Avec une digitalisation des processus toujours plus étendue, les solutions RH ne manquent pas pour aider les DRH dans leur gestion des ressources humaines. Si l’objectif affiché est de gagner du temps et de l’efficience, le choix d’un logiciel RH s’effectue souvent en fonction du budget dont on dispose, mais aussi de la politique RH menée.
Alors, quels sont les critères à prendre en compte ? Quel type de logiciel RH choisir ? Pour quels avantages ?
Tour d’horizon des solutions de gestion RH. TPE, PME-PMI commencent souvent par acquérir des logiciels spécifiques, adaptés à la paie, puis à la gestion des temps, ainsi qu’au développement des compétences, tandis que les grands-comptes se dotent initialement d’une solution digitale complète ATS et logiciel SIRH.
Les logiciels RH spécialisés
Votre logiciel de gestion RH doit avant tout répondre aux besoins de l’entreprise. Il en existe une multitude qui correspond à l’ensemble des domaines couverts par la fonction RH.
Le logiciel RH de gestion de la paie
Le logiciel RH de paie est sans doute le premier outils RH à acquérir. Avec la dématérialisation des bulletins de paie, c’est devenu un outil indispensable.
Les éléments essentiels à l’établissement d’un bulletin de paie sont pris en compte, souvent de manière automatisée, comme les variables de paie, le nombre de congés payés, l’administration des avantages sociaux.
De plus, les déclarations sociales comme la DSN sont transmises directement aux organismes sociaux. En fonction du personnel dont le service RH dispose et de la politique de rémunérations, il est intéressant de comparer le coût de la paie pour choisir entre l’externalisation et l’acquisition d’un logiciel RH de paie.
En outre, paie et administration étant étroitement liées, un logiciel dédié à la paie dispose généralement de fonctionnalités étendues. Certains logiciels de paie proposent désormais des modules RH en sus.
Exemples : Cegid, SAGE, ADP, Oracle
Le logiciel RH de gestion administrative
Ce type de solution de gestionadministrative facilite le suivi administratif de chaque salarié pour l’ensemble des tâches administratives, le traitement des notes de frais, l’élaboration des contrats de travail (CDD, CDI), le suivi des visites médicales et des formations obligatoires pour assurer la santé et sécurité au travail…
Certains outils RH permettent également d’automatiser les déclarations d’accidents du travail ou de trajets, en étant reliés à Net entreprises.
Exemples : Lucca, Sigma RH, NOV RH, EBP
Le logiciel RH de recrutement
Pour la gestion du recrutement, une PME ou une PMI peut opter pour un logiciel standard afin de traiter les candidatures, ou, pour un outil plus performant tel que l’ATS, en cas de recrutements massifs.
Ainsi, le volume de la masse salariale des grandes entreprises nécessite un ATS pour gérer la multiplicité des mouvements de personnel, des recrutements et des départs. Il est très efficace pour le sourcing car il permet d’automatiser certaines étapes de la gestion descandidatures, grâce à des algorithmes de matching et de scoring.
La constitution d’un vivier de candidats fait également partie des fonctionnalités pratiques. D’une manière générale, l’ATS optimise l’ensemble du processus de recrutement.
Exemples : Inser Recrutement, ou ATS : SmartRecruiters, We Recruit, Talentview…
Le logiciel RH de gestion des compétences et/ou logiciel RH de gestion de la formation
Les solutions logicielles actuelles automatisent certaines tâches liées à la formation (plannings, convocations, évaluations, programmes…) et émettent des alertes liées au renouvellement obligatoire des habilitations, confortant ainsi la sécurité au travail.
La gestion rh est également simplifiée avec ce type d’outils, qui ont intégré dans leurs fonctionnalités la gestion des entretiens professionnels et des demandes de formation.
Ainsi, il est possible de centraliser les besoins en formation, les heures de formation suivies, mais encore de suivre la mobilité interne et l’évolution des carrières, en particulier les évolutions statutaires et l’avancement.
Ces logiciels de gestion RH facilitent l’accompagnement individuel dans le cadre de la gestiondes compétences de chaque collaborateur et les actions collectives en matière de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, et donc le développement des talents.
Exemples : Oracle Talent Management, Cornerstone, Sigma
Le logiciel RH de gestion des temps de travail
La mise en place d’un outil de gestion des temps et de l’activité (GTA) facilite extrêmement la gestion des congés, des absences et des heures supplémentaires. De plus, avec un reporting automatisé des variables de paie, la gestion de la paie est simplifiée.
Pour les collaborateurs, il est possible de badger à distance, tout comme d’effectuer directement sur le logiciel RH de GTA leurs demandes de congés ou de RTT, qui seront à valider par les managers.
Du côté des responsables des ressources humaines, l’avantage d’une solution GTA est d’assurer le respect des obligations légales liées à la durée du travail et une meilleure gestion du temps de travail et de l’absentéisme. Un outil indispensable en cas d’horaires variables ou de flexitravail !
Exemples : Bodet Software, Horoquartz, eTemptation, Eurécia Temps & Activité
Les logiciels généralistes ou multifonctions
Plus exhaustif, multifonctionnel, le SIRH ou système d’information des ressources humaines constitue une solution RH complète pour la gestion des ressources humaines.
Principales fonctionnalités
Pour la gestion ducapital humain, il est possible de choisir un SIRH dédié ou bien un module RH connecté à l’ERP de l’entreprise (Enterprise Resources Planning), un progiciel de gestion intégré.
Le SIRH s’affiche comme un portail RH, depuis lequel vous pilotez tous les domaines de la fonction ressources humaines : GPEC, formation, recrutement, relations sociales, gestion administrative du personnel etc. Cette solution offre de nombreuses fonctionnalités pratiques, comme :
- Réaliser la gestion des entretiens professionnels et des demandes de formation
- générer automatiquement le bilan social
- piloter la grecs : la mobilité interne, le plan de formation
- mettre la BDES à disposition des instances représentatives du personnel
- effectuer le suivi de la gestion sociale de la RSE
- actualiser le document unique, qui permet d’agir sur la prévention des risques et la qualité de vie au travail
Exemples : Premium-RH, IsiRH, Foederis, Cegedim SRH, ADP, Talentia HR Suite, SAP
Une mise à plat de tous les processus RH
L’implémentation et le paramétrage d’un SIRH prend du temps. L’une des premières étapes consiste à définir chaque workflow existant, c’est-à-dire à identifier tous les flux d’informations de l’entreprise.
Il s’agit donc de mettre à plat les processus administratifs et processus de recrutement, entre autres, de prévoir les documents à générer (comptes rendus d’entretien, convocations, bilan social etc.) et les documents à télécharger pour chaque collaborateur (contrat de travail, livret d’accueil, conventions collectives, fiches de paie).
Parmi les options proposées, doter votre SIRH d’un accès self-service permet de répondre plus rapidement aux demandes des collaborateurs et de les responsabiliser, notamment pour la saisie des heures supplémentaires, la gestion des notes de frais ou encore les demandes de congés.
La conduite du changement
Mettre en place un SIRH est susceptible d’entraîner des modifications importantes dans les processus organisationnels.
C’est pourquoi, il est primordial d’impliquer les utilisateurs finaux dans la phase d’implémentation du logiciel, à savoir le directeur des ressources humaines (H/F), le responsable paie, le collaborateur en charge de la gestion administrative du personnel.
Soit l’ensemble du service des ressources humaines, ainsi que toutes les personnes ayant une mission de management des ressources humaines.La conduite du changement contribue en effet à la réussite du projet et de son appropriation.
Faire appel à des consultants spécialisés paraît judicieux lors de l’implémentation d’un SIRH.
Quels sont les critères pour choisir votre logiciel RH ?
Vérifiez avec la description du logiciel RH et de ses fonctionnalités que celui-ci est adapté auxbesoins essentiels de l’entreprise. La couverture fonctionnelle du logiciel doit intégrer la majorité des processus de votre organisation.
Achat ou abonnement ?
Deux solutions existent : d’une part, le téléchargement du logiciel avec l’achat d’une licence, d’autre part, le mode saas ou mode cloud, avec un système d’abonnement en ligne.
Si le saas est plus facile et plus rapide à intégrer mais plus coûteux sur le long terme, l’achat de licence pose la question de l’hébergement en interne et des sauvegardes. Lors de votre prise de décision, vous devez tenir compte de ces coûts cachés (matériels et humains) pour comparer objectivement les différentes solutions.
Ce choix technique doit donc être effectué en concertation avec la DSI, lorsqu’elle existe, ou votre informaticien. Enfin, si vous optez pour une solution saas, les mises à jour présentent l’avantage de pouvoir s’effectuer de manière régulière et à distance.
Un logiciel RH modulaire
Parmi les différentes solutions SIRH existantes, il est primordial de choisir celle qui s‘adapte le mieux à votre gestion des ressources humaines et à votre administration du personnel.
En fonction de la taille et des besoins de l’entreprise, il est possible d’opter pour une solution RH modulaire, avec un socle de départ, et d’acquérir progressivement de nouveaux modules. Un avantage lorsqu’on dispose d’un budget réduit.
Une solution évolutive
Pour choisir la meilleure solution logicielle, la direction des ressources humaines doit disposer d’une vision globale de la stratégie d’entreprise et de son évolution à plus long terme.
Le progiciel doit en effet pouvoir répondre à vos besoins à venir, en étant un minimum personnalisable et s’adapter aux changements du droit social. De fait, opter pour une solution modulaire semble offrir davantage de garanties de flexibilité.
L’assistance utilisateur
Le choix du logiciel RH dépend également de l’assistance utilisateur qui se doit d’être réactive et de préférence intégrée au coût total. À cela s’ajoute aussi le coût de la formation pour la prise en main du logiciel RH.
Le budget
Définir le nombre d’utilisateurs est un préalable pour estimer le budget que vous devrez consacrer à l’acquisition d’un logiciel RH. La taille de l’entreprise entre également en ligne de compte car, plus celle-ci est importante, plus le temps gagné grâce à l’automatisation est conséquent et le risque d’erreurs réduit.
C’est ce temps-là et les avantages obtenus que vous devez estimer et non pas uniquement le coût du progiciel.
Les avantages d’une solution complète
À partir d’une certaine taille, une PME a tout intérêt à se doter d’un SIRH et/ou d’un ATS, spécifique au recrutement. En effet, les bénéfices sont nombreux :
- Un gain de temps, grâce à l’automatisation des tâches les plus chronophages et donc plus de productivité.
- Une efficience accrue: le gain de temps permet de se concentrer sur des tâches à plus fortes valeur ajoutée. De plus, l’automatisation de certaines tâches contribue à la simplification des processus RH, et donc à une gestion des talents plus efficiente. De même, les interactions possibles entre les différents processus de gestion des salariés permettent une analyse plus qualitative des données.
- Une diminution du risque d’erreurs : la centralisation des informations garantit la fiabilité et le même niveau d’informations pour l’ensemble du service ressources humaines, de l’assistant RH au responsable des ressources humaines, en passant par le gestionnaire de paie. De même, le contrôle des indicateurs en temps réel permet un suivi plus efficace des actions mises en œuvre.
- La sécurisation des pratiques RH : un système d’alertes existe pour les actions récurrentes telles que le renouvellement des habilitations, les visites médicales… ce qui garantit le respect des obligations légales.
- La transparence dudialogue social : la centralisation des données rend les informations plus accessibles aux partenaires sociaux et améliore la communication interne, corollaire du management des ressources humaines.
- Une expérience collaborateur optimisée : l’accès en libre-service à certaines fonctionnalités du logiciel RH optimise l’expérience collaborateur et simplifie les relations avec la direction des ressources humaines.
- Une marque employeur plus attractive qui facilite les recrutements et permet de fidéliser les collaborateurs.
Un outil d’aide à la décision
On assiste depuis quelques années à une transformation numérique de la fonction rh. La multiplicité des informations contenues dans un SIRH permet de croiser la plupart des données du domaine ressources humaines, en générant des tableaux de bord et des graphiques très explicites.
Le responsable rh peut ainsi mener une réflexion analytique, permettant l’anticipation de certaines actions et une meilleure gestion du capital humain. Les outils de gestion rh non seulement facilitent les tâches courantes de la grh, mais ils représentent également une aide à la décision.
Grâce à un pilotage décisionnel des indicateurs, le responsable des ressources humaines est également capable de démontrer toute sa valeur ajoutée.
En résumé, LA solution logicielle idéale pour votre entreprise devra être personnalisable et évolutive pour s’adapter au droit du travail et aux obligations légales, et surtout, à la stratégie de l’entreprise pour les années à venir.
L’acquisition d’un logiciel RH complet est donc un investissement à considérer sur le long terme, d’autant plus que, grâce au temps et à l’efficience gagnés, il optimise la performance de l’entreprise.
