Avec l’accélération de la transformation digitale des entreprises, le SIRH s’impose dans la gestion des ressources humaines des grandes entreprises et des PME. Bien plus qu’un simple outil RH, il répond aux besoins opérationnels en simplifiant les processus organisationnels, et, surtout, de par les flux d’informations qu’il contient, il constitue une aide à la décision stratégique.
Comment le SIRH impacte-t-il la gestion du capital humain ? Quelles sont les conséquences pour l’entreprise ? Voici toutes les informations pour vous aider à choisir la meilleure solution RH pour votre organisation.
Définition
Le SIRH ou système d’information des ressources humaines est un outil de gestion RH, avec une base de données et un ensemble de briques logicielles couvrant tous les processus RH de l’entreprise et ses besoins opérationnels.
C’est un système d’information appliqué au domaine des ressources humaines, qui permet de centraliser les différentes sources d’information de la fonction ressources humaines : la gestion de la paie, la gestion des congés et notes de frais, la gestion des talents, le plan de développement des compétences (ex-plan de formation), la mobilité interne etc.
Les avantages du SIRH
Si l’objectif premier de cette solution RH est de gérer les ressources humaines, elle offre également de nombreux avantages en sus.
Respecter ses obligations légales
Pour commencer, un bon paramétrage de votre SIRH permet de vous assurer du respect de vos obligations légales, grâce à la création d’alertes pour rappeler le renouvellement de certaines habilitations, ou encore pour respecter la fréquence des visites médicales imposée par le droit du travail.
Également très utile en matière de santé et sécurité au travail, le logiciel SIRH représente une aide dans la prévention des risques professionnels et des risques psychosociaux (RPS), avec l’actualisation du document unique.
De plus, les éditeurs de logiciels prennent en compte les évolutions du droit social dans leurs mises à jour.
Sécuriser la gestion RH
En étant techniquement relié aux autres logiciels RH comme le logiciel de paie et le logiciel de gestion du temps, le SIRH permet d’établir les contrats de travail, les bulletins de paie, avec des informations fiables et sécurisées, tout en accélérant les processus administratifs et la dématérialisation.
Vous pouvez ainsi piloter efficacement la masse salariale. Les données dont dispose le département des ressources humaines sont centralisées, homogènes et actualisées en temps réel.
De plus, tous les collaborateurs du service RH – responsable paie, responsable de la formation, assistant RH, gestionnaire du personnel, responsable du recrutement, – ont accès aux mêmes informations, ce qui limite les erreurs dans des domaines très sensibles comme la politique de rémunération et les avantages sociaux.
Simplifier la GRH
Ce type de logiciel de gestion RH contribue également à la simplification des processus ressources humaines, et, par conséquent à une gestion des compétences plus efficiente. Il est capable notamment d’apporter une aide directe au management des ressources humaines.
En effet, les managers peuvent compléter, via un portail RH, les comptes rendus d’entretiens annuels et les évaluations de chaque collaborateur.
En outre, un rappel peut leur être envoyé au moment des entretiens professionnels. Le responsable RH exploite ensuite directement le résultat des entretiens, et, en particulier, les besoins de formation.
Gagner du temps
Le SIRH représente une solution RH à forte valeur ajoutée pour la gestion administrative du personnel grâce à l’automatisation de certaines tâches administratives.
Pour la gestion de la formation, par exemple, il permet d’automatiser l’élaboration de convocations à une action de formation, l’édition des plannings et de la feuille d’émargement. Qui dit gain de temps, dit aussi augmentation de la productivité…
Évoluer dans un climat social serein
Ce type d’outil RH contribue également à la transparence des informations et du dialogue social avec les instances représentatives du personnel, via des accès dédiés, notamment à la BDES. Il permet de compléter facilement le bilan social, avec le nombre d’accidents du travail, de recrutements etc. et de respecter le formalisme lié au CSE.
Améliorer la communication interne
Un portail RH, avec un accès en libre-service, permet de faciliter la communication interne et de répondre plus rapidement aux demandes des collaborateurs, ce qui fluidifie les relations avec la direction des ressources humaines.
Les salariés sont responsabilisés en effectuant eux-mêmes la pose de RTT, leur demande de congés, la saisie d’heures supplémentaires… De même, ils peuvent télécharger leur contrat de travail, leurs fiches de paie, ou encore leurs conventions collectives. Un réel atout pour l’expérience collaborateur et la fidélisation.
De plus, pour les entreprises multisites ou pour les salariés qui télétravaillent, cette solution digitale permet de décliner la même stratégie collaborative dans le management des ressources humaines de l’entreprise.
Un outil de performance RH
En pole position parmi les solutions de gestion RH, le SIRH a nettement accéléré la transformation numérique de la fonction rh, en lui permettant d’améliorer la gestion des ressources humaines et de se consacrer davantage au développement RH.
Décliner la stratégie d’entreprise
Délestés des tâches chronophages liées à la gestion administrative, DRH et responsables des ressources humaines peuvent se consacrer à des missions plus stratégiques telles que la mise en œuvre de la RSE, la qualité de vie au travail, la marque employeur, et/ou tout ce qui concerne le déploiement de la politique RH.
En outre, le fait de pouvoir mener des actions à plus forte valeur ajoutée augmente la performance RH.
Mieux gérer l’humain
En étant relié au logiciel de recrutement ou à l’ATS, le SIRH offre une vision précise des compétences disponibles et, grâce à sa brique « gestion des emplois et des compétences », permet un meilleur suivi des collaborateurs.
De plus, toutes les informations utiles à la GEPP (ex. GPEC) sont centralisées, ce qui permet d’agir sur l’évolution des carrières et la mobilité interne, ainsi que la formation pour développer les compétences. Cela renforce la reconnaissance dont ont besoin les salariés, tout en contribuant à les fidéliser.
Un outil d’aide à la décision
L’exhaustivité et la fiabilité des données RH disponibles permet de réaliser des croisements d’informations entre les processus de gestion, de générer des tableaux de bord et de produire des analyses qualitatives qui facilitent et sécurisent la prise de décision.
Grâce à un suivi précis des indicateurs, le responsable des ressources humaines dispose de moyens pour anticiper certaines initiatives, mais aussi pour mettre en place des actions correctives participant à l’amélioration continue de l’entreprise, avec une meilleure gestion du capital humain.
Comment choisir le bon SIRH ?
Choisir la solution SIRH idéale nécessite d’analyser en amont les besoins de l’entreprise. Pour ce faire, la consultation des futurs utilisateurs de l’outil est impérative.
Un pré-requis : la conduite du changement
Comme dans toute gestion de projet, le déploiement d’une nouvelle solution de gestion RH nécessite la mise en place d’une démarche de conduite du changement auprès des différentes parties prenantes.
En effet, cela implique une mise à plat des flux d’informations existants, engendrant potentiellement des modifications organisationnelles, notamment au niveau des processus de gestion administrative et processus de recrutement.
C’est à la direction des ressources humaines, accompagnée des consultants de la société d’édition de solutions logicielles, d’impliquer très tôt les collaborateurs dans le projet, afin qu’ils s’approprient le logiciel RH et ses fonctionnalités.
Les principaux critères à prendre en compte
Parmi les nombreuses solutions RH sur le marché, choisissez celle dont les fonctionnalités répondent le mieux à votre gestion des ressources humaines et à l’administration du personnel.
- Une solution RH globale ou modulaire ?
Multifonctionnel et complet, le SIRH constitue une solution idéale pour la gestion des ressources humaines. En fonction de votre budget et/ou de la taille de l’entreprise, un module RH connecté à votre ERP (Enterprise Resources Planning) pourra suffire.
En outre, vous pouvez opter pour une solution modulaire, avec un socle de départ correspondant à vos priorités (paie et administration, le plus souvent, puis, par la suite, un module développement des ressources humaines),et ainsi acquérir progressivement de nouveaux modules.
- Un outil RH évolutif
Le meilleur outil est celui qui s’adaptera à la fois aux orientations stratégiques de l’entreprise et à leur déclinaison opérationnelle. En clair, il vous faut tenir compte des évolutions prévisibles impulsées par la direction générale tout en assurant votre gestion opérationnelle à court terme. La solution choisie doit donc être personnalisable et évolutive pour répondre également à vos besoins futurs.
- Achat ou abonnement ?
La consultation préalable de votre DSI ou de votre informaticien est indispensable pour vous aider à choisir la manière d’acquérir votre SIRH.
En effet, si vous privilégiez le téléchargement du logiciel avec l’achat d’une licence, vous devez vérifier les possibilités d’hébergement et la gestion des sauvegardes. Si vous optez pour un logiciel en mode SAAS, avec un abonnement, l’intégration sera plus rapide et plus simple, avec des mises à jour réalisées à distance.
- Le budget
Le coût varie en fonction du nombre d’utilisateurs et des fonctionnalités choisies. Mais, pour pouvoir comparer les différents outils RH entre eux, vous devez prendre en compte tous les éléments : assistance utilisateur intégrée ou non au coût global, coût de la formation utilisateurs, suivi et maintenance etc.
Si le SAAS est a priori plus coûteux sur le long terme, l‘hébergement engendre également des coûts indirects (matériels et humains) non négligeables.
Parmi les logiciels SIRH à comparer, figurent : Lucca, Sigma, Cegid, Premium-RH, ADP, IsiRH, Foederis, SAP Cegedim SRH, Talentia HR Suite. Faire appel à une agence de conseil RH est essentiel.
En bref, acquérir un SIRH coûte cher, mais il faut le considérer comme un investissement sur le long terme, évolutif et personnalisable, capable de s’adapter à la stratégie future de l’entreprise. En plus du temps gagné grâce à l’automatisation, il augmente l’efficience de la fonction RH sur la durée.
Et bien gérer le capital humain de l’entreprise, c’est aussi participer à sa performance et accroître sa compétitivité.
