La digitalisation dans les RH s’accélère. Et elle va plus vite que prévu. Pour ne pas prendre un train de retard, les services des ressources humaines font aujourd’hui face à un véritable défi : identifier les solutions capables de répondre à leurs besoins, tout en anticipant les évolutions futures.
Entre l’automatisation des tâches administratives, l’optimisation du recrutement, le suivi des talents ou encore l’amélioration de l’expérience collaborateur, le choix d’un logiciel RH ne s’improvise pas. Il conditionne même la performance d’une entreprise. On vous donne quelques conseils pour adopter le bon outil RH.
Les différents types de logiciels RH
Votre logiciel de gestion RH doit avant tout répondre aux besoins de l’entreprise. Il en existe une multitude sur le marché, qui correspond à l’ensemble des domaines couverts par la fonction RH.
Le logiciel RH de gestion de la paie
Parmi les outils RH, le logiciel de gestion de paie est sûrement le premier à acquérir. Avec la dématérialisation des bulletins de paie, il est devenu indispensable.
Les éléments essentiels à l’établissement d’un bulletin de paie sont pris en compte, souvent de manière automatisée, comme les variables de paie, le nombre de congés payés, l’administration des avantages sociaux.
De plus, les déclarations sociales comme la DSN sont transmises directement aux organismes sociaux. En fonction du personnel dont le service RH dispose et de la politique de rémunérations, il est intéressant de comparer le coût de la paie pour choisir entre l’externalisation et l’acquisition d’un logiciel RH de paie.
En outre, paie et administration étant étroitement liées, un logiciel dédié à la paie dispose généralement de fonctionnalités étendues. Certains logiciels de paie proposent désormais des modules RH également.
Le logiciel RH de gestion administrative
Ce type de solution de gestion facilite le suivi administratif de chaque salarié pour l’ensemble des tâches administratives, le traitement des notes de frais, l’élaboration des contrats de travail (CDD, CDI), le suivi des visites médicales et des formations obligatoires pour assurer la santé et sécurité au travail…
Certains logiciels RH permettent également d’automatiser les déclarations d’accidents du travail ou de trajets, en étant reliés à Net entreprises.
Le logiciel RH de recrutement
Le recrutement est l’un des enjeux majeurs pour les services RH. Trouver, attirer et intégrer les bons profils est essentiel à la performance et à la croissance de l’entreprise. Pour relever ce défi, les logiciels RH dédiés au recrutement jouent un rôle clé.
Ces solutions permettent d’automatiser et fluidifier l’ensemble du processus de recrutement : de la rédaction et diffusion des offres sur différents canaux (jobboards, réseaux sociaux, site carrière) à la centralisation des candidatures, en passant par la gestion des entretiens et l’évaluation des candidats.
L’objectif est double : gagner du temps en réduisant la charge administrative et améliorer la qualité des recrutements en s’appuyant sur des outils collaboratifs et des indicateurs de suivi (délai moyen de recrutement, taux de conversion entre chaque étape, sources les plus performantes).
Certaines solutions vont encore plus loin en intégrant des fonctionnalités d’entretien vidéo différé, de tests de compétences ou encore d’analyses prédictives grâce à l’intelligence artificielle. Ces innovations aident les recruteurs à identifier plus rapidement les candidats les plus adaptés à chaque poste.
L’ATS (Applicant Tracking System)
Au cœur des logiciels de recrutement, l’ATS est un outil conçu pour centraliser et organiser la gestion des candidatures. Concrètement, il simplifie le suivi de chaque postulant, de la réception du CV à la décision finale.
Un ATS offre plusieurs avantages :
- Automatisation des tâches répétitives (tri des CV, envoi d’emails, planification d’entretiens)
- Collaboration facilitée entre recruteurs et managers grâce au partage d’avis et de notes
- Expérience candidat améliorée avec un suivi clair, des réponses rapides et un parcours plus fluide
- Pilotage de la performance grâce à des tableaux de bord et des statistiques sur l’efficacité des campagnes de recrutement
En intégrant un ATS, les services RH gagnent en réactivité et en professionnalisme, tout en renforçant leur marque employeur. Bien configuré, il devient un véritable levier stratégique pour attirer et fidéliser les talents.
Le logiciel RH de suivi des talents
Une fois les collaborateurs recrutés, le rôle des RH ne s’arrête pas là. Le véritable enjeu consiste à développer, fidéliser et engager les talents déjà présents dans l’entreprise. C’est ici qu’interviennent les logiciels RH dédiés au talent management.
Ces solutions permettent d’accompagner l’évolution des salariés tout au long de leur parcours professionnel. Elles couvrent plusieurs dimensions clés :
- Gestion des carrières et mobilités internes : suivi des parcours, accompagnement des plans de carrière et identification des opportunités de mobilité.
- Évaluations de performance : mise en place d’entretiens annuels ou semestriels, fixation et suivi des objectifs, feedbacks réguliers.
- Formation et développement des compétences : gestion des plans de formation, suivi des certifications, e-learning et modules de micro-formation.
- GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) : anticipation des besoins futurs en compétences et ajustement des effectifs.
Ces outils aident les entreprises à anticiper leurs besoins en ressources, à renforcer l’engagement des collaborateurs et à améliorer leur expérience au travail. Ils jouent un rôle déterminant dans la rétention des talents, un enjeu majeur dans un contexte de forte concurrence sur le marché de l’emploi.
Le logiciel RH de gestion des temps de travail
La mise en place d’un outil de gestion des temps et de l’activité (GTA) facilite extrêmement la gestion des congés, des absences et des heures supplémentaires. De plus, avec un reportingautomatisé des variables de paie, la gestion de la paie est simplifiée.
Pour les collaborateurs, il est possible de badger à distance, tout comme d’effectuer directement sur le logiciel RH de GTA leurs demandes de congés ou de RTT, qui seront à valider par les managers.
Du côté des responsables des ressources humaines, l’avantage d’une solution GTA est d’assurer le respect des obligations légales liées à la durée du travail et une meilleure gestion du tempsde travail et de l’absentéisme. Un outil indispensable en cas d’horaires variables ou de flexitravail !
Le logiciel RH pour l’expérience collaborateur
Au-delà de la gestion administrative, de la paie, du recrutement ou du suivi des carrières, les ressources humaines doivent aussi répondre à un défi essentiel : améliorer le quotidien et l’engagement des collaborateurs. L’expérience collaborateur est devenue un axe stratégique, car elle influence directement la motivation, la productivité et la fidélisation des équipes.
Les logiciels RH dédiés à ce domaine offrent une large palette de fonctionnalités :
- Communication interne : plateformes collaboratives pour partager l’information en temps réel, favoriser la transparence et renforcer le sentiment d’appartenance.
- Engagement et feedback : enquêtes de satisfaction, sondages instantanés, baromètres sociaux permettant de mesurer le climat interne et d’identifier les leviers d’amélioration.
- Bien-être et QVT (Qualité de Vie au Travail) : modules de suivi du bien-être, accès à des services de santé, programmes de prévention et de reconnaissance.
- Onboarding digitalisé : parcours d’intégration interactifs pour faciliter l’arrivée des nouveaux collaborateurs et assurer une immersion rapide dans la culture d’entreprise.
Ces solutions contribuent à instaurer un environnement de travail plus attractif et collaboratif, où chaque salarié se sent considéré et valorisé. À long terme, elles deviennent un vecteur de performance collective et un avantage concurrentiel pour l’entreprise.
Les logiciels généralistes ou multifonctions – SIRH
Plus exhaustif, multifonctionnel, le SIRH ou système d’information des ressources humaines constitue une solution RH complète pour la gestion des ressources humaines.
Principales fonctionnalités
Pour la gestion du capital humain, il est possible de choisir un SIRH dédié ou bien un module RH connecté à l’ERP de l’entreprise (Enterprise Resources Planning), un progiciel de gestion intégré.
Le SIRH s’affiche comme un portail RH, depuis lequel vous pilotez tous les domaines de la fonction ressources humaines : GPEC, formation, recrutement, relations sociales, gestion administrative du personnel etc. Cette solution offre de nombreuses fonctionnalités pratiques, comme :
- Réaliser la gestion des entretiens professionnels et des demandes de formation
- générer automatiquement le bilan social
- piloter la grecs : la mobilité interne, le plan de formation
- mettre la BDES à disposition des instances représentatives du personnel
- effectuer le suivi de la gestion sociale de la RSE
- actualiser le document unique, qui permet d’agir sur la prévention des risques et la qualité de vie au travail.
Pourquoi adopter un logiciel RH ?
De manière générale, les logiciels RH permettent de fluidifier la gestion des ressources humaines en automatisant les tâches les plus chronophages.
Gagner du temps
C’est l’un des principaux avantages des logiciels RH : ils permettent de libérer les ressources humaines des missions qui leur prenait auparavant le plus de temps – gestion des contrats de travail, demandes de congés…
Des tâches administratives désormais automatisées, qui donnent enfin la possibilité aux RH de se recentrer sur des missions à forte valeur ajoutée : gérer l’humain, développer les compétences…
Réduire les erreurs
Avec les tableaux Excel, les fichiers éparpillés et les piles de documents papier, les risques d’erreurs sont fréquents : doublons, omissions, mauvaises formules… Un logiciel RH centralise et sécurise les données, ce qui fiabilise l’ensemble des processus.
Un outil particulièrement crucial dans des domaines sensibles tels que :
- la gestion de la paie,
- le suivi des heures supplémentaires,
- ou les déclarations sociales et fiscales.
Une donnée saisie une seule fois est réutilisée automatiquement dans tous les modules concernés, ce qui limite fortement les risques d’erreurs humaines.
Se conformer aux obligations légales et réglementaires
La loi et les normes évoluent rapidement, et garder le rythme n’est pas évident. Un logiciel RH à jour permet d’intégrer directement ces nouveaux dispositifs légaux, ce qui réduit considérablement le risque de non-conformité – et donc de sanctions – pour les entreprises.
Améliorer l’expérience collaborateur
Un logiciel RH ne profite pas seulement aux équipes RH : il transforme aussi l’expérience collaborateur.
Grâce à un portail en libre-service, chaque salarié peut consulter ses informations personnelles, poser ses congés, télécharger ses bulletins de paie ou suivre ses formations en toute autonomie.
Cette transparence et cette accessibilité favorisent l’engagement, la motivation et la confiance des équipes, qui gagnent en autonomie et en satisfaction au quotidien.
Mieux gérer les coûts
En automatisant les processus et en réduisant les erreurs, le logiciel RH permet également de mieux contrôler les dépenses liées à la gestion administrative, et aussi d’optimiser le coût d’un recrutement.
Il offre une vision claire des effectifs, des heures travaillées, des coûts de formation et des dépenses liées à la paie.
Avec des tableaux de bord et des rapports personnalisés, les entreprises disposent d’indicateurs fiables pour piloter leur stratégie RH et optimiser leurs budgets.
Sécuriser les informations
Les données RH regroupent des informations sensibles : coordonnées personnelles, données médicales, numéros de sécurité sociale, informations bancaires… Leur protection est une priorité absolue.
Un logiciel RH moderne intègre des dispositifs de sécurité avancés (authentification renforcée, chiffrement des données, gestion des droits d’accès, sauvegardes automatiques). Cela permet de réduire considérablement les risques de fuite ou de perte d’informations.
De plus, en centralisant toutes les données dans un environnement sécurisé et conforme au RGPD, l’entreprise démontre son sérieux et sa responsabilité vis-à-vis de ses collaborateurs.
Les 6 critères pour choisir son logiciel RH
Choisir un logiciel RH est une décision stratégique qui impacte directement la performance de l’entreprise et le bien-être des collaborateurs. Pour éviter les erreurs et s’assurer de sélectionner une solution adaptée, il est essentiel de s’appuyer sur des critères précis.
1. Définir ses besoins RH et son budget
Avant toute chose, identifiez vos priorités et vos besoins en vous posant les bonnes questions :
- Souhaitez-vous automatiser la paie, améliorer le recrutement, fluidifier la gestion des temps ou renforcer l’expérience collaborateur… ?
- Quelle est la taille de votre entreprise ? Une startup et un grand groupe n’ont pas les mêmes besoins.
- Votre entreprise est-elle en pleine période de croissance ?
- Avez-vous besoin d’une solution multifonctions ou d’un logiciel spécifique pour un domaine RH ?
Une fois les besoins clairement établis, définissez un budget réaliste qui englobe non seulement le coût du logiciel, mais aussi les frais d’installation, de formation et de maintenance.
2. Spécifier les fonctionnalités essentielles
Chaque entreprise a ses propres enjeux. Établissez une liste des fonctionnalités indispensables pour vous. À titre d’idée, voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes pour un logiciel RH :
- Gestion administrative des salariés : contrats de travail, absences, congés…
- Recrutement : publication d’offres, gestion des candidatures…
- Paie et déclarations sociales : DSN, aide au contrôle de paie…
- Gestion des temps et des activités (GTA) : plannings, suivi des heures…
- Gestion des talents : formation, plan de développement des compétences…
- Tableau de bord RH : suivi des KPIs, reporting…
Cette étape permet de savoir vers quelles solutions vous orienter et d’éviter les options trop complexes ou au contraire trop limitées.
3. Lister vos contraintes
Au-delà des besoins, prenez en compte vos contraintes internes :
- taille et structure de l’entreprise,
- effectifs à gérer,
- réglementation applicable (convention collective, accords d’entreprise),
- ressources disponibles dans l’équipe RH.
Un logiciel doit s’adapter à votre contexte, et non l’inverse.
4. Cartographier les interactions avec les autres outils
Un logiciel RH n’évolue pas seul : il doit s’intégrer avec vos autres solutions (ERP, logiciels comptables, outils de gestion de projet….
C’est là que les API jouent un rôle clé : elles permettent d’automatiser les flux, d’éviter les ressaisies fastidieuses et de garantir que la donnée circule au bon endroit, au bon moment.
Avant de déployer une solution, il est donc essentiel de cartographier vos interactions : identifier les processus concernés (onboarding, paie, affectations projet…), définir qui est maître des données, préciser les fréquences d’échange et vérifier les standards techniques proposés.
Cette étape vous assure non seulement une meilleure productivité et une vision unifiée de vos RH, mais aussi une sécurité renforcée grâce à des flux tracés, chiffrés et conformes au RGPD.
5. Choisir entre un logiciel en SaaS ou On-Premise
On distingue deux grandes catégories de logiciels RH :
- SaaS (cloud) : accessible partout, sans installation lourde, avec mises à jour automatiques. Idéal pour les entreprises en quête de flexibilité et de mobilité.
- On-Premise (licence installée) : hébergé en interne, il offre un contrôle total sur les données mais nécessite une infrastructure IT solide et une gestion technique en continu.
Le choix dépend de vos contraintes de sécurité, de vos habitudes de travail et de votre stratégie digitale.
6. Comparer et tester les logiciels RH
Enfin, ne vous limitez pas aux brochures commerciales. Demandez des démonstrations, testez des versions d’essai et impliquez vos équipes RH (voire des managers et collaborateurs) dans le processus de sélection. Leur retour d’expérience est précieux pour vérifier l’ergonomie, la simplicité d’utilisation et la pertinence des fonctionnalités.
En suivant à la lettre tous ces étapes, vous êtes certain d’adopter la bonne solution : celle qui correspond à vos besoins, vos contraintes et votre budget.
Les meilleurs logiciels RH sur le marché
Logiciels de paie
PayFit
✅ Avantages : très intuitif, fortement automatisé (bulletins, déclarations sociales), gestion des congés et notes de frais intégrée, solution SaaS robuste adaptée aux TPE/PME.
❌ Inconvénients : parfois jugé un peu onéreux par les utilisateurs.
Silae
✅ Avantages : leader français incontesté pour la paie et la DSN, largement utilisé par les cabinets comptables, très haute fiabilité.
❌ Inconvénients : solution souvent réservée aux experts comptables ou structures déjà équipées, moins orientée usage direct TPE/PME.
SIRH
Lucca
✅ Avantages : solution modulaire, UX intuitive, modules RH à la carte (congés, notes de frais, entretiens…), intégration facile avec d’autres logiciels.
❌ Inconvénients : nécessite souvent l’intégration d’un outil externe pour la paie complète.
Factorial
✅ Avantages : plateforme SaaS très complète pour PME (congés, recrutements, notes de frais, onboarding, performance, reporting), forte croissance internationale.
❌ Inconvénients : jeune acteur, donc maturité perçue parfois inférieure aux grands noms (mais tend à se renforcer).
Kelio
✅ Avantages : suite modulaire 360° pour tout le RH (recrutement, paie, formation, gestion des temps…).
❌ Inconvénients : moins visible dans les comparatifs récents, donc mériterait d’être testé par les équipes RH.
Recrutement / ATS / Talent Management
Flatchr
✅ Avantages : ATS français simple d’utilisation, centralise les candidatures (jobboards, réseaux sociaux, cooptation), bon rapport qualité/prix, particulièrement adapté aux TPE/PME.
SmartRecruiters
✅ Avantages : plateforme internationale, workflow de recrutement personnalisable, forte intégration avec d’autres outils RH, expérience candidat moderne.
Checklist des critères pour choisir le bon logiciel RH
1. Définir les besoins et le budget
[ ] Identifier les priorités RH (paie, recrutement, gestion des temps, expérience collaborateur, SIRH complet…)
[ ] Tenir compte de la taille et de la croissance de l’entreprise
[ ] Définir un budget global (licence, installation, formation, maintenance)
2. Lister les fonctionnalités essentielles
[ ] Gestion administrative (contrats, congés, absences, notes de frais)
[ ] Paie et déclarations sociales (DSN, calculs automatisés)
[ ] Recrutement (diffusion d’offres, suivi des candidatures, ATS)
[ ] Gestion des temps (planning, heures supplémentaires, GTA)
[ ] Talent management (formation, évaluations, GPEC)
[ ] Tableaux de bord et reporting RH
3. Prendre en compte les contraintes internes
[ ] Taille des effectifs et structure de l’entreprise
[ ] Contraintes légales (convention collective, accords internes)
[ ] Ressources disponibles dans l’équipe RH
4. Vérifier l’intégration avec les autres outils
[ ] Cartographier les interactions avec ERP, comptabilité, outils projets
[ ] Vérifier la compatibilité et les API disponibles
[ ] Assurer la circulation fluide et sécurisée des données
5. Choisir le mode de déploiement
[ ] SaaS (cloud) : mobilité, mises à jour automatiques, faible maintenance
[ ] On-Premise : hébergement interne, plus de contrôle, mais infrastructure IT nécessaire
6. Comparer et tester
[ ] Demander plusieurs démonstrations
[ ] Tester des versions d’essai avec les équipes RH et managers
[ ] Évaluer l’ergonomie, la simplicité d’utilisation et la pertinence des fonctionnalités
[ ] Recueillir les retours utilisateurs avant décision finale
7. Vérifier la sécurité et la conformité
[ ] Respect du RGPD
[ ] Gestion des droits d’accès et traçabilité
[ ] Sauvegardes automatiques et chiffrement des données
8. Évaluer la rentabilité
[ ] Mesurer le gain de temps sur les tâches administratives
[ ] Estimer la réduction des erreurs (paie, déclarations, planning)
[ ] Évaluer l’impact sur l’expérience collaborateur et la fidélisation des talents
