ses règles et les habitudes de chacun que le collaborateur pourra trouver sa place et se sentir intégré. À l’entreprise de lui prouver que l’image qu’il a perçue pendant le recrutement est réelle et ainsi valider son choix.
Améliorer la productivité
Lorsqu’un salarié adhère pleinement à la culture et aux valeurs de l’entreprise, son engagement et sa performance sont considérablement renforcés. De la même façon, un employé accueilli avec soin deviendra plus motivé et sera prêt à atteindre les objectifs.
Ce temps d’adaptation permet également au collaborateur de se familiariser avec ses outils de travail et avec son environnement. Il peut alors acquérir progressivement toutes les compétences que l’on espère de lui. L’entreprise ne doit pas considérer qu’il s’agit de temps perdu, mais plutôt l’envisager comme un vrai investissement qui rend le nouveau salarié opérationnel, efficace et productif.
En optimisant l’onboarding, l’entreprise répond mieux aux besoins de sa recrue et réduit les pertes de temps au moment de la prise de poste. Le collaborateur a ainsi l’occasion de montrer l’étendue de ses compétences. Il sera plus facile de juger avec pertinence du travail accompli pendant la période d’essai.
Fidéliser les talents
Une fois le salarié embauché, il reste un enjeu de taille pour les Ressources humaines : celui de le garder et de le fidéliser. En recherche active d’emploi depuis peu, il est certainement encore courtisé par d’autres sociétés. Pour accroître le taux de rétention, maintenir l’attention et éviter les démissions précoces, l’onboarding joue un rôle important.
Une intégration bâclée qui laisse le collaborateur livré à lui-même peut l’amener à accepter une nouvelle proposition, qui viendrait à point nommé. Les salariés n’hésitent plus à partir lorsque l’entreprise ne correspond pas à leurs attentes alors même qu’ils sont embauchés depuis quelques mois, voire quelques jours.
Pour éviter le « ghosting » (des salariés qui vous oublient aussitôt recrutés, faute de nouvelles suffisantes de l’entreprise) ou le « shift shock » (le décalage entre la réalité et la perception qu’a eu le candidat de l’entreprise avant l’embauche), l’onboarding devient aussi important que le recrutement lui-même.
Comment créer un processus d’onboarding efficace ?
C’est en faisant appel aux services d’une agence conseil RH que l’entreprise trouvera les meilleurs professionnels pour optimiser son onboarding. Pour favoriser sa réussite, l’entreprise cherchera à en améliorer l’organisation grâce à quelques étapes clés.
Préparer un programme d’intégration
L’intégration d’un nouveau salarié ne peut s’improviser. Elle nécessite une préparation minutieuse et ceci bien avant son arrivée. Cette phase que l’on nomme pré-boarding se déroule entre le moment où le candidat a obtenu une promesse d’embauche et le jour où il franchit les portes de l’entreprise pour commencer son travail.
Pour construire un plan d’intégration structuré, l’entreprise peut :
- Anticiper les démarches administratives. En proposant le contrat de travail avant son arrivée, l’entreprise libère le collaborateur de cette contrainte pour le premier jour.
- Préparer le lieu et le matériel de travail. Même si le flex office est apprécié, le salarié peut avoir besoin d’un poste de travail pour déposer ses affaires personnelles et s’isoler quelques minutes. Il y trouvera son ordinateur, ses codes d’accès, un numéro de téléphone professionnel, un badge, etc.
- Présenter l’entreprise, les managers et les collègues. Pour mobiliser en interne sans créer une surcharge de travail, l’entreprise peut solliciter un collaborateur volontaire pour aider à la préparation et accueillir le nouveau venu.
- Réfléchir au programme du jour J. En formalisant une rencontre avec les collègues, un pot de bienvenue, un déjeuner en équipe… En structurant cette première journée avec des points forts et un temps de visite… Pour cela, il est fondamental d’en discuter au préalable avec les membres des équipes et d’annoncer systématiquement la venue des nouveaux employés à l’ensemble des collaborateurs.
Maintenir la communication jusqu’à l’arrivée du candidat
L’entreprise a trouvé la perle rare et la date d’arrivée est fixée. L’essentiel est déjà fait, mais elle ne doit pas s’arrêter en si bon chemin.
Le candidat est un futur collaborateur avec lequel l’entreprise doit communiquer :
- Cela développe son sentiment d’appartenance et sa motivation.
- Il a été le centre de l’attention pendant la phase de recrutement. L’entreprise doit éviter la désillusion en « l’oubliant » sitôt embauché et ainsi permettre une meilleure rétention du collaborateur.
- Il sera moins stressé le jour de sa venue s’il a eu connaissance des informations les plus importantes en amont.
- Il sera plus réceptif à son environnement de travail et plus vite opérationnel.
L’accueil du candidat
Tout semble prêt pour accueillir le talent : un espace de travail personnel, un ordinateur en service, son livret d’accueil, son badge d’accès, sa carte de cantine, les goodies de l’entreprise… Il reste le plus important : une équipe pour l’accueillir. Imaginons que ce soit VOUS. Notez cette date sur votre planning. Elle est prioritaire. Oubliez le rendez-vous client de dernière minute, la réunion improvisée entre managers ou le dossier urgent. L’arrivée de votre nouveau collaborateur devient la priorité du jour.
Sortez votre plus beau sourire et faites-lui découvrir les locaux, présentez-lui l’équipe, accompagnez-le pour le déjeuner à la cantine ou le restaurant du coin, celui où vous emmenez tous vos clients… Familiarisez-le avec les petites habitudes de l’entreprise, discutez des missions qui seront les leurs, des attentes de la société, du rôle de chacun dans l’organigramme. Mettez-le à l’aise et prouvez-lui que votre entreprise est celle qu’il espérait.
Le suivi pendant la période d’essai
Un cadre de travail structuré va permettre au nouvel employé de monter en compétences et de s’adapter rapidement à son environnement professionnel. Pendant cette période, le manager doit savoir se rendre disponible. L’idéal ? Prévoir des entretiens réguliers, tous les quinze jours ou tous les mois pour échanger sur son intégration, faire le point sur ses difficultés et lui apporter l’aide dont il aurait besoin. Plus les problèmes seront identifiés tôt, plus il sera facile de les résoudre.
Une communication fluide reste essentielle pour évaluer si la collaboration se passe bien et confirmer (ou non) l’embauche à la fin de la période d’essai. Chacun doit pouvoir s’exprimer librement et donner son feedback sur les jours ou les mois qui viennent de s’écouler. Le temps investi peut paraître important, mais il permet à l’employé et à l’employeur de valider leurs choix et d’espérer une collaboration fructueuse sur la durée.
La fin de la période d’essai sera l’occasion de dresser un bilan. Il portera sur le bon déroulement du processus d’onboarding ou ses manques, sur des besoins en formation, mais aussi sur la prise en main du poste par le salarié.
L’attribution d’un mentor
Si l’entreprise en a la possibilité, un salarié volontaire peut chaperonner la nouvelle recrue. Ce mentor sera son référent, une oreille toujours attentive à qui il pourra poser toutes ses questions sans la crainte de déranger ou d’être jugé sur ses capacités. Ce n’est donc pas un supérieur hiérarchique, mais plutôt un collègue. Contrairement au manager, il ne va pas se focaliser sur les performances et l’atteinte des objectifs.
Le rôle du tuteur peut aller au-delà : créer du lien avec les collègues, présenter les clients ou indiquer les restaurants alentour, les clubs de sport et les lieux où l’équipe se réunit après le travail. C’est en évitant l’isolement des nouveaux embauchés que l’entreprise s’assure d’un onboarding réussi.
Les outils pour faciliter le processus d’onboarding
Pour faciliter le processus d’onboarding, les outils de communication interne, l’intranet par exemple, permettent d’informer de la venue du salarié, d’accéder aux renseignements administratifs, à l’actualité de l’entreprise, au livret d’accueil en format numérique…
Un parcours de formation personnalisé peut être créé rapidement en conjuguant l’IA et le management, grâce aux échanges entre le collaborateur et son manager, échanges qui auront jalonné ces premiers mois.
Enfin, l’entreprise peut suggérer à la nouvelle recrue de compléter un rapport d’étonnement. Dans ce document, elle va décrire ce qui « l’étonne » depuis son arrivée. Ce sera un moyen de repérer les dysfonctionnements et de trouver des pistes d’amélioration pour les prochains onboarding.
