Le départ de chaque collaborateur marque un avant et un après, autant pour l’employé concerné que pour l’équipe qu’il laisse derrière lui. Mal préparé, il peut générer du stress, des tensions et de la désorganisation. Mais s’il est bien conduit, il devient un moyen de renforcer l’engagement de vos équipes et de valoriser votre marque employeur. Découvrez nos conseils pratiques et faites de l’offboarding une réussite pour vos collaborateurs et votre entreprise.
Quelle est la signification du terme offboarding ?
L’offboarding désigne le processus par lequel une entreprise accompagne le départ d’un collaborateur, qu’il soit volontaire ou contraint. Il débute dès qu’on entérine la décision, que celle-ci concerne une démission, un licenciement, une rupture conventionnelle ou un départ à la retraite.
Cette dernière étape de l’expérience collaborateur va au-delà des formalités administratives et du traditionnel pot de départ. L’offboarding se déploie d’ailleurs en différentes phases, parmi lesquelles se trouvent une période de passation des compétences et un entretien de départ. Il se prolonge jusqu’à ce que le salarié quitte les locaux de l’entreprise.
Lorsqu’il est bien mené, l’offboarding assure la continuité des activités, renforce l’image de l’entreprise en tant qu’employeur et contribue à fidéliser les collaborateurs qui restent en poste.
Quels sont les enjeux de l’offboarding ?
Pendant longtemps, le départ du salarié ne suscitait pas d’attention particulière. Après tout, pourquoi s’en soucier puisque le collaborateur allait quitter l’entreprise ?
Pourtant, négliger cette étape, c’est s’exposer à d’éventuelles tensions au sein de l’équipe, à une probable dégradation de la marque employeur, et bien plus encore. À l’inverse, un offboarding bien orchestré peut conforter les valeurs et la culture d’entreprise.
Veiller à la bonne image de l’entreprise
Vous êtes un employeur attentif et soucieux du bien-être de vos collaborateurs ? Votre attitude au moment d’un départ en dit long sur vos valeurs. Le respect des employés, même lorsqu’ils quittent votre entreprise, renforce favorablement votre image.
L’offboarding contribue à votre réputation. Et cette réputation, cette exemplarité dans la gestion des départs, peut paradoxalement vous permettre d’attirer des candidats plus qualifiés. Et maintenir une relation positive avec ses anciens collaborateurs limite le risque qu’ils vous dénigrent une fois partis. En effet, aujourd’hui, un salarié peut facilement donner un avis négatif sur son ex-employeur et ainsi écorcher la réputation de l’entreprise…
À l’inverse, un collaborateur qui quitte l’entreprise dans des conditions favorables peut devenir un véritable ambassadeur. En se sentant accompagné et considéré jusqu’au dernier jour, il partagera sa bonne expérience auprès de son réseau tant professionnel que personnel. Ce bouche-à-oreille valorise votre entreprise et vous permet de séduire de nouveaux clients ou talents.
Contribuer à une culture d’entreprise positive
Un départ bien géré envoie un message fort sur la façon dont l’entreprise soutient ses collaborateurs tout au long de leur parcours. Cela ne concerne pas seulement le salarié sur le départ, mais aussi ceux qui restent. Dans un marché du travail où les entreprises luttent pour attirer et retenir les talents, l’offboarding RH doit être considéré comme une pratique stratégique qui peut vous distinguer de vos concurrents. Il peut également participer à la démarche RSE de votre entreprise, car la réussite de l’offboarding contribue au bien-être des collaborateurs et à leur qualité de vie au travail.
Au contraire, un départ mal préparé peut engendrer du stress et des tensions au sein des équipes ou de l’appréhension quant à leur charge de travail. Il peut nuire à la motivation des employés restants. Pour l’éviter, la communication interne jouera son rôle pour garantir un climat social serein en accord avec la culture d’entreprise.
Un salarié qui s’en va, un autre qui arrive, ce sont des évènements habituels qui sans être banalisés, ne doivent pas affecter la bonne marche de votre entreprise.
S’assurer de la motivation des équipes en place
Les départs peuvent générer de l’incertitude et perturber l’équilibre de l’équipe, mais il est important de préserver la confiance et l’engagement des collaborateurs en poste. La nouvelle situation peut, par exemple, entraîner une surcharge de travail. Le rôle du manager consiste donc à anticiper cette période de transition.
Si l’offboarding se déroule dans les meilleures conditions, le collaborateur qui s’apprête à partir peut gérer la passation des dossiers et des projets, avertir les clients et faire le lien avec la personne qui le remplace. Une réunion dédiée à ce sujet peut d’ailleurs permettre de redéfinir les priorités tout en remerciant les équipes en place pour leurs efforts.
Eh oui, le processus d’offboarding ne concerne pas uniquement le collaborateur qui part. Il doit également soutenir les employés restants, parfois préoccupés par cette surcharge de travail ou affectés par le départ de leur collègue.
Quelles sont les étapes du processus d’offboarding ?
Préparer le moment du départ
L’offboarding exige autant de préparation que l’onboarding. Vous avez été attentif à votre collaborateur au moment de son arrivée. Dites-vous que soigner son départ revêt la même importance. Le processus d’offboarding commence au moment où la décision de séparation est prise, qu’elle soit à l’initiative du salarié ou de l’employeur. C’est l’entreprise qui organise les différentes démarches. Elle doit informer le salarié sur leur déroulé pour éviter toute situation de stress ou d’incertitude.
Pour que tout se passe bien, il faut une bonne collaboration avec les équipes RH, qui coordonnent et supervisent les actions. Elles accompagnent la passation et règlent les questions juridiques et administratives. Ce sont elles qui détermineront avec les managers et le collaborateur concerné la meilleure communication, aussi bien interne qu’externe. Bien sûr, chaque cas étant unique, la procédure RH peut varier selon les responsabilités du salarié et la spécificité de son poste.
Un calendrier détaillé sera d’une grande aide pour gérer efficacement ces différentes phases. Il permettra de veiller aux délais légaux et à la continuité des projets en cours.
Gérer les formalités administratives
Les employeurs doivent s’assurer que toutes les obligations légales liées au départ du salarié sont respectées. Ils vérifient la restitution du matériel (badge, téléphone, ordinateur, etc.) et la désactivation des accès informatiques, nécessaires pour protéger les données sensibles de l’entreprise.
Ils prennent en charge les formalités administratives et juridiques habituelles, qui varient selon le type de départ. Dans tous les cas, on doit respecter les délais de notification, remettre les documents de fin de contrat (certificat de travail, solde de tout compte, etc.) et garantir le respect des droits du salarié jusqu’à la fin du contrat. De son côté, ce dernier peut également être soumis à des clauses de non-divulgation et de non-concurrence. Il peut donc être nécessaire d’adapter les modalités de son départ pour protéger les intérêts de l’entreprise.
Organiser la passation
Le salarié, au moment de quitter l’entreprise, laisse souvent derrière lui des dossiers en cours. Peut-être qu’il occupe un poste à responsabilités ou il dispose de compétences spécifiques… Quoi qu’il en soit, l’entreprise doit organiser la passation avec les équipes ou avec un nouvel employé. Le partage de savoir-faire, particulièrement pour un collaborateur ayant une longue expérience ou un métier technique, est fondamental pour éviter une perte de compétences.
Si l’entreprise doit recruter pour remplacer le salarié partant, la passation sera plus facile si le poste est pourvu avant le départ de son prédécesseur. Cependant, cela n’est pas toujours possible. Dans ce cas, l’entreprise peut solliciter le collaborateur sortant pour rédiger un manuel avec les informations essentielles, afin de faciliter l’intégration de son successeur.
Échanger lors d’un entretien de départ
L’entretien de départ n’est pas une obligation légale, comme peut l’être l’entretien préalable à un licenciement. En revanche, il constitue l’une des étapes les plus importantes de l’offboarding. Prenez le temps d’organiser cette rencontre avec un responsable des ressources humaines, le manager ou même en petit comité. L’entretien doit être structuré et surtout bienveillant pour permettre au salarié de partager son ressenti en toute confiance.
C’est l’occasion pour l’entreprise de comprendre les raisons profondes du départ du salarié. En recueillant ces informations, vous pourrez affiner votre stratégie RH et renforcer votre marque employeur pour la rendre plus attractive.
Voici quelques points clés à aborder avec votre collaborateur :
- Les raisons de son départ. Sont-elles motivées par de nouvelles opportunités professionnelles ou plutôt par des dysfonctionnements de l’entreprise ?
- Le bilan de son expérience. Que retient-il de positif et de négatif de son parcours au sein de l’entreprise ?
- Le soutien et la reconnaissance qu’il a reçus. S’est-il senti suffisamment accompagné et valorisé dans ses missions ?
- Des recommandations pour l’avenir. Quels axes d’amélioration propose-t-il, notamment en matière d’ambiance et de conditions de travail ? Quelles perspectives d’évolution aurait-il souhaitées ?
L’entretien de départ permet de terminer la collaboration sur une note positive. Même lorsque l’entreprise est à l’origine du départ, aborder ces sujets avec tact et empathie peut contribuer à modérer les tensions et à préserver au mieux les relations.
Maintenir de bonnes relations avec l’ancien salarié
Votre salarié a quitté l’entreprise, mais ne l’oubliez pas pour autant. Au contraire, gardez le contact. Vous pouvez, par exemple, créer un réseau d’anciens collaborateurs pour maintenir les liens et inviter ces derniers aux évènements importants de votre entreprise. Votre ancien employé pourrait souhaiter réintégrer votre structure ou, à défaut, devenir un ambassadeur de votre entreprise auprès de son réseau professionnel et personnel.
Avec l’évolution des parcours professionnels, notamment chez les jeunes générations, le phénomène du « recrutement boomerang » se développe. Il n’est pas rare qu’un ancien salarié regagne l’entreprise avec de nouvelles compétences et un regard plus expérimenté. Il connaît déjà votre entreprise, ses valeurs, sa culture… autant d’avantages qui pourraient accélérer son intégration et réduire les coûts du recrutement.
Comment améliorer l’offboarding RH ?
Personnaliser l’offboarding selon le type de départ
Chaque départ est unique et dépend de circonstances variées : démission, départ en retraite, licenciement ou simple fin de contrat. Ces différences influencent directement la manière dont le processus d’offboarding doit être géré :
- La démission. La priorité sera de déterminer les causes du départ et les axes d’amélioration.
- Le départ à la retraite. Discutez en amont avec votre employé pour planifier chaque étape jusqu’à son départ effectif. Les démarches administratives sont nombreuses et l’employeur doit s’assurer du bon déroulement du processus. Montrez-lui votre reconnaissance pour son parcours dans votre entreprise et organisez un évènement ou un pot de départ pour le remercier.
- Le licenciement ou la fin d’un contrat. Ce type de départ est plus complexe. Il nécessite une attention particulière pour respecter les obligations légales tout en gérant les aspects humains. Soignez la communication interne pour éviter les malentendus et faciliter la transition en réattribuant rapidement les responsabilités.
Former les équipes à la gestion des départs
La gestion du départ ne peut reposer uniquement sur le service des ressources humaines. Les managers jouent également un rôle important. Ils doivent collaborer étroitement avec les équipes RH pour garantir un offboarding réussi.
Lorsqu’un employé qui quitte l’entreprise, on doit s’assurer de la protection des informations confidentielles, de la conformité du droit du travail, de la réputation de l’entreprise… Ces aspects doivent souvent suivre des règles strictes et ils soulèvent de réels enjeux. Cela signifie que les services concernés peuvent avoir besoin de formations pour adapter leurs pratiques aux différentes situations. Les managers doivent notamment être soutenus dans la gestion des départs dits « sensibles » et ainsi contribuer à un climat de travail serein.
Communiquer dans la transparence et le respect
Bien que les départs fassent partie de la vie d’une entreprise, ils peuvent générer du stress. Pour le collaborateur qui part, c’est une décision qui peut être difficile à annoncer. De son côté, l’entreprise doit préserver la confiance et veiller à la bonne continuité de son activité.
Une communication claire et transparente désamorce les tensions tout en prévenant les salariés des impacts concrets sur leur quotidien. Si certaines informations doivent rester confidentielles, expliquer de manière concise les raisons du départ est toujours possible. Et lorsqu’un collaborateur occupant un poste clé est concerné, la communication devient même un enjeu stratégique à ne pas sous-estimer.
Une fois la décision actée, il est préférable d’annoncer rapidement la nouvelle. Un e-mail peut suffire dans certains cas, mais, pour les collègues les plus proches, privilégiez une réunion d’équipe où le collaborateur pourra parler de son départ.