En entreprise, le temps est roi. Ressource précieuse et limitée, il conditionne la productivité, la performance et, in fine, la compétitivité. Mais comment l’optimiser efficacement ? Comment s’assurer qu’il est réparti de façon juste entre les différentes tâches, projets et collaborateurs ?
Une réponse : la gestion des temps et des activités (GTA). De quoi s’agit-il ? Quels sont ses avantages ? Et quels outils utiliser pour bien la piloter. Guide de la GTA en entreprise.
Qu’est-ce que la GTA (gestion des temps et des activités) ?
Comme son nom l’indique, la GTA RH – ou gestion des temps et des activités – désigne l’ensemble du domaine de la gestion des temps et des activités, à savoir :
- Les temps de travail des collaborateurs ;
- Les présences ;
- Les absences des salariés : congés payés, arrêts maladie… ;
- L’analyse des activités des employés ;
- Le pointage ;
- La gestion des temps plein, partiels…
Elle s’applique à toutes les entreprises, quels que soient leur taille ou leur effectif, et dans tous les secteurs d’activité.
En d’autres termes, la GTA permet de centraliser, suivre et analyser l’ensemble des données liées au temps de travail et aux activités des collaborateurs. Elle offre ainsi une vision claire et objective de la répartition du temps, ce qui facilite à la fois la planification, le pilotage et la prise de décision.
Quels sont les objectifs de la gestion des temps et des activités (GTA) ?
Les enjeux de la gestion des temps et des activités sont multiples et participent à la performance de l’entreprise.
Simplifier la gestion des ressources humaines
Avant la digitalisation du monde RH, la GTA était gérée grâce à des feuilles Excel et des documents à n’en plus finir. Puis, des outils sont apparus pour simplifier la gestion des temps et des activités. Désormais, les RH peuvent centraliser toutes les informations à un même endroit, afin de planifier les horaires en fonction des besoins réels.
En automatisant la collecte et le suivi des données, la GTA réduit considérablement les tâches administratives chronophages. Fini le suivi manuel des absences, les erreurs de saisie ou les doublons : tout est enregistré en temps réel, fiable et facilement accessible. Les responsables RH gagnent ainsi du temps pour se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement des managers ou le développement des talents.
Améliorer la productivité
Grâce à un suivi analytique, précis et complet du temps de travail – qui peut être décliné par équipe, par projet, par tâche -, la GTA permet d’identifier les goulots d’étranglement, les surcharges ou au contraire les temps morts dans l’organisation.
Cette visibilité facilite une répartition plus équilibrée de la charge de travail et une allocation optimale des ressources humaines. Chaque collaborateur sait exactement où concentrer ses efforts, et les managers peuvent ajuster les plannings en fonction des priorités réelles.
En conséquence, l’entreprise gagne en efficacité opérationnelle :
- les temps improductifs sont réduits,
- les retards de projet sont limités,
- la performance collective est renforcée.
Au-delà de la simple mesure du temps, la GTA devient donc un véritable levier stratégique de performance, permettant d’améliorer le rendement global tout en préservant l’équilibre des équipes.
Se conformer au droit du travail
Les exigences législatives évoluent vite, et il peut parfois être difficile pour les RH de suivre le rythme. Heureusement, les logiciels GTA permettent aujourd’hui de s’adapter à toutes les normes du droit du travail, tout en prenant en compte les accords de chaque branche, les conventions collectives et les accords d’entreprise spécifiques à chaque secteur d’activité.
Répondre à des enjeux de transparence
La GTA ne se limite pas à un simple outil de planification : elle constitue aussi un levier essentiel de transparence au sein de l’entreprise. En offrant une vision claire, partagée et objective des temps de travail, des absences et des activités, elle supprime toute zone d’ombre ou impression d’injustice dans la répartition de la charge de travail.
Chaque collaborateur sait exactement comment son temps est comptabilisé et valorisé, tandis que les managers disposent de données fiables pour expliquer leurs décisions. Cette transparence contribue non seulement à prévenir les tensions liées à la gestion des horaires, mais aussi à renforcer l’équité et la confiance entre salariés, managers et direction.
Instaurer un climat de confiance et favoriser la QVT
La gestion des temps et des activités ne se limite pas à une dimension purement organisationnelle : elle a un impact direct sur la qualité de vie au travail (QVT). En apportant plus de clarté et de prévisibilité dans la répartition du temps, la GTA contribue à réduire le stress lié aux plannings instables, aux heures supplémentaires imprévues ou aux conflits d’agenda. Les collaborateurs disposent d’une meilleure visibilité sur leur charge de travail et sur leurs temps de repos, ce qui favorise un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
De leur côté, les managers bénéficient d’outils fiables pour anticiper les besoins en ressources, ajuster les plannings sans favoritisme et dialoguer de façon plus transparente avec leurs équipes.
Ce climat de confiance et de justice perçue est un facteur essentiel de bien-être au travail, de motivation et d’engagement. En d’autres termes, une GTA bien pilotée devient un levier stratégique de QVT, en alliant performance collective et satisfaction individuelle.
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion du temps de travail ?
Une mauvaise gestion du temps de travail entraîne rapidement des répercussions négatives sur l’ensemble de l’organisation. En premier lieu, elle favorise les déséquilibres de charge entre les équipes, générant surmenage pour certains collaborateurs et sous-utilisation pour d’autres. Ces dysfonctionnements se traduisent par une baisse de productivité, une augmentation des erreurs et, par conséquence, des retards dans la réalisation des projets.
Sur le plan humain, l’absence de visibilité et de transparence sur les horaires ou les absences crée frustration, tensions et démotivation, pouvant aller jusqu’à l’augmentation du turnover et de l’absentéisme.
Enfin, sur le plan légal, un suivi approximatif du temps de travail expose l’entreprise à des risques de non-conformité avec la législation, et donc à des litiges ou sanctions financières.
Pourquoi utiliser un logiciel pour la gestion des temps et des activités ?
Le temps des feuilles Excel et des blocs de papiers est révolu ! Aujourd’hui, les services des ressources humaines ont presque tous adopté des outils RH, y compris pour superviser la GTA. Cette digitalisation a profondément transformé la fonction, en apportant des bénéfices concrets tant pour les collaborateurs que pour l’entreprise.
Un gain de temps
Avec un logiciel dédié, la saisie et la consolidation des données sont automatisées. Fini les heures passées à collecter, vérifier et reporter manuellement les informations. Les managers et les RH disposent d’outils simples et rapides, ce qui leur permet de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Moins d’erreurs
La gestion manuelle multiplie les risques d’incohérences, de doublons ou de pertes d’information. Un logiciel de GTA fiabilise les processus : calculs automatisés des heures, application des règles légales et conventionnelles, alertes en cas d’anomalie. Résultat : une réduction significative des erreurs et des contestations.
Un suivi en temps réel
Les données sont centralisées et mises à jour instantanément. Les managers peuvent suivre l’activité de leurs équipes au jour le jour, anticiper les besoins en effectifs et prendre des décisions éclairées. Les collaborateurs, eux, accèdent directement à leurs compteurs (congés, heures supplémentaires, absences), ce qui renforce la transparence.
Une meilleure collaboration des équipes
Grâce aux portails et applications accessibles à tous, la communication entre les RH, les managers et les salariés est fluidifiée. Les demandes d’absences, validations ou corrections s’effectuent en quelques clics. Ce mode collaboratif améliore l’expérience collaborateur et favorise un climat social plus serein.
Comment bien choisir son logiciel GTA ?
Le choix d’un logiciel de gestion des temps et des activités ne doit rien laisser au hasard : il conditionne non seulement la conformité légale, mais aussi la productivité et le climat social de l’entreprise. Face à une offre de plus en plus variée, il est essentiel de procéder avec méthode.
Les questions à se poser
Avant de comparer les solutions disponibles, l’entreprise doit clarifier ses besoins réels :
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Quelles sont mes contraintes légales et conventionnelles ?
Chaque secteur et chaque convention collective ont leurs spécificités. Le logiciel doit intégrer ces règles pour éviter toute non-conformité.
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Quel est mon périmètre de gestion ?
S’agit-il uniquement de gérer les présences/absences, ou faut-il également intégrer le suivi des activités, la planification, la gestion des astreintes, le télétravail ?
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Quelle est la taille de mon organisation ?
Les besoins d’une PME de 50 salariés ne sont pas les mêmes que ceux d’un groupe international. La solution doit être évolutive.
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Quel niveau d’autonomie je veux donner aux collaborateurs et aux managers ?
Souhaite-t-on un portail self-service (demandes de congés, consultation des compteurs), une application mobile, ou une gestion centralisée uniquement par les RH ?
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Quelle intégration avec mes autres outils RH/paie ?
Un logiciel isolé crée des doubles saisies et des erreurs. La solution doit pouvoir s’interfacer avec la paie, le SIRH, voire avec des outils de gestion de projet.
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Quels sont mes objectifs stratégiques ?
Veut-on prioritairement réduire les tâches administratives, améliorer la productivité, renforcer la transparence, ou encore mesurer la performance par projet ?
Les fonctionnalités essentielles d’un outil de gestion des temps
- Pointage et suivi du temps de travail : mise en place d’outils pratiques pour enregistrer les heures d’arrivée et de départ, ainsi que des tableaux de suivi détaillant les heures effectuées.
- Organisation des plannings : création des horaires de travail, de manière automatique ou manuelle, selon les besoins de l’activité et les disponibilités des équipes. Les plannings peuvent être modifiés en temps réel pour s’adapter aux imprévus, comme une absence de dernière minute.
- Gestion des congés et absences : plateforme en ligne permettant aux collaborateurs de formuler leurs demandes de congés, avec un processus d’approbation automatisé ou manuel. Le système assure également l’enregistrement et l’analyse des différents types d’absences (maladie, congés payés…).
- Analyse et reporting : tableaux de bord et outils de visualisation permettant de suivre les heures réalisées, les heures supplémentaires, les absences et divers indicateurs de performance.
Les critères de sélection d’un logiciel GTA
Une fois les besoins identifiés, certains critères sont incontournables pour bien choisir :
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La simplicité d’utilisation
Un logiciel doit être intuitif pour l’ensemble des utilisateurs (RH, managers, collaborateurs). Si l’outil est perçu comme trop complexe, il sera sous-exploité.
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La flexibilité et l’évolutivité
L’organisation évolue : croissance de l’effectif, nouveaux accords, généralisation du télétravail. Le logiciel doit pouvoir s’adapter sans nécessiter une refonte complète.
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La conformité légale intégrée
Le respect du droit du travail, des conventions collectives et des accords d’entreprise doit être automatisé. Les mises à jour réglementaires doivent être assurées par l’éditeur.
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La mobilité et l’accessibilité
Avec la montée en puissance du télétravail et des équipes terrain, un logiciel GTA doit être accessible partout (portail web, application mobile sécurisée).
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L’intégration avec l’écosystème RH et SI
Un bon logiciel ne doit pas être une “silo solution” mais s’interfacer avec la paie, le SIRH, ou encore la gestion de projet.
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La fiabilité et la sécurité des données
La GTA manipule des données sensibles (temps de travail, absences, arrêts maladie). La solution doit être conforme au RGPD et garantir un haut niveau de protection.
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Le support et l’accompagnement
Un logiciel n’est efficace que si les utilisateurs sont bien formés et accompagnés. La qualité du service client, la réactivité du support et la disponibilité des formations sont des critères clés.
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Le rapport coût / bénéfices
Au-delà du prix, il faut mesurer les gains attendus : réduction des erreurs de paie, économies de temps administratif, amélioration de la productivité. Un ROI clair doit être établi.
Les erreurs à éviter lors du choix d’un logiciel GTA
Un bon choix ne dépend pas seulement de ce qu’on recherche, mais aussi de ce qu’il faut absolument éviter :
- Se focaliser uniquement sur le prix : une solution peu chère mais inadaptée peut coûter beaucoup plus en temps perdu, erreurs de paie ou mécontentement des salariés.
- Sous-estimer l’accompagnement : un logiciel performant sans formation ni support devient vite un casse-tête.
- Oublier l’expérience utilisateur : si l’outil est trop complexe, managers et collaborateurs ne l’utiliseront pas correctement.
- Négliger la mobilité : dans un contexte de télétravail ou d’équipes terrain, l’absence d’accès mobile est un vrai frein.
- Ignorer l’évolutivité : choisir une solution figée peut obliger à changer d’outil au bout de 2 ans.
